7 Shift Management Software Terbaik

Saat ini, pemilihan shift management software semakin penting untuk membantu menyederhanakan proses penjadwalan karyawan.

Dengan sistemnya yang praktis, sistem perangkat lunak kini dapat membantu penjadwalan menjadi lebih mudah. 

Tak hanya itu, namun masih banyak keunggulan lain yang ditawarkan dari shift planning software.

Lalu, apa saja shift management software terbaik yang dapat Anda pilih serta solusi yang paling tepat untuk menerapkannya? Mari simak artikel LinovHR berikut ini!

Apa Itu Shift Management Software? 

Shift management software adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengelola jam kerja staf, mengatur shift secara efisien, serta mengidentifikasi potensi konflik penjadwalan.

Perangkat lunak penjadwalan ini biasa terintegrasi satu sama lain yang merupakan bagian dari sistem HRIS atau HRMS.

Software shift kerja dapat melacak preferensi dan ketersediaan kerja karyawan dan membantu manajer dalam membuat jadwal yang sesuai untuk semua karyawan.

Manfaat lainnya, yaitu software ini dapat terintegrasi langsung ke dalam sistem penggajian dan manajemen cuti.

Dengan adanya perangkat ini, perusahaan dapat mengelola shift secara otomatis. Hal ini menjadi lebih efektif dibandingkan secara manual yang dapat memakan waktu dan biaya.

Apa yang Perlu Anda Perhatikan di Shift Management Software

Saat ini, sudah banyak sekali shift management software yang beredar di pasaran. Untuk mendapatkan software yang tepat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti:

A. Fitur yang Harus Dimiliki

Saat memilih software shift management, pastikan software memiliki beberapa fitur berikut ini:

1. Penjadwalan Shift dan Kalender

Tampilan kalender harian, mingguan, dan bulanan menunjukkan shift mana yang dijadwalkan dan memungkinkan Anda untuk membuat shift baru dengan menggunakan templat atau otomatisasi. 

2. Ketersediaan Karyawan dan Waktu Libur

Fitur ini memudahkan Anda dalam melihat karyawan yang tersedia atau sedang mengambil cuti. Sehingga memudahkan penyusunan jadwal kerja.

3. Time Attendance

Ini adalah fitur yang memungkinkan karyawan melakukan clock in-clock out untuk mengonfirmasi bahwa shift kerja telah selesai dan menghasilkan absensi yang akurat.

4. Task Tracking

Kehadiran fitur ini memungkinkan Anda untuk menambahkan tugas ke dalam shift dan memungkinkan karyawan untuk memperbarui progres tugas tersebut. Ini memungkinkan manajemen untuk mengukur seberapa produktif karyawan.

5. Pelaporan dan Analisis

Dengan fitur ini Anda bisa mendapatkan data shift yang dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis. Misalnya, Anda dapat menganalisis jam kerja per hari untuk mengidentifikasi hari tersibuk dalam seminggu.

B. Fungsionalitas

Selain melihat kelengkapan fitur, Anda juga perlu memperhatikan fungsionalitas dari software. Hal-hal yang harus jadi perhatian Anda antara lain:

1. Mudah Digunakan

Sistem harus memiliki interface yang mudah digunakan dan tidak memerlukan banyak pelatihan bagi karyawan dan staf yang menggunakannya.

2. Hemat Biaya

Anda harus memperhatikan biaya karena setiap vendor memiliki ketentuan harga yang berbeda. Beberapa aplikasi mengenakan biaya per pengguna, sementara yang lain memiliki biaya bulanan tetap.

Pilihlah perangkat lunak dengan model harga yang adil dan masuk akal.

3. Menawarkan Demo atau Uji Coba

Jika memungkinkan, mintalah demo atau uji coba sebelum berlangganan. Masa uji coba atau versi demo memungkinkan Anda untuk merasakan dan mengimplementasikan software di perusahaan.

4. Kustomisasi

Pastikan software memiliki kemampuan untuk melakukan kustomisasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifikasi bisnis, seperti jam kerja, peran, atau izin khusus.

