Staffing plan atau rencana penempatan tenaga kerja, adalah panduan yang krusial dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.
Sebuah perencanaan yang baik dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki tim yang sesuai dan memadai untuk mencapai tujuan mereka.
Lantas, bagaimana menerapkannya dengan baik supaya tercapai tujuan perusahaan yang diinginkan? Mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Staffing Plan?
Staffing plan adalah proses perencanaan strategis yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusianya.
Melalui proses ini, perusahaan dapat memahami jumlah karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan mereka.
Misalnya, perusahaan bisa merinci bagaimana mereka akan mengelola tenaga kerjanya. Mulai dari perekrutan, pelatihan, serta penempatan karyawan dalam peran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan bantuan staffing plan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya manusia yang cukup dan kompeten untuk mendukung operasional secara efektif dan efisien.
Seberapa Penting Staffing Planning
Staffing plan, atau rencana penempatan tenaga kerja, merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam mengelola suatu perusahaan.
Hal ini karena perencanaan tersebut membantu perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memiliki jumlah karyawan yang cukup, dengan keterampilan yang sesuai, dan dalam peran yang tepat.
Tanpa perencanaan yang baik, perusahaan bisa saja mengalami masalah. Misalnya, seperti kekurangan atau kelebihan karyawan, yang dapat mengganggu produktivitas dan kegiatan operasional perusahaan.
Selain itu, staffing plan juga berperan dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan produktif. Hal ini karena karyawan yang merasa cocok dengan pekerjaan mereka memiliki motivasi yang tinggi dan berkontribusi positif terhadap kesuksesan perusahaan.
Dengan kata lain, staffing plan membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara yang lebih terstruktur dan juga efisien.
Baca Juga: Pengertian Staff Management dan Strateginya
Manfaat Membuat Staffing Plan
Sebuah staffing plan membantu Anda menganalisis, memeriksa, dan merencanakan cara untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya. Berikut adalah beberapa manfaat yang didapatkan:
1. Upaya Rekrutmen yang Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Anda dapat mengarahkan upaya rekrutmen Anda, untuk menarik karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jika Anda sudah meneliti apa yang dibutuhkan, sehingga akan lebih mungkin menemukan kandidat dengan keterampilan yang diperlukan.
2. Retensi Staf Atau Karyawan
Staffing plan juga membantu dalam pemeliharaan staf. Hal ini memungkinkan Anda mengevaluasi ide-ide pelatihan dan pengembangan.
Strategi ini membantu anggota tim Anda mencapai keterampilan yang diperlukan dan berguna untuk kebutuhan pertumbuhan.
Anda juga bisa menempatkan karyawan di posisi di mana mereka dapat berkembang dan menggunakan keterampilan mereka dengan baik, yang membuat mereka ingin tetap bekerja.
3. Perencanaan Suksesi
Memprediksikan perubahan dan pembaruan penempatan tenaga kerja dapat mendukung succession planning Anda.
Hal ini memberikan Anda cara untuk mengidentifikasi kandidat mana yang sesuai untuk mengisi posisi kepemimpinan saat perlu ada suksesi atau Anda membutuhkan manajer tambahan.
4. Produktivitas
Dengan mengantisipasi perubahan dalam tenaga kerja, Anda siap untuk merekrut dan dapat mengurangi downtime.
Hal ini memungkinkan Anda untuk segera mengisi posisi baru dan menjaga produktivitas tinggi di tempat kerja.
Jika Anda tiba-tiba membutuhkan karyawan baru tanpa persiapan, Anda mungkin tidak dapat mengisi posisi tersebut dengan cepat, yang dapat menghambat produktivitas.
