Sistem informasi kepegawaian adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan khususnya divisi sumber daya manusia untuk melacak dan mengatur data seluruh karyawan dalam bisnis atau organisasi. Sistem ini berfungsi untuk mengumpulkan informasi-informasi penting yang berkaitan dengan pegawai.
Selain menyimpan informasi dari data-data penting, hal ini juga berfungsi untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan secara berkala. HRD bisa melihat hal apa saja yang sudah dikerjakan serta grafik peningkatan kinerja karyawan.
Demi melancarkan sistem kerja untuk mencapai target perusahaan, penggunaan sistem informasi kepegawaian berbasis web ini dirasa menjadi salah satu hal yang sangat penting demi kelancaran proses kerja.
Lalu bagaimana jika perusahaan belum menerapkan sistem informasi data pegawai ini?
Kekurangan Jika Perusahaan Tidak Menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian
Seperti pada penjelasan di atas bahwa pengaplikasian sistem tersebut pada perusahaan memiliki banyak manfaat untuk kelancaran kerja dan pencapaian target.
Berikut terdapat kekurangan perusahaan jika tidak menggunakan sistem informasi kepegawaian:
-
Tidak Dapat Terintegrasi Antara Satu Pekerjaan dengan Pekerjaan Lainnya
Dalam lingkup organisasi atau perusahaan pastinya memiliki banyak tugas yang harus dikerjakan. Seluruh tugas tersebut pastinya akan saling berhubungan satu sama lainnya.
Misalnya untuk melakukan suksesi kepegawaian, divisi HRD harus melihat track record atau hasil kinerja yang telah karyawan lakukan di beberapa periode sebelumnya. Atau untuk proses perhitungan gaji akan membutuhkan rekap data absensi.
Jika perusahaan masih menggunakan cara manual, seluruh pekerjaan tersebut tidak bisa terhubung satu sama lain dan membuat proses kerja menjadi sangat lama.
-
Tingkat Kesalahan Masih Sangat Tinggi
Adanya sistem informasi karyawan berbasis web ini untuk memudahkan manajemen dalam melakukan pengelolaan data yang berhubungan dengan karyawan dan dilakukan secara otomatis.
Data tersebut nantinya akan digunakan lagi kepada proses kerja selanjutnya. Namun tanpa menggunakan sistem ini, seluruh tugas tentunya harus dikerjakan oleh tenaga manusia yang terkadang masih suka terjadi kekeliruan akibat human error. Sehingga data yang tersaji tidak bersifat akurat dan tidak bisa diproses.
-
Kurang Efektif dan Memakan Waktu yang Lama
Agar dapat mencapai seluruh target perusahaan secara cepat, para staff membutuhkan teknologi agar seluruh pengerjaan bisa dilakukan secara otomatis hanya dengan menggunakan satu sistem saja.
Bagi perusahan yang belum menggunakan sistem ini, seluruh pekerjaan tersebut harus dikerjakan secara satu persatu. Selain itu, pengerjaan ini juga masih menggunakan beberapa dokumen kertas sehingga para pegawai harus mencari setiap dokumen yang dibutuhkan.
Hal tersebut tentunya akan sangat memakan waktu yang sangat lama dan kurang efektif dalam penyelesaian tugas.
-
Sering Terjadi Kehilangan atau Kerusakan Data
Pada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang banyak dan hubungan kerja sama dengan beberapa client, haruslah memiliki data informasi pada setiap pihak.
Dengan penyimpanan data yang masih menggunakan kertas ini, tingkat kerusakan atau kehilangan data masih sangat tinggi. Sebab perusahaan harus menyiapkan tempat atau ruangan khusus untuk menyimpan dokumen tersebut secara rapi dan juga tersusun.
Fitur Unggulan Sistem Informasi Kepegawaian
Dengan melihat kekurangan di atas tentunya Anda berharap hal tersebut tidak terjadi pada perusahaan. Maka dari itu, sudah saatnya untuk mengimplementasikan sistem informasi kepegawaian.
