Guna meningkatkan produktivitas dan kinerja, perusahaan akan melakukan hal apapun. Salah satunya melalui Performance Improvement Plan (PIP). Pada kesempatan kali ini, LinovHR akan membahas soal Performance Improvement Plan melalui artikel berikut.
Performance Improvement Plan (PIP) adalah metode atau suatu cara perusahaan dalam memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
Nantinya, dengan menggunakan PIP, segala permasalahan seputar produktivitas kerja dapat terselesaikan dengan lebih efisien.
Dalam perusahaan, tidak semua karyawan mampu memenuhi target kerja. Atas hal tersebut perlu adanya tindakan evaluasi kinerja.
Dengan demikian, diharapkan pekerja dengan performa di bawah rata-rata dapat memperbaiki diri dan makin produktif di kemudian hari.
Manfaat Melaksanakan Performance Improvement Plan (PIP)
Adapun penggunaan PIP dapat mendatangkan beberapa manfaat sebagai berikut.
1. Membangun Budaya Perusahaan yang Sehat
Adanya PIP, akan menumbuhkan rasa tanggung jawab kerja dalam karyawan. Dengan begitu, karyawan akan sadar bahwa dirinya perlu bekerja secara optimal guna memenuhi target perusahaan.
Bila tidak mampu memenuhi harapan kinerja perusahaan, karyawan harus mau menerima adanya tindakan disipliner yang dilayangkan oleh manajemen.
Jadi, apabila ada karyawan di suatu divisi kerja dengan kinerja di bawah rata-rata, dapat tersadarkan bahwa dirinya dapat menghambat produktivitas.
Melalui PIP, karyawan pun akan mengetahui bahwa kinerjanya diperhatikan oleh pihak manajemen perusahaan. Alhasil, motivasi kerja pun akan meningkat dari waktu ke waktu.
2. Efisiensi Waktu dan Finansial Perusahaan
Salah satu cara cepat dalam meningkatkan produktivitas perusahaan adalah dengan merekrut karyawan baru. Namun, cara tersebut memerlukan waktu yang tidak sebentar. Selain itu, perusahaan pun perlu mengeluarkan anggaran tambahan.
Dengan menggunakan Performance Improvement Plan, perusahaan hanya perlu melakukan evaluasi kemampuan karyawan dan membantu mencarikan solusi terbaik.
Perusahaan tidak perlu merekrut karyawan baru. Alhasil, penggunaan finansial perusahaan pun menjadi lebih efisien.
3. PIP Lebih Efektif Dibanding Review dan Feedback
Umumnya, perusahaan menggunakan metode review dan feedback kinerja untuk mengevaluasi kerja karyawannya. Sayangnya, cara ini dinilai kurang efektif. Terlebih jika ada sejumlah karyawan yang mudah tersinggung ketika menerima kritik dan masukan.
Sedangkan melalui PIP, perusahaan lebih jelas dalam memaparkan segala gagasan evaluasi. Dengan begitu, karyawan dapat lebih mudah dalam memahami apa saja hal yang perlu dibenahi.
Baca Juga: Tips Membangun Competency Development Program
Kapan Waktu yang Tepat untuk Melaksanakan Performance Improvement Plan?
Performance Improvement Plan merupakan hal yang lumrah. Jika dalam perusahaan Anda ditemukan seorang karyawan yang kerap melakukan kesalahan kerja secara berulang, maka disitulah waktu yang tepat untuk melaksanakan PIP.
Namun, sebelum memutuskan untuk memberikan PIP pada karyawan terkait, umumnya perusahaan melalui supervisor atau manajemen akan membuka pembicaraan terdahulu.
Dalam pembicaraan tersebut, karyawan dan manajemen perusahaan akan mendiskusikan apa saja yang menjadi penyebab terjadinya penurunan kinerja.
Setelah melakukan pembicaraan, manajemen perlu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan koreksi. Jika karyawan tidak mampu memperbaiki performa dalam jangka waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan dapat mengambil langkah PIP.
Bila karyawan membutuhkan suatu pelatihan tertentu demi meningkatkan produktivitas, perusahaan dapat menyediakannya.
Jadi, perusahaan tidak hanya menjadi pihak pemberi kerja, akan tetapi membantu karyawan dalam meningkatkan kemampuannya.
Baca Juga: Aspek Penting dalam Mengelola Karyawan Pergudangan
Cara Implementasi Performance Improvement Plan (PIP)
Supaya implementasi PIP dapat berjalan dengan efektif, ada beberapa cara yang dapat perusahaan Anda lakukan. Berikut langkah-langkahnya.
1. Ketahui Apakah PIP Merupakan Langkah Tepat
Perusahaan menggunakan PIP untuk membantu karyawan bekerja menjadi lebih baik di kemudian hari. Jadi, manajemen tak dianjurkan melaksanakan PIP sebagai bentuk frustasi atas buruknya produktivitas pekerja.
Sebelum melakukan metode ini, pun HRD perlu melakukan tinjauan analisis mengenai kelebihan dan kekurangan yang mungkin akan terjadi selanjutnya.
Apabila karyawan memang benar-benar sudah berada di titik tersulit dalam upaya peningkatan kinerja, maka barulah PIP bisa digunakan.