Peran HR dalam Staff Planning
HR memiliki peran yang krusial dalam staffing plan. Berikut adalah beberapa peran HR dalam memaksimalkan perencanaan tersebut:
- Mengurangi pengeluaran untuk tenaga kerja
- Meningkatkan produktivitas
- Menciptakan keunggulan kompetitif di pasar
- Meningkatkan kualitas karyawan yang direkrut
- Mengurangi tingkat turnover karyawan
- Mendorong perkembangan karir dan keterampilan
- Menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan memuaskan bagi seluruh tenaga kerja
Apa yang Harus Ada dalam Staff Plan
Staffing plan dari tiap perusahaan bisa berbeda, namun masing-masing tentunya berisi informasi yang penting. Komponen yang biasa terdapat dalam perencanaan ini meliputi:
- Daftar atau gambaran karyawan yang dibutuhkan
- Nama dan tugas pekerjaan
- Kapan dan di mana karyawan diperlukan
- Perkiraan berapa banyak karyawan yang diperlukan saat waktu sibuk dalam setahun
- Pertimbangan biaya atau anggaran
- Saran untuk pelatihan karyawan
- Kebijakan penggantian karyawan yang berhenti atau pindah
Bagaimana Mengembangkan Staffing Plan
Cara mengembangkan rencana kepegawaian adalah suatu upaya strategis yang memberikan informasi penting untuk menciptakan kepegawaian yang efektif. Berikut adalah beberapa cara mengembangkannya:
1. Tentukan Tujuan Perusahaan Anda
Hal pertama adalah tentukan tujuan secara jelas yang sejalan dengan strategi perencanaan tenaga kerja dan kebutuhan saat ini serta masa depan.
Tujuan ini bisa berupa target pertumbuhan, indikator produktivitas, atau pencapaian hasil tertentu yang sesuai dengan tantangan dan kebutuhan kepegawaian.
2. Evaluasi Tenaga Kerja Saat Ini
Setelah itu, tak lupa juga untuk mengevaluasi tenaga kerja saat ini dengan mempertimbangkan peran, keterampilan, kinerja, dan potensi.
Di sini, skill gap analysis sangat penting untuk mengidentifikasi perbedaan antara keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini dan yang dibutuhkan.
3. Menentukan Kebutuhan Staff
Berikutnya, tentukan apa saja kebutuhan karyawan Anda secara rinci mulai dari jumlah, jenis peran, dan keterampilan spesifik yang diperlukan.
Gunakan template peran atau panduan untuk membantu menjelaskan persyaratan setiap peran dengan jelas.
Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan staf Anda dan mengkomunikasikannya secara efektif kepada kandidat potensial
4. Mempertimbangkan Faktor Eksternal
Tak lupa juga untuk mempertimbangkan faktor eksternal dalam staffing plan.
Pertimbangkan faktor eksternal seperti tren industri, kondisi ekonomi, atau perubahan dalam pasar tenaga kerja yang dapat mempengaruhi rencana Anda.
5. Mengembangkan Strategi Kepegawaian
Kembangkan strategi kepegawaian dengan mempertimbangkan apakah akan merekrut karyawan baru, meningkatkan keterampilan karyawan saat ini, atau menggunakan tenaga kerja fleksibel.
Identifikasi juga saluran terbaik untuk mencari calon kandidat potensial dan rencanakan proses seleksi dengan baik.
6. Melaksanakan dan Memantau
Setelah strategi diterapkan, penting untuk terus memantau dan menyesuaikan rencana kepegawaian sesuai dengan perubahan yang mungkin terjadi atau tantangan yang tak terduga.
Staffing Plan Lebih Mudah dengan Talent Management System LinovHR
Mengelola tenaga kerja dengan efektif adalah tantangan utama dalam dunia bisnis saat ini. Oleh karena itu, penting untuk menerapkan staffing plan dengan maksimal dan mencegah terjadinya hambatan dalam proses memaksimalkan tenaga kerja.
Untuk mempermudah proses ini, implementasi teknologi talent management akan sangat membantu. Salah satu teknologi talent management yang bisa diandalkan adalah Software Talent Management LinovHR.
Talent Management LinovHR menyediakan modul dan fitur penting yang akan mendukung perusahaan dalam melakukan perencanaan kepegawaian.
Dimulai dari perencanaan kebutuhan karyawan dengan menggunakan modul Recruitment. Lalu melihat kesenjangan keterampilan karyawan, bisa difasilitasi dengan fitur Gap Analysis dalam modul Competency Management.
Talent Management System LinovHR juga mendukung perencanaan suksesi dan jenjang karier karyawan. Di mana ini bisa dilakukan dengan modul Career Path dan Succession Management.
Tersedia juga modul Learning Management System, modul ini akan memfasilitasi perusahaan untuk merencanakan, menyusun, mengelola, dan mengadakan pelatihan untuk karyawan.
Software Talent Management LinovHR ini menjadi sistem yang terintegrasi yang akan mendukung perusahaan dalam melakukan perencanaan kepegawaian secara komprehensif di satu tempat.
Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa tim yang mereka miliki sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memaksimalkan produktivitas, dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.
Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas tim Anda dan segera ajukan demo secara gratis untuk menikmati keuntungan fitur Talent Management System LinovHR!
