Melakukan monitoring produktivitas adalah salah satu cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan bekerja dengan performa terbaiknya. Saat ini, tugas monitoring bisa dilakukan dengan mudah berkat adanya productivity tracking software.
Sesuai dengan namanya, software ini dapat membantu untuk melakukan pemantauan dan penilaian produktivitas karyawan. Software ini akan menyajikan laporan dan analisis tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk menyelesaikan tugasnya, apa saja hambatan merekam dan informasi lainnya.
Untuk lebih jelasnya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Productivity Monitoring?
Productivity monitoring adalah proses pengumpulan, pemantauan, dan analisis data terkait dengan aktivitas kerja, tugas, atau proyek dengan tujuan untuk mengukur, memahami, dan meningkatkan tingkat produktivitas individu, tim, atau organisasi.
Tujuan utama dari monitoring produktivitas ini adalah untuk mengidentifikasi potensi perbaikan dalam penggunaan waktu dan sumber daya, mengoptimalkan kinerja, dan mencapai tujuan dengan lebih efisien.
Monitoring produktivitas dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai alat dan metode, termasuk software, time tracker, analisis data, dan laporan kinerja.
Dengan informasi yang diperoleh melalui productivity monitoring, pimpinan dan manajer dapat mengambil tindakan yang sesuai untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam berbagai konteks, baik di tingkat individu, tim, atau organisasi.
Baca Juga: Pentingnya Software Development Team Goals bagi Perusahaan
Apa Itu Productivity Tracking Software?
Productivity tracking software adalah alat atau aplikasi yang dirancang khusus untuk membantu individu atau tim dalam mengelola waktu, tugas, dan proyek dengan lebih efisien.
Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk melacak pekerjaan yang telah diselesaikan, waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu, dan proyek-proyek yang sedang berlangsung.
Ini juga dapat membantu dalam mengidentifikasi pemborosan waktu dan memberikan wawasan yang berguna untuk meningkatkan produktivitas.
Baca Juga: Rekomendasi HRIS Software Terbaik, Apa Saja?
Manfaat Productivity Tracking Software
Adapun manfaat dari penggunaan productivity tracking software sebagai berikut.
-
Pengelolaan Tugas yang Lebih Baik
Employee productivity tracking software memungkinkan Anda untuk membuat daftar tugas dan mengatur prioritas dengan mudah.
Anda dapat melihat tugas-tugas yang harus diselesaikan dan mengalokasikan waktu yang cukup untuk masing-masing dari mereka. Ini membantu dalam menghindari pekerjaan yang tertunda dan meningkatkan efisiensi.
-
Peningkatan Produktivitas Tim
Bagi perusahaan dan organisasi, software ini dapat membantu dalam mengelola tim dengan lebih efisien. Anda dapat melihat bagaimana waktu anggota tim digunakan dan memastikan bahwa proyek-proyek berjalan sesuai jadwal.
Ini juga memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antar anggota tim.
-
Meningkatkan Employee Engagement
Ketika karyawan mengetahui bahwa kinerja mereka dilacak dengan software employee monitoring, mereka akan lebih sadar kinerja mereka.
Dengan begini, karyawan juga dapat mengambil langkah proaktif untuk meningkatkan kinerja, seperti:
- Memblokir gangguan
- Mengurangi waktu menganggur
- Mengambil istirahat sejenak untuk mencegah kelelahan
Pelacakan ini akan membuat karyawan lebih bertanggung jawab atas tujuan dan sasaran perusahaan, akhirnya mereka akan lebih terlibat.
-
Menyajikan Status Pekerjaan secara Langsung
Dalam organisasi yang besar dengan proyek-proyek berjangka waktu panjang, alat pelacakan produktivitas menjadi sangat penting dalam menyediakan pembaruan status yang tepat dan real-time.
Alat ini mengelompokkan tugas-tugas berdasarkan departemen sambil memastikan transparansi dan tanggung jawab lintas tim. Informasi pembaruan ini dapat diakses oleh semua yang terlibat dalam proyek, memfasilitasi kerja sama yang mudah bahkan untuk pekerja yang bekerja dari jarak jauh.