2. Buat Draf Rencana Pelaksanaan
Setelah HRD meninjau bahwa PIP perlu dilakukan, langkah selanjutnya ialah membuat sebuah draft perencanaan atau menyusun rencana strategic performance management. Dalam draf ini akan memuat apa-apa saja orientasi yang perlu dipenuhi.
Namun, jangan lupa untuk menyisipkan dokumen mengenai hasil evaluasi kinerja karyawan yang dinilai kurang maksimal.
Dengan adanya sisipan tersebut, akan memudahkan pelaksanaan PIP. Lalu, Tuliskan tanggal, data pendukung, dan detail lainnya dalam drat tersebut.
3. Lakukan Review Perencanaan Kembali
Bila draf perencanaan telah selesai dibuat, HRD perlu meninjau kembali. Hal ini perlu dilakukan guna mengantisipasi adanya strategi yang salah diambil.
Dengan demikian, segala perencanaan dapat terlaksana secara efektif demi menunjang kinerja karyawan bersangkutan.
4. Implementasi Rencana
Ketika draf PIP telah difinalisasi oleh HRD, saatnya masuk pada sesi pelaksanaan. Namun demikian, sebaiknya implementasi ini terus diawasi oleh manajemen perusahaan.
Pasalnya, jika luput dari pengawasan dikhawatirkan terjadi suatu aktivitas yang menyimpang dari perencanaan awal. Sehingga, orientasi PIP pun tak bisa tercapai secara optimal.
5. Pastikan Proses Berjalan Baik
Dalam pelaksanaan PIP, manajemen pun harus bisa memastikan bahwa seluruh proses telah berjalan dengan sebagaimana mestinya.
Ada baiknya, HRD juga memberikan kesempatan karyawan untuk memberikan umpan balik dalam pelaksanaan Performance Improvement Plan.
Jadi, perusahaan bisa mengetahui apakah ada rangkaian proses PIP yang tidak efektif kepada karyawan. Dengan begitu, upaya perbaikan performa kerja pegawai dapat terlaksana secara optimal.
6. Menyimpulkan Hasil
Setelah PIP selesai dilaksanakan, maka manajemen dapat mengadakan pertemuan dengan karyawan terkait. Hal ini dilakukan untuk mengevaluasi dan menyimpulkan hasil dari aktivitas tersebut.
Bila dinilai memberikan dampak positif untuk menunjang kinerja pekerja, maka program PIP dapat dilaksanakan lagi di waktu mendatang.
Namun, bila sebaliknya, manajemen dapat mengulas kembali mengenai materi-materi yang tertera dalam PIP.
Contoh Performance Improvement Plan
Apabila Anda masih bingung dalam membuat PIP, dapat memperhatikan contoh berikut ini.
John Stones
Sales Penjualan Kendaraan
29 Februari 2021
Tujuan Pelaksanaan Performance Improvement Plan
Perusahaan melakukan PIP guna membantu karyawan dalam rangka peningkatan kinerja agar produktivitas dapat terus terjaga.
Hal-Hal yang Dievaluasi Dalam PIP
Dalam dokumen ini, kami manajemen perusahaan telah mengevaluasi beberapa masalah yang menghambat kinerja Anda.
Masalah 1: Anda memiliki target penjualan sebanyak 10 kendaraan mobil dalam setahun
Sayangnya, pada tahun 2020 Anda hanya mampu menjual 5 kendaraan.
Masalah 2: Anda diharapkan mampu memperluas target pasat untuk kalangan muda
Berdasarkan laporan penjualan tahun kemarin, Anda hanya mampu menjual 1 unit mobil pada kalangan muda.
Saran dan masukan dari manajemen untuk mengatasi masalah tersebut:
Dalam rangka upaya membantu Anda untuk mengatasi sejumlah masalah yang ditemui, kami menyarankan untuk melakukan beberapa langkah berikut:
- Menggencarkan promosi dan bonus-bonus terkait
- Mengadakan kampanye dan iklan dengan menunjuk influencer milenial untuk menggunakan produk
Dengan mengikuti saran di atas, kami yakin akan membantu Anda dalam menyelesaikan masalah dan mampu memperbaiki produktivitas kerja.
Jika Anda enggan melaksanakan arahan di atas dan tak kunjung memenuhi target kerja dalam jangka waktu 4 bulan, maka akan ada tindakan pendisiplinan lanjutan.
Kepala Operasional Penjualan
Tatang Sutarna
Kelola Kinerja Karyawan dengan Performance Management dari LinovHR
Dalam melakukan pengelolaan kinerja karyawan, perusahaan perlu melalui berbagai proses yang rumit. Selain itu, saat menilai produktivitas dan kinerja karyawan pun membutuhkan waktu yang cukup lama.
Keunggulan dari Performance Management LinovHR antara lain:
- Menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman dan rahasia
- Menilai kinerja karyawan secara serentak
- Hasil penilaian real time dan kredibel
- Memiliki tampilan yang user friendly
- Mampu memproses laporan kinerja otomatis
Didukung melalui fitur-fitur terbaik yang dikembangkan oleh tim yang andal, implementasi performance improvement plan dalam perusahaan Anda dapat terlaksana dengan lebih cepat dan akurat.
Ingin pengelolaan manajemen kinerja karyawan yang mudah dan efektif? Ajukan Demo Software Performance Management sekarang juga dan hubungi sales kami!
