Ada kalanya karyawan yang bekerja di suatu perusahaan jatuh sakit sehingga tidak dapat bekerja dengan optimal. Mereka umumnya akan melakukan pengobatan serta mengajukan reimbursement kesehatan kepada perusahaan sesaat setelahnya.
Reimbursement sendiri merupakan penggantian biaya yang dibayarkan oleh perusahaan untuk pekerja/karyawannya. Salah satu biaya yang dapat diajukan reimburse di perusahaan adalah kesehatan.
Tentunya terdapat aturan serta tata cara yang perlu diikuti oleh seluruh karyawan ketika melakukan proses penggantian biaya kesehatan karyawan.
Artikel LinovHR kali ini akan mengulas tentang reimbursement kesehatan karyawan dimulai dari aturan, jenis penyakit yang dapat direimburse, serta cara pelaksanaanya.
Ketentuan Reimbursement Perawatan Kesehatan Karyawan di Perusahaan
Dalam program reimbursement perawatan kesehatan, tentunya perusahaan memiliki aturan atau ketentuannya masing-masing. Berikut ketentuan reimbursement perawatan kesehatan yang umumnya dilakukan oleh perusahaan:
1. Tunjangan Pengobatan Diberikan Dengan Penghasilan
Umumnya, perusahaan akan memberikan karyawannya tunjangan pengobatan yang telah ditetapkannya. Perusahaan tentunya telah memperhitungkan jumlah biaya yang akan digunakan oleh karyawan tiap tahunnya.
Karyawan bebas menggunakan tunjangan tersebut sehingga ketika mereka sedang sakit, karyawan itu sendiri yang akan mengganti biaya pengobatannya. Perusahaan sudah tidak lagi perlu mengganti biaya pengobatan ketika karyawan sedang melakukan pengobatan.
2. Tunjangan Pengobatan yang Diambil Kembali
Aturan yang satu ini didasarkan dari gaji karyawan yang sudah termasuk tunjangan pengobatan. Ketika karyawan itu sakit, maka mereka akan dirujuk ke rumah sakit atau klinik yang sudah menjalin kerjasama dengan perusahaan.
Namun, setelah proses pengobatan selesai, gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3. Tanggungan Perusahaan Terhadap Fasilitas Pengobatan
Perusahaan yang menggunakan aturan jenis ini umumnya akan menyediakan fasilitas kesehatan serta dokter untuk perusahaannya. Semua fasilitas dan perawatan yang digunakan karyawan akan ditanggung oleh perusahaan.
Jika tidak menyediakan dokter, perusahaan umumnya akan menunjuk rumah sakit serta dokter yang telah bekerjasama dengan kantor atau perusahaan. Nantinya, pada akhir bulan, rumah sakit atau dokter yang telah bekerjasama itu memberikan tagihan kesehatan untuk penggantian biaya pengobatan karyawan.
4. Perusahaan Menanggung Biaya Pengobatan
Ketentuan yang satu ini memungkinkan karyawan untuk melakukan pengobatan sendiri di klinik atau rumah sakit manapun. Setelah itu, karyawan perlu menyerahkan bukti dan kwitansi biaya dari pengobatannya di klinik atau rumah sakit.
Kemudian perusahaan akan mengganti tanggungan biaya karyawan tersebut dengan uang baik secara langsung maupun dengan penambahan pada slip gaji.
5. Program BPJS
Program BPJS saat ini menjadi salah satu aturan yang umum ditemui di berbagai perusahan terkait dengan reimbursement kesehatan. Program BPJS Kesehatan ini akan didaftarkan oleh Perusahaan sehingga karyawan tidak perlu repot-repot daftar sendiri ke kantor BPJS.
Setiap bulannya perusahaan akan membayarkan premi yang sebelumnya telah disesuaikan dengan besaran gaji karyawan. Sehingga, ketika karyawan jatuh sakit maka akan ditanggung biayanya oleh BPJS.
Baca juga: Kenali Fungsi Dari Jurnal Reimbursement dan Cara Membuatnya
Jenis Penyakit yang Jadi Hak Mendapatkan Reimbursement Kesehatan Karyawan
Lalu, hal yang cukup penting untuk Anda ketahui adalah jenis penyakit yang dapat ditanggung oleh perusahaan dengan program reimbursement kesehatan. Hal ini karena tidak semua pengajuan klaim pengobatan dapat diterima oleh perusahaan sesuai dengan kebijakannya masing-masing.
Perusahaan akan menanggung reimbursement karyawan ketika jenis penyakitnya masuk ke dalam syarat dan ketentuan. Umumnya, berbagai jenis penyakit yang termasuk ke dalam jaminan asuransi.
