Data karyawan adalah aspek penting lain yang perlu diperhatikan selain karyawan itu sendiri. Mengapa demikian? Data dan informasi karyawan bersifat konfidensial, yang dimana jika diakses dan jatuh ke tangan yang salah akan disalahgunakan oleh oknum tak bertanggung jawab. Maka dari itu, perusahaan menggunakan software employee database sebagai sarana penyimpanan data dan informasi yang aman.
Apa itu Software Employee Database?
Software employee database adalah sebuah perangkat lunak yang didesain khusus untuk menyimpan data dan informasi karyawan dengan terperinci dan aman. Seorang karyawan memiliki berbagai macam data dan informasi pribadi yang berbeda dengan karyawan lainnya. Contohnya adalah PPh21, jabatan, tugas, gaji pokok, latar belakang pendidikan, dan lain-lain. Seluruh data dan informasi yang berbeda tersebut disimpan menurut klasifikasinya agar tidak terjadi redudansi. Klasifikasi tersebut juga memudahkan akses data dan informasi karyawan lebih cepat dibandingkan dengan cara manual.
Pihak yang berhak mengakses sistem database adalah internal perusahaan, yaitu HRD dan manajerial tertentu yang memiliki hak. HRD dan manajerial perusahaan cukup mencari kata kunci terkait informasi karyawan tertentu, maka info yang dicari akan dimunculkan oleh sistem. Kemudahan ini membuat kinerja menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan.
Alasan Pentingnya Employee Database untuk Perusahaan
Penggunaan software employee database untuk perusahaan awalnya berfungsi untuk menjaga dan menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman. Namun, ada beberapa alasan lain yang dapat memperkuat mengapa perusahaan perlu menggunakan software database. Di bawah ini adalah alasan-alasan yang patut dipertimbangkan oleh perusahaan:
1. Pengelolaan Terpusat
Dalam software database, data dan informasi karyawan tersimpan secara terpusat dalam cloud server. Penyimpanan yang terpusat dengan cloud server membuat akses dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja menggunakan perangkat apapun secara online. Jadi, tidak perlu lagi bolak-balik halaman atau membawa tumpukan map untuk mencari informasi tertentu.
2. Keamanan Data
Sangat penting bagi perusahaan untuk untuk melindungi data dan informasi karyawan dari ancaman eksternal dan internal seperti pencurian dan penyalahgunaan data. Autentifikasi dan keamanan berlapis melindungi data dan informasi yang tersimpan sehingga dapat meminimalisir pencurian dan manipulasi data. Hal ini tidak akan ditemukan dalam penyimpanan data dan informasi manual karyawan
3. Produktivitas
Bertahan menggunakan cara manual dalam penyimpanan data dan informasi mengharuskan HRD berkutat dengan berlembar-lembar kertas dan tabel yang sangat tidak efisien. Dukungan sistem yang ada dalam database membuat semua data penting dapat disimpan dan diakses hanya dengan beberapa klik. Hal ini menghemat banyak waktu sehingga membuat kinerja jauh lebih produktif.
4. Akses ke Hierarki Organisasi
Dalam database juga tersimpan juga tugas, posisi, jabatan karyawan yang berlaku saat ini. Dengan akses dan tampilan yang jelas, karyawan dapat dengan mudah memahami struktur pelaporan dan hierarki keseluruhan dalam perusahaan. Karyawan dapat memahami dengan baik siapa yang harus dihubungi jika ada masalah muncul. Fitur assignment dalam database juga memngikinkan HRD untuk menganalisis apakah penugasan karyawan sudah tepat atau melebihi beban. Jangan sampai seorang karyawan memiliki beban kerja yang terlalu banyak dan justru menurunkan produktivitas.
Baca Juga: Mengenal Aplikasi untuk Membuat Struktur Organisasi Perusahaan
5. Real Time
Semua data dan informasi karyawan yang masuk kedalam sistem dapat dilihat saat itu juga atau real time. Perubahan secara real time juga memudahkan dalam pemantauan data. Contohnya saat salah satu staff HRD mengubah posisi karyawan karena si karyawan tersebut naik jabatan, perubahan tersebut dapat terlihat oleh karyawan itu sendiri, pihak manajerial, dan staf HRD lainnya.
