absensi online

Membahas Absensi Online Solusi Terbaik Manajemen Kehadiran

Era digital memicu hampir semua segmen dalam operasional perusahaan untuk semakin cepat menggunakan dan bahkan menjalankan bisnis didukung oleh teknologi. Seperti dalam divisi HR (Human Resource), penggunaan teknologi cukup familiar dalam pencatatan kehadiran karyawan. Kini, perusahaan dan divisi HR tak perlu lagi mencatat kehadiran karyawan secara manual berkat kehadiran absensi online.

Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan absensi online?

 

Apa itu Absensi Online?

Absensi online adalah suatu sistem yang melakukan perekaman dan pencatatan absensi secara real time dan dan terhubung dalam server berbasis cloud.

Banyak orang mengira bahwa kehadiran karyawan dalam absensi hanyalah sekedar pelengkap dalam dokumentasi administrasi HR, padahal tidak demikian.

Sebuah penelitian oleh Gartner menyebutkan bahwa di 2020, 90% perusahaan akan mengadopsi kemampuan manajemen infrastruktur cloud hybrid yang memainkan peran penting dalam strategi cloud di seluruh organisasi maupun perusahaan, sehingga penggunaan server berbasis cloud sudah menjadi hal yang umum dewasa ini.

Karena disajikan melalui metode online, baik karyawan maupun tim HR mampu mengakses data absensi kapanpun menggunakan perangkat apa saja.

Dari pihak karyawan pun semakin diuntungkan dengan kemudahan akses untuk mengajukan cuti cukup melalui sistem. Meski mudah diakses, sistem akan memiliki batasan khusus mengenai action atau fitur yang bisa dilakukan tergantung penggunanya. 

Begitu pula dengan divisi HR. Meski akses divisi HR kepada data-data karyawan tidak terbatas, divisi HR tidak punya kewenangan untuk mengubah data kehadiran yang sudah direkam sebelumnya.

Jadi, kecurangan dan manipulasi data saat absensi fingerprint maupun manual dapat diminimalisir, dan integritas perusahaan pun dapat terjamin kualitasnya dengan baik. 

 

Perbedaan Absensi Online dan Absensi Manual

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai peranan absensi online dalam perusahaan di era digital, maka pahamilah terlebih dahulu perbedaan absensi online dan absensi manual berikut ini.

 

Hemat Biaya

Pemasangan aplikasi absen bisa dilakukan di masing-masing ponsel milik karyawan. Maka, penggunaan absensi online bisa lebih hemat karena perusahaan tidak membutuhkan perangkat keras seperti mesin fingerprint.  Perusahaan dapat menghemat biaya untuk pemeliharaan mesin fingerprint. 

 

Kerentanan Manipulasi

Absensi manual yang mudah dimanipulasi dan dipalsukan data kehadirannya akan membuat oknum yang ingin melakukan kecurangan bisa langsung menekan tombol reset pada belakang mesin fingerprint sehingga data akan langsung ter-reset. Data absensi dalam dokumen fisik pun mudah sekali dimanipulasi.

Beda halnya dengan data kehadiran yang masuk pada aplikasi absensi, yang langsung tersimpan pada cloud based server secara aman yang meminimalisasi kecurangan dan manipulasi.

 

Pemantauan Waktu dan Kinerja

Data yang masuk langsung tersimpan dan dapat dilihat oleh HRD secara real time dengan aplikasi absensi yang terkoneksi secara online. Keuntungan ini memudahkan HRD dalam memantau kehadiran dan kinerja karyawan, dan juga sinkronisasi data menjadi lebih mudah.

Sedangkan pada absensi manual, data pada absensi manual tidak terintegrasi dalam sistem sehingga menyulitkan HRD untuk melakukan pemantauan kinerja karyawan

 

Rekapitulasi Data

Perubahan data dapat dilakukan secara otomatis jika ada perubahan, sehingga HRD pun dapat bekerja jauh lebih efisien. Hal ini didukung dengan adanya penyimpanan data pada cloud based server pada absensi online menjadikan rekapitulasi data kehadiran karyawan jauh lebih mudah tanpa perlu memindahkannya secara manual.  

Sedangkan, peranan absensi manual justru sebaliknya, di mana HRD harus mencatat satu persatu data kehadiran masing-masing karyawan dengan cara yang monoton dan memakan waktu yang terbilang lama. 

 

Baca Juga: 6 Manfaat Sistem Absensi Digital untuk Perusahaan

 

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Absensi Online? 

Alasan umum mengapa perusahaan membutuhkan sistem kehadiran online adalah untuk kemudahan dalam pendataan karyawan, juga penyimpanan data kehadiran juga lebih efektif dan efisien.

Sedangkan, absensi manual memerlukan banyak peralatan dan perlengkapan seperti kertas dan pena yang selalu akan habis dan memakan banyak tempat untuk penyimpanannya.

Namun selain itu, berikut manfaat lain yang yang didapat perusahaan dengan memanfaatkan absensi online.