Baca Juga: Cara Mengatur Shift Karyawan dengan Efektif

7 Shift Management Software Terbaik

Setelah Anda mengetahui hal apa saja yang perlu diperhatikan saat memilih shift management system,  berikut adalah 7 pilihan shift management software terbaik dengan masing-masing keunggulannya yang dapat Anda pilih:

1. Software Absensi LinovHR

Shift management software terbaik pertama yang dapat Anda pilih adalah LinovHR. 

LinovHR adalah Software HR yang menawarkan kemudahan dalam melakukan penilaian, jadwal, penggajian, dan urusan atau tugas HR lainnya.

Software Absensi LinovHR memiliki solusi ini secara terintegrasi sehingga mempermudah untuk mengelola jadwal kerja karyawan Anda.

Berikut adalah beberapa keunggulan dari Software Absensi LinovHR:

1. Membuat Jadwal Shift: Di dalam software ini terdapat fitur khusus yang memungkinkan Anda menyusun dan mengelola jadwal shift kerja yang beragam.
2. Pelacakan Kehadiran Karyawan: Software Absensi LinovHR mempermudah untuk melacak kehadiran karyawan dengan adanya fitur timesheet.
3. Mempermudah Mengelola Kehadiran: Anda dapat mengatur kebijakan yang berkaitan dengan peraturan jam kerja, mulai dari toleransi keterlambatan, cuti, lembur, dan lainnya.
4. Terintegrasi dengan Modul lainnya: Keunggulan dari Software Absensi LinovHR adalah sistem ini terintegrasi dengan modul Payroll.
5. Menghasilkan Data Karyawan yang Akurat: Kemudahan dari sistem ini membantu HRD untuk menghasilkan data karyawan yang akurat dan detail.

2. Zoho People

Zoho People adalah solusi sumber daya manusia (HR) all-in-one yang mengotomatisasi dan menyederhanakan tugas-tugas HR.

Berikut adalah manfaatnya:

1. Otomatisasi Tugas HR: Mengotomatisasi dan menyederhanakan tugas-tugas HR yang manual dan repetitif.
2. Konsolidasi Data Kehadiran: Menggabungkan data kehadiran dari berbagai sumber untuk menghindari kesalahan akibat entri manual.
3. Kustomisasi Jadwal dan Cuti: Kebebasan untuk menyesuaikan jadwal, jenis cuti, dan membuat lembar waktu dengan mudah.
4. Manajemen Shift yang Fleksibel: Membuat dan menyesuaikan shift, termasuk rotasi shift periodik berdasarkan struktur penjadwalan perusahaan.
5. Penilaian Karyawan dan Umpan Balik 360 Derajat: Melakukan penilaian karyawan dan mendapatkan umpan balik 360 derajat untuk mengevaluasi kinerja.
6. Integrasi yang Luas: Terintegrasi dengan Zapier, QuickBooks, AdobeSign, dan aplikasi lainnya untuk meningkatkan konektivitas dengan sistem lain.

3. Justworks

Justworks adalah perangkat lunak sumber daya manusia (HR) yang menyediakan solusi manajemen waktu karyawan.

Shift planning software ini membantu perusahaan melacak dan mengelola jam kerja karyawan dengan efisien. 

Berikut adalah keunggulan yang didapatkan:

1. Antarmuka Mudah Dipahami: Justworks menawarkan antarmuka yang memudahkan perusahaan dalam membuat dan mengelola jadwal kerja karyawan, melacak waktu, dan lokasi.
2. Fitur Kuat untuk Pelacakan Waktu: Platform ini menyediakan berbagai fitur kuat yang dirancang untuk menyederhanakan pelacakan waktu dan memastikan pencatatan yang akurat.
3. Pelacakan Jam Kerja yang Komprehensif: Justworks memungkinkan pengusaha merekam dan memonitor jam kerja karyawan dengan akurat.
4. Notifikasi dan Pengingat: Platform ini mengirimkan notifikasi dan pengingat kepada pengusaha dan karyawan, memastikan semua pihak terinformasi.
5. Sinkronisasi dengan Google Calendar: Pengguna dapat menyinkronkan data penjadwalan Justworks dengan Google Calendar, memungkinkan pelacakan cuti, penggajian, dan hari libur.
6. Integrasi dengan Berbagai Aplikasi: Justworks terintegrasi dengan Google Calendar, QuickBooks, Greenhouse, Xero, Slack, Vanguard, dan lainnya.