Berikut jenis-jenis penyakit yang mendapatkan hak reimbursement perawatan kesehatan:
- Layanan pencegahan penyakit seperti halnya KB, imunisasi, skrining untuk riwayat kesehatan.
- Melakukan konsultasi, pemeriksaan, hingga pengobatan medis terhadap penyakit tertentu.
- Melakukan tindakan medis yang tidak membutuhkan kehadiran dokter spesialis.
- Membutuhkan rawat inap dalam kategori tingkat pertama.
- Bukan merupakan penyakit yang kronis akut.
- Bukan merupakan penyakit bawaan lahir.
- Bukan merupakan penyakit yang diakibatkan oleh suatu hal yang disengaja.
- Bukan jenis penyakit yang disebabkan karena memperindah bagian tubuh.
- Bukan jenis penyakit mental atau gangguan jiwa.
- Gigi patah akibat kecelakaan.
Jenis-jenis penyakit tersebut merupakan jenis penyakit yang umumnya merupakan tanggungan dari asuransi.
Sehingga, jika karyawan perusahaan mengalami beberapa jenis penyakit seperti di atas maka kemungkinan besar dapat ditanggung atau dilakukan reimbursement kesehatan.
Baca juga: Wajib Tahu Syarat Reimbursement Sebelum Mengajukannyaย
Tips yang Tepat Melakukan Program Reimbursement Kesehatan
Untuk melakukan program reimbursement, pastinya seorang karyawan harus memahami aturan serta tata cara yang tepat agar proses reimburse yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Jika karyawan tidak memahami, maka akan sulit untuk melakukan proses reimburse.
Beberapa tata cara yang perlu dipahami antara lain:
1. Memahami Syarat dan Ketentuan Perusahaan
Hal yang paling mendasar yang perlu dipahami dalam melakukan reimburse perawatan kesehatan adalah dengan memahami syarat serta ketentuan. Setiap perusahaan tentunya memiliki persyaratannya tersendiri sesuai dengan kebijakannya masing-masing.
Karyawan perlu mengetahui berapa besaran maksimal biaya pengobatan yang dapat direimburse, atau penyakit apa saja yang masih masuk dalam tanggungan perusahaan. Sehingga, akan memudahkan proses penggantian biaya kesehatan kedepannya.
2. Simpan Seluruh Bukti Pembayaran
Pastinya setiap proses reimburse, perusahaan akan meminta karyawannya untuk menyertakan dokumen serta bukti kwitansi pembayaran untuk dilakukan review.
Bukti pembayaran ini sifatnya sangat vital sehingga ketika bukti pembayaran tersebut hilang,maka akan sulit untuk dilakukan proses reimburse.
3. Mengajukan Reimbursement Segera
Banyak perusahaan yang memiliki aturan dengan memberikan batas waktu pengajuan klaim reimbursement kesehatan.
Oleh sebab itu, sangat disarankan bagi karyawan yang ingin mengajukan penggantian biaya untuk melakukanya dengan segera.
4. Pastikan Seluruh Data Sesuai
Sangat penting untuk terus memastikan seluruh data yang dicantumkan sesuai dengan klaim yang diajukan.
Bila terjadi kesalahan atau perbedaan data formulir dengan kwitansi pembayaran maka proses reimbursement tentunya akan terhambat.
5. Periksa Kembali Jumlah Reimbursement
Bagi karyawan yang telah menerima uang penggantian, disarankan untuk periksa dan pastikan jumlahnya sesuai dengan pengajuan.
Jika jumlah yang diterima tidak sesuai, maka perlu menyertakan kembali fotokopi kwitansi pembayaran sebagai bukti.
Kelola Program Reimbursement Bersama Software HRIS LinovHR
Mengelola program reimbursement kesehatan bagi perusahaan membutuhkan ketelitian serta keakuratan data yang mumpuni. Oleh karena itu, Anda membutuhkan software HRIS dari LinovHR untuk mengelola reimburse yang dapat bantu memudahkan pekerjaan Anda.
Dengan LinovHR, Anda dapat mengelola reimbursement perusahaan jauh lebih praktis karena telah dilengkapi Modul Reimbursement serta berbagai fitur penunjang lainnya.
Software HRIS LinovHR memiliki modul reimburse. Di dalam modul ini anda dapat mengelompokkan jenis reimburse terhadap masing-masing karyawan dengan menggunakan fitur Reimbursement Type, Seperti:
- Reimburse kesehatan
- Reimburse perjalanan dinas
- dan lainnya
Dengan LinovHR segala jenis reimburse dapat Anda atur sesuai dengan yang akan diberikan kepada karyawan anda.
Selain itu, untuk mempermudahkan karyawan dalam klaim reimburse, modul reimbursement LinovHR menyediakan fitur Reimbursement Request. Sehingga, proses klaim reimburse jauh lebih singkat dan mudah.