-
Evaluasi dan Improvisasi Kinerja Karyawan
Software productivity tracking dapat menghasilkan pelaporan kinerja karyawan secara real-time, dengan hal ini manajer dapat:
- Melacak kinerja karyawan dan mengetahui kapan mereka produktif dan tidak.
- Membangun hubungan yang lebih baik dengan karyawan dengan memahami dan berinteraksi dengan mereka untuk meningkatkan keterampilan kerja karyawan.
- Memberikan lebih banyak pelatihan dan bantuan kepada karyawan saat mereka berkinerja buruk.
- Memberikan penghargaan, pengakuan, dan tanggung jawab lebih besar kepada karyawan yang sangat produktif.
Dengan adanya perangkat ini, manajer tidak perlu lagi harus terlibat di setiap tugas. Mereka cukup memantau saja, ini menghilangkan micromanagement.
Hal yang Perlu Dimiliki Productivity Tracking Software
Perangkat produktivitas seringkali dilengkapi dengan berbagai fitur tambahan, tetapi setiap platform yang Anda pilih harus memiliki elemen-elemen penting berikut:
-
Pemantauan Aktivitas
Jangan bergantung pada karyawan untuk secara manual mencatat tugas atau jam kerja mereka. Dengan pemantauan aktivitas otomatis, Anda dapat mengumpulkan data produktivitas secara lebih efisien dan menghasilkan wawasan yang lebih baik.
-
Perkiraan Proyek
Platform produktivitas yang terintegrasi dengan alat manajemen proyek dapat membantu dalam perencanaan dan anggaran proyek.
Carilah aplikasi yang dapat berintegrasi dengan aplikasi project management seperti Trello, dan alat lain yang Anda gunakan, sehingga Anda dapat menyelesaikan proyek sesuai jadwal dan anggaran.
-
Laporan Mendalam
Anda membutuhkan lebih dari sekadar ringkasan berapa lama tim Anda bekerja atau siapa yang melakukan lembur. Pastikan perangkat yang Anda gunakan menyediakan wawasan yang membantu Anda meningkatkan efisiensi dan mengidentifikasi karyawan atau tim yang berkinerja terbaik.
-
Employee-friendly Tracking
Untuk menjadikan perangkat produktivitas efektif bagi organisasi, Anda perlu melibatkan tim Anda. Pilihlah perangkat yang ramah pengguna, memberikan kontrol kepada staf atas cara dan waktu pelacakan mereka. Sehingga mereka dapat menjaga privasi ketika diperlukan.
-
Peringatan Produktivitas
Meskipun banyak pelacak produktivitas dirancang untuk meningkatkan kinerja, perangkat apa pun yang Anda pilih juga harus mampu memberi peringatan tentang masalah serius. Cari platform yang dapat memberi peringatan tentang kelelahan karyawan dan anggota tim yang mungkin terlalu banyak bekerja.
Baca Juga: Ini Dia Keuntungan Employee Performance Monitoring Tools
Rekomendasi Productivity Tracking Software
Berikut ini adalah daftar beberapa perangkat lunak terkait produktivitas karyawan terbaik yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola, memantau, dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja mereka:
-
LinovHR
LinovHR merupakan sebuah perangkat lunak HRIS (Human Resource Information System) yang memiliki modul khusus untuk melacak produktivitas karyawan.
Di modul ini, perusahaan dapat menerapkan goals atau standar produktivitas yang harus dicapai karyawan. Lalu, perusahaan juga bisa melakukan monitoring secara real-time.
-
Time Doctor
Time Doctor menyediakan wawasan dan analisis yang mendalam mengenai seberapa banyak waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka.
Ini membantu karyawan dalam mengelola waktu mereka dengan lebih efektif dan memberikan manajer informasi untuk menjelajahi efisiensi karyawan mereka, sambil memberikan umpan balik tentang cara meningkatkannya.
Dengan berbagai fitur, termasuk manajemen proyek, pelacakan waktu, dan pemantauan karyawan, solusi ini membantu karyawan berbagi laporan produktivitas dengan mudah. Manajer menerima laporan kemajuan mingguan yang menguraikan statistik pelacakan waktu karyawan, yang dapat membantu dalam mengoptimalkan produktivitas di masa mendatang.
