Departemen HR memiliki peran penting untuk semua jenis perusahaan. Departemen ini memiliki banyak tugas dan tanggung jawab mulai dari perekrutan karyawan, evaluasi karyawan hingga proses resign karyawan .
Tanpa manajemen sistem informasi HRD yang baik tentu akan membaut departemen HR memiliki banyak masalah.
Simak lebih lanjut mengenai risiko dari buruknya sistem informasi HRD bagi perusahaan Anda!]
Definisi Sistem Informasi HRD
Sistem informasi HRD adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Sesuai dengan namanya, sistem ini mencakup berbagai aspek mulai dari rekrutmen, pelatihan, pengembangan karier, penilaian kinerja, hingga manajemen gaji dan manfaat lainnya untuk karyawan.
Tujuannya adalah untuk memaksimalkan potensi karyawan melalui perencanaan, implementasi, dan evaluasi kegiatan yang terkait dengan pengembangan sumber daya manusia.
Dengan memanfaatkan teknologi informasi, sistem informasi HRD memungkinkan pengelolaan data karyawan secara efisien, transparan, dan akurat.
Melalui hal tersebut tentunya dapat mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen serta meningkatkan kinerja dan kepuasan karyawan.
Fungsi Penggunaan Sistem Informasi HRD
Dalam era digital saat ini, penggunaan sistem informasi HRD menjadi krusial dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia di perusahaan.
Sistem ini memiliki beberapa fungsi utama yang mendukung operasional perusahaan, antara lain:
1. Fungsi Pengontrolan
Sistem informasi HRD memungkinkan perusahaan melakukan monitoring dan evaluasi kinerja karyawan secara berkala dan sistematis.
Melalui fungsi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan kinerja karyawan.
Hal ini memudahkan dalam pengambilan keputusan terkait pengembangan karyawan, promosi, atau bahkan penurunan jabatan.
Fungsi kontrol juga mencakup pemantauan kehadiran karyawan, pengelolaan cuti, dan penegakan disiplin kerja.
2. Fungsi Perekrutan
Sistem ini memfasilitasi proses perekrutan karyawan mulai dari penggalian calon karyawan, seleksi, hingga penempatan.
Dengan menggunakan sistem ini, proses perekrutan menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kandidat yang paling sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
Selain itu, sistem ini dapat menyimpan database pelamar dan kandidat untuk kebutuhan rekrutmen di masa mendatang.
Harapannya, tentunya bisa mempercepat proses pencarian kandidat ketika ada kebutuhan posisi yang harus segera diisi.
3. Fungsi Payroll
Sistem informasi HRD mengotomasi proses perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan lainnya, sehingga meminimalisir kesalahan dan menghemat waktu.
Fungsi ini tidak hanya mencakup penggajian bulanan, tetapi juga pengelolaan pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan manfaat lain yang terkait dengan kompensasi karyawan.
Dengan adanya sistem ini, transparansi informasi gaji kepada karyawan dapat terjaga, dan perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku terkait penggajian dan manfaat karyawan.
Risiko Sistem Informasi HRD yang Buruk Bagi Perusahaan
Berikut adalah risiko dari sistem informasi HRD yang buruk yang perlu Anda ketahui.
1. Tingkat Turnover yang Tinggi
Kegagalan manajemen sumber daya manusia secara langsung mempengaruhi karyawan. Tanpa adanya sistem informasi HRD yang tepat, ketidakpuasan karyawan dapat terabaikan. Akibatnya, karyawan akan lebih cenderung mencari pekerjaan di tempat lain.
2. Proses Perekrutan yang Tidak Efisien
Rekrutmen yang efisien merupakan aspek penting dari bisnis apa pun, terutama jika bisnis itu berkembang pesat. Tanpa sistem informasi HRD yang tepat, perusahaan dapat salah menangani proses penting ini.
Hal tersebut dapat menyebabkan perusahaan menerima karyawan yang tidak memenuhi syarat, skill yang kurang sesuai hingga mempekerjakan karyawan dengan riwayat yang buruk.
Untuk menghindari risiko proses perekrutan yang tidak efisien, perusahaan dapat menggunakan bantuan Software HRIS LinovHR.
Software HRIS Indonesia dari LinovHR memiliki modul rekrutmen yang memudahkan HR dalam menjalankan proses rekrutmen agar berjalan lebih efektif.
3. Masalah Hukum
Risiko selanjutnya dari sistem informasi HRD yang buruk adalah masalah hukum.
Hal ini karena HR juga harus membuat kebijakan atau peraturan yang tidak bertentangan dengan peraturan hukum yang berlaku.
Maka, penting untuk memiliki sistem informasi HRD yang baik untuk mencegah masalah tersebut.
4. Kerugian Bisnis
Kebahagiaan dan kepuasan kerja karyawan memainkan peran besar dalam keberhasilan karyawan. Jika karyawan terus-menerus berhenti atau tidak produktif karena lingkungan kerja yang negatif, bisnis dapat kehilangan waktu dan uang.
Selanjutnya, perusahaan juga akan sering kehilangan orang-orang dengan keterampilan yang dibutuhkan khusus oleh perusahaan. Maka itulah sebabnya sistem informasi HRD yang buruk akan menghambat pertumbuhan bisnis perusahaan secara keseluruhan.