 

  1. Kemudahan memonitor dan mengukur data kehadiran karyawan hanya melalui sistem. Data yang masuk adalah data yang akurat dan real time saat itu juga ketika karyawan melakukan absensi sehingga tak perlu diragukan validitasnya.
  2. Sistem dapat memberikan analisis secara menyeluruh yang dijadikan bahan pertimbangan untuk menyetujui atau menolak request cuti karyawan keahlian dan kinerja karyawan, kebijakan perusahaan, serta pertimbangan lainnya.
  3. Mengurangi pekerjaan administratif yang bersifat repetitif sehingga HR lebih fokus melakukan perancangan program pengengambangan kinerja karyawan. 
  4. Pengambilan keputusan strategis jauh lebih gampang. Hal ini didukung oleh data yang disimpan dalam server berbasis cloud sehingga dapat diakses kapan saja bahkan melalui perangkat lain di luar kantor. Selain itu, sistem cloud memiliki data yang up-to-date dan langsung terpampang jelas kepada semua pengguna dari divisi HR  jika ada data kehadiran karyawan baru yang masuk.  

 

Jenis Perusahaan atau Industri yang Cocok Menggunakan Sistem Absensi Online

Meski sistem absensi online termasuk mudah, belum banyak perusahaan yang menggunakannya. Untuk itu, berikut rangkuman jenis perusahaan atau industri apa saja yang cocok menggunakan sistem absensi ini.

 

  1. Media massa
  2. Food and beverage
  3. Jasa logistik 
  4. Customer care
  5. Pertambangan
  6. Manufaktur
  7. Jasa konstruksi
  8. Digital agency
  9. Startup
  10. Edutech 

 

Fitur Wajib yang Harus Ada di Sistem Absensi Online

Penggunaan aplikasi absensi online memungkinkan setiap karyawannya mencatat jadwal kerjanya melalui aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada pada sistem absensi ini:

 

  1. Clock in dan clock out untuk mencatatkan waktu awal kerja dan selesai kerja
  2. Overtime request untuk mengajukan jadwal lembur kepada HRD ketika karyawan harus lembur 
  3. Leave request yang akan digunakan saat karyawan hendak mengajukan cuti, baik itu cuti alasan penting maupun cuti sakit
  4. Claim request untuk membantu karyawan mengajukan reimbursement atau penggajian dana ketika karyawan mengeluarkan dana untuk keperluan perusahaan
  5. My profile untuk melihat serta mengubah data atau informasi karyawan secara mandiri oleh karyawan itu sendiri

 

Baca Juga: Sulit Memantau Kehadiran Pegawai? Gunakan Aplikasi Absensi Pegawai!

 

Rekomendasi Absensi Online Terbaik untuk Perusahaan

mobile ess

Absensi online terbilang cukup banyak beredar mengingat kemajuan era digital saat ini.

Karena itu, sebagai pilihan bila Anda ingin menggunakan absensi online, berikut rangkuman rekomendasi sistem atau aplikasi absensi terbaik untuk perusahaan Anda.

 

LinovHR

LinovHR hadir mengembangkan sistem kehadiran online yang terintegrasi dan mampu menjawab kebutuhan perusahaan menuju transisi ke teknologi di era digital. Tak hanya menawarkan sistem yang terintegrasi, Aplikasi Absensi Online.

Aplikasi Absensi LinovHR juga menawarkan jaminan keamanan data sebagai perlindungan kepada perusahaan atas maraknya pencurian dan pembobolan data perusahaan. Seluruh integrasi sistem dan keamanan didukung melalui praktisi yang tangkas dan ahli dibalik pengembangannya. 

 

Time Clock by Homebase

Aplikasi Time Clock by Homebase memiliki fitur yang dapat langsung digunakan secara gratis, seperti waktu dan kehadiran, jam waktu, posting pekerjaan, pelacakan pelamar, aplikasi seluler karyawan, lebih dari 10 karyawan dan penjadwalan lebih dari 10 hari.

 

CKZ Time Clock

Aplikasi CKZ Time Clock ini merupakan software yang dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk merekam absensi karyawan, dan yang juga bisa melacak waktu atau time tracker. Aplikasi ini pantas untuk dipikirkan sebagai salah satu opsi aplikasi absensi online karena memiliki fitur perekam kehadiran, payroll, dan pemantauan karyawan secara real-time.

 

Baca Juga: 7 Tips Membangun Corporate Culture

 

Kesimpulan

Para pemimpin perusahaan berkewajiban mempercepat digitalisasi di bisnis mereka agar dapat mempertahankan bisnisnya di tengah ketatnya kompetisi demi menyongsong era teknologi.

Dengan menggunakan absensi online, dapat menjadi salah satu cara atau gerbang awal untuk digitalisasi perusahaan.

Kunci untuk keberhasilan penggunaan absensi online demi menyongsong bisnis di era teknologi ini adalah dengan memilih absensi online yang tepat. Karena itu, ulasan di atas diharapkan dapat bermanfaat dan membantu Anda.