-
ActivTrak
ActivTrak adalah perangkat lunak pemantauan produktivitas karyawan yang terjangkau dan mudah digunakan, terutama cocok untuk UKM, terutama bagi mereka yang mengelola tim secara remote.
Software ini memiliki integrasi dengan berbagai platform, termasuk templat awal yang dapat disinkronkan dengan berbagai ekosistem Google Cloud, Microsoft, dan Salesforce, memanfaatkan kemampuan aslinya, terutama dalam hal analitik.
Manajer dapat menggunakan ActivTrak untuk mengakses dan mengevaluasi kinerja karyawan melalui dasbor yang intuitif.
Dasbor ini menyediakan wawasan mendalam ke dalam data produktivitas karyawan, membantu memahami alur kerja dengan lebih baik, dan akhirnya meningkatkan produktivitas secara keseluruhan melalui proses yang lebih efisien. Fitur pelacakan waktu yang disediakan juga mendukung analisis kinerja karyawan.
User interface yang interaktif pada ActivTrak memberikan elemen bisnis yang cerdas ketika digabungkan dengan alat pemantauan produktivitas dan data. Meskipun pelacakan adalah bagian penting dari perangkat lunak ini, alat pengendalian aksesnya juga menjamin privasi pengguna.
-
iDoneThis
iDoneThis adalah alat manajemen waktu yang sederhana dan efisien yang membantu menyederhanakan proses kerja tim dan mendukung kolaborasi lintas fungsi dengan mudah.
Karyawan dapat dengan mudah memperbarui status tugas dan proyek mereka dengan melacak kemajuan, menambahkan tugas baru, dan bahkan menandai anggota tim dalam proyek mereka.
Status ini dapat dengan cepat diperiksa oleh manajer, yang juga memiliki akses ke laporan kemajuan karyawan kapan saja.
iDoneThis sangat cocok untuk tim yang mengikuti model kerja sprint, yang memungkinkan manajer membandingkan produktivitas anggota tim, meminta pertanggungjawaban mereka atas pekerjaan yang mereka lakukan, dan memulai usaha untuk meningkatkan produktivitas anggota tim guna mencapai hasil yang lebih baik.
Pantau Produktivitas Karyawan Bersama LinovHR
Productivity tracking software menjadi salah satu perangkat teknologi yang akan sangat berguna untuk memastikan bahwa karyawan bekerja dengan optimal. Fitur-fitur yang dihadirkan membuat kegiatan monitoring tugas karyawan menjadi lebih mudah dan objektif.
Hal ini tentu saja akan sangat berpengaruh terhadap capaian perusahaan, karena ketika karyawan produktif maka semakin mungkin perusahaan mencapai goals yang ditetapkan.
Untuk mendukung Anda melakukan monitoring produktivitas karyawan, LinovHR hadir dengan Software Performance Management berfitur lengkap.
Software Performance Management LinovHR memungkinkan Anda melakukan pemantauan terhadap pencapaian karyawan secara real-time.
Dengan fitur Goals & KPI, perusahaan bisa menetapkan ekspektasi penyelesaian tugas yang perlu dicapai karyawan. Lalu karyawan pun bisa memberikan laporan progres tugas mereka melalui ESS. Sehingga proses monitoring produktivitas dapat dilakukan lebih mudah.
Tersedia juga fitur Appraisal, yang akan mengakumulasikan performa karyawan sesuai dengan standar nilai yang telah ditetapkan perusahaan.
Lalu, ada juga fitur Report & Analysis yang akan menyajikan laporan lengkap tentang produktivitas karyawan.
Software Performance Management LinovHR sendiri memiliki sistem terintegrasi dan memiliki keamanan tingkat tinggi. Membuat LinovHR adalah pilihan ideal bagi perusahaan yang ingin melakukan monitoring dan penilaian kinerja karyawan.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang, dapatkan kesempatan mengetahui lebih dalam fitur dan manfaat Software LinovHR!