4. When I Work

When I Work adalah perangkat lunak penjadwalan karyawan dengan alat pelacakan waktu yang terintegrasi.

Software ini terintegrasi untuk penjadwalan shift dan pelacakan tugas karyawan.

Dengan ini, Anda dapat mengelola karyawan dan melacak jam kerja mereka tanpa meninggalkan aplikasi.

Selain itu, Karyawan dapat mengelola ketersediaan mereka, mengajukan cuti, dan berkolaborasi dalam pertukaran jadwal.

Berikut adalah poin-poin utama tentang When I Work:

1. Penjadwalan dan Pelacakan Waktu Terintegrasi: When I Work menyediakan perangkat lunak penjadwalan karyawan dengan alat pelacakan waktu terintegrasi
2. Manajemen Ketersediaan dan Cuti: Karyawan dapat dengan mudah mengelola ketersediaan mereka dan mengajukan permintaan cuti melalui aplikasi ini.
3. Desain Jadwal Berulang: Untuk penjadwalan berulang, When I Work memungkinkan untuk copy-paste desain template shift.
4. Komunikasi Cepat: Aplikasi ini memfasilitasi komunikasi cepat melalui sistem pesan dalam aplikasi, memudahkan pemberian umpan balik atau perubahan jadwal dengan cepat.
5. Integrasi dengan Berbagai Aplikasi: When I Work terintegrasi dengan Acuity Scheduling, Calendly, TSheets, dan aplikasi lainnya, meningkatkan keterhubungan dengan solusi lainya.
6. Dukungan Melalui Email dan Chat: Dukungan pelanggan tersedia melalui email dan obrolan (chat).

5. Skedulo

Skedulo adalah shift planning software untuk karyawan yang berbasis mobile.

Shift management system ini memungkinkan Anda mengelola tenaga kerja yang tidak bekerja di meja dalam satu aplikasi terpusat.

Skedulo

Beberapa keunggulan yang didapatkan dari Skedulo adalah:

1. Manajemen Karyawan Tanpa Meja: Skedulo memungkinkan Anda mengelola karyawan yang tidak bekerja di meja dalam satu aplikasi terpusat.
2. Penjadwalan Berdasarkan Lokasi: Anda dapat menjadwalkan karyawan berdasarkan lokasi mereka untuk mengurangi waktu perjalanan dan menghindari keterlambatan janji dengan klien.
3. Manajemen Cuti dan Ketersediaan: Skedulo memungkinkan Anda mengelola cuti dan ketersediaan, mencegah penundaan proyek atau janji yang terlewat.
4. Penjadwalan Simultan: Cocok untuk karyawan yang dapat mengambil satu atau lebih jadwal secara bersamaan dengan kemampuan penjadwalan simultan.
5. Notifikasi SMS dan Push: Anda dapat mengirim notifikasi SMS dan push ke perangkat mobile karyawan, memberi tahu mereka tentang perubahan jadwal.
6. Integrasi dengan Software Manajemen Lainnya: Skedulo terintegrasi dengan perangkat lunak manajemen lainnya termasuk Salesforce, Zendesk, Microsoft Dynamics 365, dan lainnya.

6. TimeClock Plus

TimeClock Plus adalah perangkat lunak manajemen waktu dan kehadiran yang dirancang untuk mengotomatisasi proses pencatatan waktu dan penjadwalan.

