Menggaji karyawan merupakan kewajiban bagi semua perusahaan. Di Indonesia, penggajian karyawan diatur jelas dalam UU Ketenagakerjaan. Oleh karenanya siklus penggajian menjadi hal yang tidak lagi asing bagi perusahaan. Ada perusahaan yang masih mengandalkan cara manual, ada pula perusahaan yang sudah menggunakan cara modern.
Lantas, apa saja kegiatan utama dalam siklus penggajian? Mari kita ulas satu-satu!
Kegiatan Utama dalam Siklus Penggajian
Penting sekali bagi HR payroll selaku pihak yang berkaitan dengan proses penggajian bulanan untuk memahami dengan benar apa saja regulasi yang berlaku termasuk siklus penggajian yang ada.
Berikut beberapa kegiatan utama dalam siklus penggajian perusahaan.
Mengumpulkan Data Komponen Penggajian
Ada banyak data dan informasi yang digunakan untuk penggajian karyawan, mulai dari BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, besaran tunjangan, jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), dan lainnya.
Semua data harus dikumpulkan kemudian diolah berdasarkan informasi karyawan yang terkait, sebab setiap karyawan mempunyai data komponen penggajian yang berbeda dengan karyawan lain.
Tentukan Komponen Khusus Karyawan Tertentu
Selain data komponen penggajian, ada komponen spesifik lainnya yang digunakan dalam proses penggajian karyawan, seperti waktu lembur dan hasil kinerja karyawan.
Kedua komponen itu biasanya akan digunakan untuk menghitung tunjangan atau bonus yang akan diberikan karyawan sebagai bentuk penghargaan atau apresiasi kepada karyawan yang sudah bekerja lebih dari waktu semestinya.
Validasi Data dan Informasi
Selanjutnya, HR payroll perlu melakukan pengepakan atau validasi apakah data dan informasi yang akan diproses sudah benar. Tak jarang akibat kurang teliti pada tahap ini, perhitungan penggajian bisa keliru.
Lagi-lagi pihak karyawan dan perusahaan itu sendiri yang nantinya dirugikan akibat kesalahan dalam perhitungan gaji.
Menghitung Gaji
Inilah bagian yang paling disukai oleh karyawan, yaitu hitung gaji. Ketika melakukan perhitungan gaji, HR payroll dituntut harus cepat dan akurat. Sebab ada batas waktu yakni tanggal gajian karyawan di perusahaan. Perusahaan dapat dikenai sanksi apabila memberikan gaji lewat jauh dari tanggal gajian yang dituliskan dalam kontrak kerja.
Memberikan Gaji untuk Karyawan
Selesai menghitung gaji, maka HR payroll akan mengirimkan gaji kepada karyawan. Pemberian gaji bisa langsung berupa tunai, namun kebanyakan perusahaan sudah memanfaatkan rekening payroll sehingga tidak perlu capek-capek memberikannya kepada karyawan satu-satu.
Karyawan pun juga jadi lebih mudah dalam mengatur keuangannya karena gaji mereka tersimpan otomatis dalam rekening pribadi.
Membuat Laporan Penggajian dan Slip Gaji
Laporan penggajian biasa digunakan untuk berbagai keperluan, seperti perencanaan soal penggajian, audit keuangan, hingga komparasi antara gaji sebelumnya dengan gaji periode saat ini. Umumnya HR payroll akan membuat laporan penggajian tiap setahun atau 6 bulan sekali.
Di sisi lain, ada dokumen slip gaji yang berisi rincian gaji karyawan. Perusahaan tidak wajib selalu memberikan slip gaji setiap bulan, namun karyawan dapat memintanya kepada HRD ketika membutuhkan untuk berbagai keperluan.
Jika terdapat kekeliruan atau kesalahan pada salah satu kegiatan di atas, citra perusahaan menjadi pertaruhannya. Jumlah HRD yang terbatas sementara jumlah karyawan begitu banyak menjadi satu dari sekian banyak penyebab mengapa siklus penggajian dalam perusahaan rentan terjadi kesalahan.
Untuk melancarkan siklus penggajian, perusahaan dapat menggunakan software payroll dari LinovHR yang dapat menawarkan kemudahan manajemen siklus penggajian.
Software payroll dari LinovHR mampu mendokumentasikan, memproses, dan menghitung gaji karyawan dari mulai komponen menjadi gaji bersih yang siap diberikan kepada karyawan. Semua data komponen penggajian disimpan dalam database berbasis cloud yang terjamin keamanan serta kerahasiaannya.
Software payroll LinovHR mampu memproses laporan penggajian dan slip gaji secara otomatis hanya dalam hitungan detik. Tampilan dari laporan penggajian dapat dikostumisasi sesuai kebutuhan user. Jadi, user bisa lebih mudah dalam menganalisis laporan penggajian untuk mendapatkan hasil analisis yang tepat sasaran.
Tak hanya itu, software payroll LinovHR juga dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran, di mana kemudahan yang satu ini akan membantu HRD ketika menghitung uang lembur karyawan. Maka, kekeliruan saat input data yang biasa ditemukan dalam siklus penggajian manual pun bisa diminimalisir.
Apakah Anda tertarik untuk memaksimalkan manajemen aktivitas siklus penggajian di perusahaan Anda? Segera kunjungi halaman kontak dan ajukan demo Payroll Software Indonesia bersama tim LinovHR!