Lalu apa saja fitur-fitur yang ditawarkan?
1. Informasi Data Karyawan
Karyawan merupakan salah satu aset terpenting dalam perusahaan. Karena dengan kinerja merekalah perusahaan bisa mencapai harapannya. Maka dari itu, adanya fitur ini akan berfungsi untuk mengelola seluruh data informasi karyawan yang mereka miliki secara terperinci.
2. Payroll atau Penggajian Karyawan
Gaji menjadi hak yang harus diterima karyawan. Dengan adanya fitur payroll ini, proses penggajian akan berlangsung secara otomatis. Fitur ini bisa menghitung jumlah gaji karyawan yang berbeda-beda dengan menghasilkan jumlah yang akurat.
Selain gaji, perhitungan tentang pajak atau PPh 21, BPJS, serta komponen penggajian lainnya juga bisa dikerjakan.
3. Rekrutmen Karyawan
Dalam mencari karyawan baru, perusahaan harus mengeluarkan banyak biaya untuk proses rekrutmen dengan harapan bisa mendapatkan calon kandidat unggulan.
Tapi dengan menggunakan fitur rekrutmen karyawan dari sistem informasi kepegawaian ini, perusahaan bisa melakukan rekrutmen secara online dan proses penyaringan karyawan pun lebih terkendali. Sehingga kandidat yang didapatkan pun sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Tahapan Rekrutmen Karyawan yang Efektif Bersama LinovHR!
4. Mengatur Jadwal Karyawan
Dinamika pekerjaan yang tinggi membuat setiap karyawan memiliki jadwal kerja yang berbeda-beda. Fitur pengelolaan jadwal karyawan ini akan berfungsi untuk mengatur jadwal kerja yang efektif pada setiap karyawan sehingga dalam sehari mereka bisa mendapatkan jadwal yang efektif.
5. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Fitur pelatihan dan pengembangan karyawan ini dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan mengadakan program-program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan diadakannya program ini, tentunya karyawan bisa lebih maksimal dalam bekerja dan memiliki peluang yang besar untuk mendapatkan skill baru.
6. Penilaian Kinerja
Selain pelatihan, program penilaian yang dilakukan pada setiap periode kerja juga dapat meningkatkan kinerja karyawan. Untuk melakukan penilaian, fitur ini bisa membantu Anda untuk menilai hasil kinerja karyawan sesuai dengan Key Performance Indicator (KPI).
7. Pengajuan Cuti, Izin, Lembur
Dalam penatnya pekerjaan yang dilakukan selama 5 hingga 6 hari dalam seminggu, karyawan bisa mengajukan cuti secara otomatis tanpa harus mendatangi kantor. Proses pengajuan bisa diakses di mana saja melalui komputer, laptop, atau ponsel pribadi.
Selain cuti, karyawan juga bisa mengajukan izin sakit, izin datang terlambat atau pulang cepat, atau lembur secara otomatis.
Baca Juga: Pemanfaatan Software HRD LinovHR untuk Meningkatkan Engagement Karyawan
LinovHR: Sistem HRD Unggulan untuk Memaksimalkan Manajemen SDM
Dari penjelasan fitur di atas dapat diketahui bahwa sistem informasi kepegawaian akan sangat membantu dalam efektifitas, efisiensi, dan fleksibilitas dalam bekerja. Untuk mendapatkan seluruh fitur tersebut, Anda bisa menemukannya melalui Software HRD Indonesia LinovHR!
LinovHR adalah sistem yang dapat bekerja secara otomatis kepada seluruh pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. LinovHR menawarkan layanan berbasis Cloud dan Premis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Dengan menggunakan sistem dari LinovHR akan membantu HRD untuk menghilangkan kompleksitas SDM dengan layanan yang profesional. Sehingga Anda bisa memiliki banyak waktu dan fokus untuk menjalankan bisnis dan mengurusi hal penting lainnya.
Segera gunakan sistem informasi kepegawaian berbasis web dari LinovHR untuk memaksimalkan kinerja HRD perusahaan Anda!
