Karyawan adalah hal terpenting bagi perusahaan. Proses operasional perusahaan tidak dapat berjalan lancar tanpa kehadiran karyawan unggulan.
Itu sebabnya perusahaan selalu melakukan berbagai upaya dalam pengelolaan karyawan supaya karyawan menghasilkan kinerja yang berkualitas.
Di era modern, banyak perusahaan yang menggunakan software HRD untuk mengelola karyawan. Job assignment pun menjadi bagian tak terpisahkan dari pengelolaan karyawan.
Pengertian Job Assignment
Sebelum mengenal lebih jauh tentang apa itu job assignment, mari lebih dahulu memahami apa itu assignment. Apa itu assignment?
Dalam bahasa Indonesia, assignment adalah penugasan. Jadi, job assignment adalah penugasan dalam sebuah pekerjaan.
Penugasan tersebut berkaitan dengan pengembangan kinerja perusahaan guna mencapai tujuan sesuai visi dan misi.
Job assignment juga berguna untuk mendukung perkembangan karyawan sehingga karyawan memiliki kesempatan untuk mempraktekkan apa yang telah dipelajari dan dikuasai untuk perkembangan karir.
Penugasan kepada karyawan yang tepat akan menghasilkan karyawan yang mampu melaksanakan tugas dengan efektif, kreativitas dan inisiatif yang tinggi, tanggung jawab serta sense of belonging terhadap pekerjaan.
Karyawan baru atau fresh graduate pun juga lebih diutamakan dalam penugasan agar mereka lebih mampu beradaptasi dan memahami bagaimana pola kerja perusahaan. Umumnya perusahaan melakukan penugasan kepada karyawan baru dalam sebuah mentoring, coaching, dan on job training.
Hal ini dimaksudkan agar karyawan dapat langsung mempraktikkan apa yang dipelajari sekaligus belajar bagaimana cara memecahkan masalah apabila menemukannya.
Mengapa Job Assignment Penting?
Penugasan kepada karyawan menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Pemberian tugas kerja yang lengkap memberitahu karyawan apa yang diharapkan oleh perusahaan. Ketika setiap karyawan secara lebih konsisten bekerja dan bertanggung jawab untuk memenuhi harapan tersebut, itu membantu untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
Dengan begitu, keunggulan kompetitif akan membuat pelanggan merasa lebih puas dalam menggunakan produk yang dihasilkan dari perusahaan.
Rasa tanggung jawab akan meningkatkan efisiensi. Memiliki pemahaman yang jelas tentang peran proyek memungkinkan pemimpin untuk mengembangkan tugas sewaktu-waktu. Jika tanggung jawab tidak diberikan, hasil tugas proyek menjadi tidak jelas dan seringkali tidak lengkap.
Menetapkan peran juga memungkinkan anggota mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang anggota mana yang mengerjakan tugas terkait erat.
Anggota dapat meninjau daftar tugas, melihat anggota mana yang menyelesaikan tugas dan mengeluarkan umpan balik dan ditindaklanjuti jika perlu.
Tanpa menetapkan peran dan penugasan, anggota tim yaitu karyawan menjadi tidak tertarik atas bagian-bagian proyek. Pemimpin tim harus menyadari keberhasilan penyelesaian tugas untuk meningkatkan moral. Pertimbangan mengenai konflik juga menjadi alasan lain mengapa job assignment penting.
Ketika perusahaan mendelegasikan tugas secara efektif tetapi masih menghadapi masalah, kesulitan mungkin timbul dari konflik di lingkungan kerja. Manajer dapat mengurangi hambatan ini dengan mengadakan pertemuan rutin, melakukan pemeriksaan setiap anggota dan melakukan brainstorming.
Baca Juga: Tips Dalam Aktivitas Penempatan Karyawan
Job Assignment di Modul Personnel Administration LinovHR
Transisi pengelolaan karyawan menuju digital selalu menjadi hal yang menarik untuk diikuti, khususnya bagi para praktisi HRD. Penerapan Human Resource Information System (HRIS) dapat sangat membantu HRD secara keseluruhan dalam mengelola SDM atau karyawan demi meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
Fitur job assignment dalam modul Personnel Administration dalam Software HRIS mendukung hal ini. Jumlah karyawan yang banyak akan menyulitkan HRD dalam mengelola karyawan.
Namun, dengan job assignment, informasi karyawan yang terkait dengan posisi di dalam perusahaan, status kepegawaiannya, status keaktifannya sebagai karyawan, riwayat penghargaan dan punishment dapat dilihat dengan mudah.
HRD pun dapat memantau pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan sehingga perusahaan lebih mudah dalam melakukan penilaian kinerja. Semua menjadi 1 dalam fitur job assignment dari LinovHR.
Baca Juga: 8 Cara Memberikan Feedback Pasca Performance Review Karyawan
Setelah diberi penugasan, HRD dapat mereview dan memantau kinerja karyawan dengan modul Performance Management. Pihak manajerial terkait dapat mereview pekerjaan yang telah dilakukan dengan review form. Feedback dari rekan kerja dan manajerial juga dipertimbangkan dalam aspek penilaian.
Perusahaan tidak perlu khawatir dengan integrasi data yang tersimpan dalam Software HRIS. Sebab, sistem dalam Software HRIS mampu menghubungkan berbagai data dan informasi dalam modul agar menyederhanakan dan memperbaiki kinerja HRD jauh lebih cepat dan efektif.
Software HRIS dari LinovHR: Solusi Kelola SDM Jadi Praktis
LinovHR merupakan vendor yang terpercaya dalam menyediakan Software HRIS terbaik sebagai solusi untuk mengatasi berbagai masalah pengelolaan SDM.
User interface yang mudah dipahami membuat HRD tidak butuh waktu lama untuk memahami bagaimana cara menggunakannya.
Sebagai admin, staf HRD dapat menemukan berbagai informasi dasar karyawan berikut dengan penugasan dalam job assignment.
Database yang berkaitan dengan pekerjaan tersimpan aman dalam server berbasis cloud.