6, Mudah Membuat Laporan
Ketika data dan informasi karyawan berada dalam satu database, akan sangat mudah bagi HRD untuk membuat berbagai macam laporan. Penyusunan laporan yang dibuat khusus untuk menganalisis data dari penggajian, waktu kehadiran, beban kerja, dan lain-lain.
7. Paperless
Dan yang terakhir, alasan lain untuk menggunakan software employee database adalah dapat mengurangi penggunaan kertas. Cloud server membuat semua data dan informasi tersimpan rapi tanpa membutuhkan tumpukan kertas seperti cara manual. Tidak tumpukan dokumen di meja. Perusahaan pun akhirnya dapat menerapkan konsep paperless yang lebih ramah lingkungan secara perlahan.
Tips Memilih Software Employee Database
Beberapa alasan di atas dapat dijadikan pertimbangan perusahaan untuk beralih ke software employee database. Namun, bagaimana cara memilih software database terbaik untuk perusahaan Anda? Ini yang menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan untuk menemukan software yang paling cocok dengan perusahaan. Coba simak tips-tips di bawah ini!
Dari Vendor Berpengalaman
Software employee database banyak ditawarkan oleh berbagai vendor. Pilihlah software database yang ditawarkan oleh vendor yang terpercaya dan berpengalaman melayani berbagai macam client. Dengan pengalaman yang mumpuni, vendor dapat lebih sigap dalam membantu perusahaan menyediakan software database terbaik.
Mengikuti Regulasi Pemerintah
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan dalam sebuah perusahaan harus mengikuti UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pastikan penyedia software memahami dengan baik bagaimana peraturan dan regulasi mengenai ketenagakerjaan agar perusahaan tidak menghadapi masalah hukum di kemudian hari.
Menjamin Keamanan Data
Keamanan data adalah hal krusial yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Sebagai penyedia software database, vendor pun harus bersedia menjamin bahwa semua data karyawan dari perusahaan yang dikelola terjamin keamananya. Jadi perusahaan tidak perlu was-was akan adanya kebocoran data.
Mempunyai Tim Layanan yang Sigap
Penggunaan sebuah software tidak selalu berjalan mulus. Perusahaan sebaiknya memilih vendor yang mempunyai tim pelayanan yang sigap dalam membantu perusahaan untuk mengatasi dan mencari solusi atas kesulitan yang dihadapi perusahaan seputar penyimpanan data dan informasi karyawan.
Baca Juga: Manfaat dan Cara Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Memiliki Fitur dan User Interface yang Cocok
Setiap perusahaan unik dan mempunyai kebutuhan yang berbeda. Pastikan bahwa software database yang ditawarkan oleh vendor memiliki fitur dan user interface yang cocok dengan perusahaan supaya internal perusahaan tidak membutuhkan waktu lama untuk beradaptasi dalam menggunakan software. Cara yang bisa digunakan untuk menentukan apakah fitur dan user interface yang ditawarkan cocok atau tidak dengan mencoba demo yang ditawarkan vendor.
LinovHR: Solusi Software Employee Database yang Tepat
Dengan pengelolaan data dan informasi karyawan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat menjalankan operasional bisnis dengan optimal. Sementara dari pihak karyawan akan merasa bahwa perusahaan berhasil memenuhi tanggung jawabnya, sehingga dapat meningkatkan motivasi kerja. Paduan dari motivasi kerja karyawan yang tinggi dan proses operasional bisnis yang optimal dapat menghasilkan lingkungan perusahaan yang kondusif secara holistik.
Untuk itulah LinovHR hadir dengan software employee database melalui Modul Personnel Administration yang memenuhi semua kebutuhan perusahaan seputar penyimpanan data dan informasi karyawan. LinovHR telah berpengalaman dalam menangani banyak client dari berbagai macam perusahan. Fitur dan user interface dari LinovHR mudah dipahami oleh orang non IT sekali pun. Pengelolaan karyawan pun menjadi lebih efisien dengan LinovHR. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi LinovHR dan dapatkan penawaran uji coba gratis hanya untuk Anda!
