Ada banyak cara untuk mengelola kehadiran karyawan, salah satunya adalah menggunakan formulir absensi yang dibuat di Google Form.
Cara ini biasanya dipilih untuk pencatatan kehadiran karena bisa diisi karyawan dengan mudah.
Sayangnya absensi karyawan menggunakan Google Form dinilai masih memiliki kekurangan. Nah, Kekurangan tersebut dapat Anda baca di artikel tentang contoh absensi online di Google Form via Google Form dan kelemahannya berikut ini!
Contoh Absensi Kehadiran di Google Form
Jika ingin menggunakan Google Form sebagai sistem absensi karyawan, manajemen harus membuat formulir untuk setiap kebutuhan absensi. Contohnya, pencatatan kehadiran dan pengajuan cuti dibuat menjadi dua jenis formulir yang berbeda.
Supaya Anda lebih paham, berikut ini adalah contoh absensi online Google Form. Silakan simak baik-baik agar Anda bisa mengikutinya.
Google form kehadiran digunakan untuk mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan. Kolom yang harus ada dalam formulir ini adalah tanggal, pilihan masuk atau tidak, lokasi kerja, dan bukti kehadiran berupa foto selfie karyawan di tempat kerja.
Berikut langkah-langkah membuat form absensi online untuk karyawan di Google Form:
- Kunjungi layanan “Formulir” di akun Google Drive atau Anda bisa klik disini dan buat formulir baru dengan klik (+)
- Isi kolom judul dan deskripsi formulir sesuai kebutuhan setelah muncul tampilan halaman Google Form, contohnya: “Empoyee Attendance”
- Setelah kolom sudah terisi sesuai kebutuhan, kirim link Google form ke karyawan dengan cara klik “Kirim” pada tombol kanan atas.
- Maka, formulir yang telah diisi oleh karyawan akan terekap otomatis dalam Google Spreadsheet.
Google Form yang satu ini digunakan untuk mengajukan cuti. Pada formulir ini, informasi yang harus dicantumkan adalah tanggal cuti, jenis cuti yang diajukan, dan alasan mengajukan cuti.
Berikut contohnya:
Baca Juga: Cara Membuat Absensi di Google Form Dengan Mudah
Kelemahan Absensi Karyawan Pakai Google Form
Meskipun cara pembuatannya mudah, absensi karyawan pakai google form ternyata memiliki kekurangan. Berikut ini adalah kelemahan dari sistem absensi menggunakan Google Form.
1. Pembuatan Formulir Tidak Praktis
Kelemahan yang pertama adalah pembuatan formulir yang tidak praktis. Ini karena sistem absensi karyawan yang menggunakan Google Form harus dibuat setiap hari secara manual untuk mengakomodir kehadiran karyawan.
Selain itu, formulir absensi ini hanya bisa digunakan untuk satu tujuan. Misalnya, hanya untuk mencatat kehadiran karyawan saja. Sementara apabila karyawan ingin mengajukan cuti, maka manajemen HR harus membuat formulir yang berbeda.
2. Tidak Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Karena hanya dibuat secara terpisah, maka absensi Google Form tentunya tidak terintegrasi sistem payroll. Sangat tidak praktis dibandingkan menggunakan aplikasi absensi yang bisa mengintegrasikan data karyawan dengan sistem penggajian.
Mengapa data absensi perlu terintegrasi dengan payroll? Sebab, penggajian karyawan dipengaruhi oleh kehadiran karyawan. Jika karyawan tidak masuk kerja, karyawan akan menerima pemotongan gaji.
3. Tidak Menggambarkan Realita
Kelemahan yang terakhir adalah tidak menggambarkan realita. Maksudnya, manajemen perusahaan tidak bisa tahu apakah karyawan benar-benar hadir untuk bekerja atau tidak. Ini karena absensi Google Form tidak bisa mendeteksi lokasi.
Tak hanya lokasi, perusahaan juga tidak bisa mengetahui jam pasti kehadiran dan kepulangan karyawan. Ini karena tidak ada kontrol yang mengawasi jam absensi karyawan. Bisa saja karyawan mengisi formulir absensi sebelum waktu kerja agar tidak dihitung terlambat.
Selain itu, perusahaan juga tidak bisa mengetahui akumulasi jam kerja karyawan. Alasannya karena Google Form hanya mengakomodir jam pengisian formulir saja. Jika karyawan mengisi formulir ketika hadir dan pulang kerja, maka jam yang tercatat adalah jam kehadiran dan kepulangan, tanpa ada total jam kerja.
Tentu saja manajemen bisa menghitung satu per satu total jam kerja karyawan secara manual. Namun, cara ini tidak efektif, apalagi jika digunakan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak.
Baca juga: 4 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Lengkap dengan Lokasi
Permudah Absensi Online Karyawan dengan ESS LinovHR
Karena absensi karyawan dengan Google Form memiliki banyak kekurangan, Anda perlu mempertimbangkan sistem absensi yang lain. Mengingat teknologi sudah berkembang dengan pesat, Anda bisa mencoba aplikasi absensi online.
Salah satu contoh absensi online yang memiliki fitur lengkap adalah Aplikasi Absensi LinovHR. Aplikasi ini memiliki segudang fitur yang memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan, mulai dari fitur absen wajah, sidik jari, hingga geolocation. Ketiga fitur tersebut membuat karyawan tidak bisa memalsukan kehadiran ataupun lokasi kerja.
Tidak seperti absensi Google Form yang hanya bisa digunakan untuk satu tujuan, absensi dengan LinovHR bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Bukan hanya mencatat kehadiran karyawan, aplikasi ini juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, izin, atau lembur dan mengubah jadwal kerja shift.
Lalu, keuntungan lainnya dari sistem absensi via aplikasi ini adalah adanya integrasi langsung dengan sistem payroll. Sehingga, manajemen bisa langsung menghitung gaji karyawan berdasarkan data kehadiran dengan cepat dan akurat.
Jika Anda ingin mencari sistem absensi yang lengkap namun mudah digunakan, sudah pasti jawabannya adalah Aplikasi Absensi Online LinovHR. Yuk, hubungi kami sekarang untuk mengenal aplikasi absensi ini lebih lanjut!
