resepsionis

Resepsionis: Kenali Tugas dan Tanggung jawabnya

Resepsionis sering dijumpai di lobi utama suatu perusahaan dan ditempatkan di meja paling depan. Sayangnya, profesi resepsionis kerap dianggap ringan karena terlihat santai dan hanya berdiam diri di satu tempat. Padahal, untuk menjadi seorang resepsionis harus melalui beberapa tes, persyaratan. tugas resepsionis juga cukup menarik karena akan menghadapi tantangan yang berbeda tiap harinya dari berbagai macam orang. 

Misalkan ada seorang tamu yang memaksa untuk bertemu dengan pihak perusahaan padahal tamu tersebut belum memiliki jadwal bertemu. Dalam kasus ini, resepsionis menjadi orang pertama yang menerima ocehan dan kekecewaan dari tamu tersebut. Kasus ini hanya sebagian kecil dari hal yang harus dihadapi resepsionis. Dari kasus tersebut, dapat dibayangkan bahwa resepsionis memiliki tanggung jawab, syarat, dan tugas yang tak kalah penting dalam suatu perusahaan. 

 

Apa itu Resepsionis? 

Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, klien atau stakeholder suatu perusahaan terkait dengan tujuan dan informasi yang dikehendaki. Seorang resepsionis harus melayani dengan informatif mengenai semua informasi yang diberikan kepada tamu. Dapat dikatakan bahwa resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen perusahaan dengan tamu.  

 

Tugas Resepsionis

Resepsionis mempunyai tugas utama yang mereka harus penuhi. Rangkaian tugas tersebut bersifat kontinu setiap harinya. Berikut tugas resepsionis setiap harinya : 

  1. Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu
  2. Melayani tamu perusahaan yang berkunjung 
  3. Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan
  4. Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
  5. Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak terduga

 

Tanggung jawab Resepsionis

Berdiri di garis depan membuat resepsionis mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir semuanya berkaitan dengan orang lain. Walau terlihat sederhana, tanggung jawab seorang resepsionis tidak semudah yang dikira, loh! Tanggung jawab seorang resepsionis yaitu : 

  1. Menerima panggilan telepon dan menghubungkan ke bagian terkait
  2. Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya tentang produk atau jasa perusahaan
  3. Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang terkait dengan kunjungan
  4. Mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan
  5. Menerima dan meneliti informasi tamu yang datang berkunjung 
  6. Mendengarkan keluhan tamu
  7. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu yang keluar masuk  
  8. Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju

 

Baca Juga : Penasaran dengan Tugas Administrasi Perusahaan?  

 

Persyaratan menjadi Resepsionis

Dengan sederet tanggung jawab penting yang diemban seorang resepsionis, maka menjadi resepsionis pun harus melewati beberapa persyaratan terlebih dahulu. Syarat menjadi resepsionis antara lain :

 

Gigih dan Rajin

Seorang resepsionis mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Rasa bosan bisa saja mendera tiba-tiba. Kebosanan bisa membuat resepsionis teledoran dalam pekerjaannya. Oleh sebab itu, seorang resepsionis harus tetap gigih dan rajin sepanjang shift yang ia jalani.

 

Ramah dan Murah Senyum

Hampir setiap hari resepsionis menemui berbagai macam orang dari berbagai macam latar belakang. Layanan terbaik berupa sikap ramah dan senyuman yang tulus harus diberikan kepada semua orang, sekalipun orang tersebut merupakan pihak eksternal perusahaan. Sikap ramah dan murah senyum juga mencerminkan citra perusahaan. Jika seorang resepsionis ramah dan murah senyum, maka turut membangun citra baik kepada perusahaan.  

 

Menguasai Bahasa Asing

Terkadang beberapa perusahaan berada di tengah lingkungan yang terdiri dari ekspatriat atau orang asing. Menguasai bahasa asing menjadi metode ampuh bagi resepsionis untuk memberikan layanan terbaik mereka kepada semua orang dari berbagai negara. Bahasa asing yang umumnya digunakan adalah bahasa Inggris. Namun, tidak menutup kemungkinan perusahaan juga mewajibkan resepsionis untuk menguasai bahasa asing lain tergantung client yang sering berhadapan dengan perusahaan. Tahapan karir resepsionis pun lebih gemilang dengan menguasai bahasa asing.  

 

Berkepribadian Baik

Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan dan senantiasa siap membantu tamu bila diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan orang lain.

 

Baca Juga : Jenis Kepribadian Sesuai Dengan Tes MBTI

 

Sigap dan Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam menghadapi situasi. Termasuk bagaimana menghadapi kondisi gawat darurat, client yang memaksa, dan pihak-pihak tertentu yang tak terduga.  

 

Informatif 

Seorang resepsionis yang informatif harus mampu menjelaskan atau memaparkan sesuatu dengan cara yang sederhana, efisien dan ramah, sehingga tamu cepat memahami informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian, hubungan tamu dan manajemen perusahaan dapat terjalin dengan baik pada tahap awal. 

 

Mampu Bekerja sama

Resepsionis diharuskan menjalin kerjasama baik dengan atasan, rekan kerja, bawahan dan pihak lain untuk bekerja dengan lancar. Untuk ini resepsionis harus memiliki rasa untuk saling membantu dan menghormati, tidak hanya di tempat kerja tetapi juga di luar tempat kerja.

 

Teliti

Ketelitian menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani informasi keluar masuk mengenai tamu yang datang. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam mengecek informasi keluar masuk dari orang yang datang.

 

Tampil Manarik

Karena bertemu dengan banyak orang, resepsionis dituntut tampil menarik. Penampilan resepsionis harus selalu bersih, rapi, dan terawat dengan baik. Penampilan yang baik menjadikan tamu atau client yang berkunjung merasa lebih nyaman ketika berinteraksi dengan resepsionis. Selain penampilan, meja tempat resepsionis di tempatkan juga harus rapi dan tertata rapi dan baik. 

 

Masih berpikir bahwa menjadi resepsionis adalah hal yang mudah? Atau Anda malah termotivasi ingin menjadi seorang resepsionis? Semoga informasi ini bermanfaat bagi kita semua dan menjadi pembelajaran untuk memperlakukan resepsionis lebih baik saat mengunjungi suatu perusahaan.