TimeClock Plus

Beberapa keunggulan fitur yang diberikan TimeClock Plus pada bisnis Anda:

1. Automasi Time-Keeping dan Penjadwalan: TimeClock Plus dirancang untuk mengotomatisasi proses pencatatan waktu dan penjadwalan.
2. Fleksibilitas untuk Admin dan Pengguna: Admin dapat mengelola periode gaji dan lembur, lalu pengguna dapat berkoordinasi mengenai jadwal, permintaan cuti, dan pengambilan shift terbuka.
3. Jadwal Otomatis dengan Beberapa Variabel: Jadwal otomatis memungkinkan pengaturan variabel kustom dan preferensi karyawan untuk menciptakan jadwal bebas konflik.
4. Penanganan Jadwal yang Rumit: Fitur penjadwalan canggih menangani jaminan cakupan, persyaratan kualifikasi untuk shift, dan kepatuhan dengan perjanjian bersama (CBA).
5. Modul Pelaporan yang Komprehensif: Modul pelaporan memungkinkan pengguna untuk melihat informasi detail tim dan membuat keputusan bisnis
6. Integrasi dengan Berbagai Solusi Penggajian: Terintegrasi dengan ADP, BAI, Cayenne, Quickbooks, Paychex, serta modul penggajian dari sistem ERP seperti SAP, Sage, dan NetSuite.

7. Connecteam

Connecteam adalah shift management system karyawan yang dirancang khusus untuk tim HR, manajer karyawan, dan pemilik bisnis.

Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan dan mendistribusikan jadwal shift secara real-time.

Fitur-fitur utama dari Connecteam meliputi penyederhanaan proses penjadwalan shift mulai dari perencanaan hingga distribusi.

Beberapa keunggulan fitur yang diberikan connecteam pada bisnis Anda:

1. Sistem Penjadwalan Shift yang Mudah: Connecteam memudahkan perencanaan dan distribusi jadwal shift melalui fitur seperti penugasan shift dengan sekali klik, duplikasi, drag & drop, dan penggunaan template.
2. Pemantauan Eksekusi Shift: Fitur shift tasks dan pembaruan status shift memungkinkan pengawasan yang efisien terhadap pelaksanaan jadwal.
3. Notifikasi Real-time: Karyawan dapat menerima notifikasi langsung dan mendapatkan informasi yang diperlukan secara real-time.
4. Pencegahan Konflik Jadwal dan Overtime: Connecteam memberikan peringatan terkait konflik jadwal dan lembur untuk pengelolaan yang lebih efektif.
5. Kemudahan Akses: Tersedia di perangkat mobile, desktop, atau sebagai aplikasi kiosk untuk tablet, cocok untuk organisasi di berbagai industri 
6. Pengelolaan Karyawan Non-Desktop dalam Satu Aplikasi: Connecteam memungkinkan manajemen karyawan non-desktop dengan satu aplikasi.
7. Integrasi dengan Berbagai Aplikasi: Mendukung integrasi dengan Google Calendar, Gusto, QuickBooks Payroll, dan lainnya.

Software Absensi LinovHR Pilihan Shift Management Software Terbaik

Mampu mengelola shift karyawan dengan baik jadi hal yang tidak bisa diabaikan oleh HR. Pengelolaan jadwal kerja yang baik ini akan memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

Pengelolaan shift yang baik tidak hanya sebatas membagi waktu kerja saja tapi juga membagi jumlah dan peran karyawan. Sehingga tidak ada jadwal yang tumpang tindih yang menyebabkan kelelahan.

Di sinilah Software Absensi LinovHR dapat menjadi solusi dan pilihan shift management software terbaik.

Software Absensi LinovHR didukung oleh fitur Time Group yang memungkinkan HR untuk menyusun dan mengelola shift kerja karyawan dengan berbagai metode.

Fitur Time Group ini juga memungkinkan Anda mengatur shift untuk multi company.

Setelah shift disusun, karyawan pun bisa dengan mudah melihat jadwal mereka melalui ESS yang bisa diakses secara mobile.

Karyawan yang ingin mengajukan perubahan shift juga bisa diakomodir dengan Software Absensi LinovHR, dengan fitur Schedule Exception.

Hal ini menjadikan LinovHR sebagai solusi yang semakin unggul untuk kebutuhan manajemen sumber daya manusia suatu perusahaan.

Optimalkan manajemen shift Anda dengan LinovHR. Segera ajukan demo gratisnya sekarang dan lihat bagaimana LinovHR dapat membantu Anda untuk melakukan perencanaan shift dengan mudah!