5. Rendahnya Moral Karyawan
Sistem informasi HRD yang buruk kemungkinan akan memberikan dampak buruk ke semua level perusahaan. Dampak negatif tersebut mungkin termasuk konflik karyawan, kurangnya pengakuan, pelatihan yang tidak memadai, dan pembangunan tim yang buruk di antara masalah lainnya.
Karena kurangnya strategi manajemen SDM yang efektif, karyawan mungkin merasa bahwa situasi negatif seperti itu tidak akan membaik. Dengan demikian, ini kemungkinan akan merusak moral tempat kerja.
6. Demotivasi Karyawan
Sistem informasi HRD yang buruk juga akan berdampak pada produktivitas dan motivasi kerja karyawan. Memiliki lingkungan kerja yang sangat buruk, konflik dan stres yang terus-menerus, tempat kerja yang kacau dan kurangnya kode etik tidak akan pernah memotivasi karyawan untuk bekerja secara opitmal.
Baca Juga: 8 Cara Mengatasi Demotivasi Pada Karyawan
Mengenal HRIS LinovHR untuk Ciptakan Sistem Informasi HRD Terbaik
HRIS yang tepat akan menghemat waktu berharga tim HRD Anda, membantu mereka bekerja lebih efisien dan memberikan panduan strategis dalam pengambilan keputusan perusahaan Anda.
Fokus untuk menemukan solusi HRIS seperti Software HRD LinovHR akan menjawab kebutuhan perusahaan Anda akan sistem informasi HRD yang baik. Ada banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari berbagai fitur modern yang dimiliki HRIS LinovHR.
Berikut adalah fitur-fitur dari sistem informasi HRD terbaik LinovHR yang dapat mempermudah pengelolaan manajemen SDM perusahaan Anda.
1. Organization Management
Organization Management digunakan untuk melihat secara lengkap segala informasi mengenai perusahaan secara umum, seperti informasi detail tentang perusahaan, hierarki organisasi perusahaan, lokasi perusahaan, unit jabatan karyawan serta jobdesk.
2. Personnel Administration
Personnel administration digunakan untuk mengelola data diri karyawan secara rinci. Mulai dari personal details, posisi beserta tugasnya, riwayat pendidikan atau pengalamannya, gaji dan tunjangan, sampai aset perusahaan yang mereka terima.
3. Recruitment
Melalui Recruitment, Anda dapat lebih mudah melakukan proses rekrutmen dengan fitur manpower Planning, Recruitment Request, Talent Management dan Career Announcement melalui website.
4. Payroll
Kemampuan dari fitur ini adalah melakukan perhitungan payroll beserta komponen-komponennya, pengelompokkan payroll berdasarkan jenis karyawan dan pembuatan slip gaji dan laporan payroll dengan lebih mudah dan sistematis.
5. Competency Management
Setiap unit kerja mempunyai syarat kompetensi yang harus dipenuhi. Competency Management dapat mengukur kompetensi apa saja yang harus dikuasai secara komprehensif berdasarkan kebutuhan masing-masing unit.
6. Performance Management
Dengan fitur ini, Anda dapat menganalisa secara terukur mengenai performance karyawan secara keseluruhan. Performance management mendukung Anda untuk menentukan target kerja, menilai kinerja, dan membuat laporan kinerja karyawan dengan cepat dan akurat.
7. Time Management
Dengan time management, Anda dapat mengelola data absensi izin, cuti, lembur, beserta jadwal kerja karyawan dengan dinamikanya yang sangat tinggi dan pola kerja yang bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan karyawan.
8. Reimbursement
Reimbursement membantu Anda untuk mengurus berbagai macam reimbursement yang Anda tawarkan kepada karyawan. Hal ini meliputi asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan/ketenagakerjaan, dana pensiun, uang lembur atau tunjangan lainnya.
9. Succession Management
Semua hal yang berkaitan dengan perencanaan suksesi perusahaan dapat Anda selesaikan dengan Succession Management. Ini sangat membantu Anda dalam menentukan karyawan-karyawan potensial yang dimiliki perusahaan dengan cara yang sistematis dan efisien.
10. Employee Self Services (ESS)
Melalui fitur ESS, karyawan dapat melakukan pengajuan cuti, lembur, izin sakit, mengakses data pribadi dan jadwal kerja. Selain itu, karyawan juga dapat lebih mudah dalam menerima informasi-informasi penting yang diberikan oleh perusahaan.
11. Learning and Development
Learning and Development dapat memberikan Anda kemudahan untuk menentukan kompetensi apa saja yang harus dipenuhi karyawan, merencanakan sesi pelatihan, serta menentukan anggaran yang dibutuhkan dalam proses pelatihan.
Baca Juga: 7 Tools HRD untuk Meningkatkan Produktivitas
Rumitnya pengelolaan manajemen SDM merupakan permasalahan yang harus diatasi dengan segera. Jika tidak, risiko dari sistem informasi hrd yang buruk akan mengganggu kelancaran bisnis suatu perusahaan.
Segera wujudkan pengelolaan manajemen SDM yang sistematis, mudah, dan akurat dengan sistem informasi HRD terbaik dari HRIS LinovHR.
