Matrix organisation, atau yang dikenal sebagai struktur organisasi matriks, telah menjadi model manajemen yang semakin populer dalam lingkungan bisnis modern.
Seiring dengan dinamika perubahan global dan kompleksitas tuntutan pasar, model ini menawarkan pendekatan yang inovatif untuk mengelola sumber daya dan proyek secara efektif.
Meskipun memberikan sejumlah keuntungan yang signifikan, model ini juga tidak luput dari kontroversi dan tantangan yang perlu diatasi.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan menjelajahi lebih jauh mengenai matrix organisation, sekaligus mengidentifikasi pro dan kontra yang melekat pada pendekatan manajemen ini.
Apa Itu Struktur Organisasi Matriks?
Struktur organisasi matriks adalah suatu model yang menggabungkan berbagai tipe struktur organisasi seperti manajemen proyek dan struktur organisasi fungsional.
Model ini menawarkan pendekatan yang kompleks namun fleksibel dalam pengelolaan sumber daya dan proyek.
Dalam struktur ini, karyawan memiliki atasan fungsional dan manajer proyek, menciptakan dualitas dalam manajemen.
Meskipun mampu meningkatkan kolaborasi dan adaptabilitas terhadap perubahan, struktur matriks juga menimbulkan potensi tantangan seperti ambiguitas peran dan kompleksitas keputusan.
Oleh karena itu, pemahaman yang mendalam terkait pro dan kontra dari struktur organisasi matriks menjadi esensial untuk memastikan implementasinya yang efektif.
Apa yang Menjadi Fokus Struktur Organisasi Matriks?
Struktur organisasi matriks dirancang khusus untuk perusahaan dengan banyak departemen yang beroperasi dalam berbagai wilayah.
Fokus utamanya adalah menciptakan kerja tim yang efektif sekaligus meningkatkan efisiensi manajemen.
Dengan menggabungkan aspek-aspek dari berbagai struktur organisasi, termasuk unsur hierarki tradisional. Model ini menghasilkan kerangka kerja yang lebih dinamis dan responsif.
Dalam konteks ini, karyawan bekerja di bawah dua kepemimpinan, yakni manajer reguler sebagai atasan utama dan manajer proyek yang memimpin dalam proyek tertentu.
Model ini juga cocok untuk mengembangkan komunikasi di perusahaan. Dengan model ini, anggota tim dapat merasa bebas untuk menyumbang ide dan memberikan feedback secara bebas.
Contoh struktur organisasi matriks bisa kita lihat pada Starbucks yang sukses menerapkan model ini dengan perpaduan hybrid antara desain struktural dengan divisi berbasis produk perusahaan yang bersinggungan dengan kelompok fungsional dan divisi geografis, yang kemudian bersinggungan dengan bagian lain dalam organisasi.
Alasan penerapan model matriks organisation adalah karena model ini meningkatkan alur kerja, otonomi bagi karyawan, dan pengembangan tim.
Hal ini cenderung bekerja lebih baik di perusahaan besar di mana terdapat beberapa tim tim dan divisi dan harus direncanakan dan diuraikan dengan baik.
Baca Juga: Kelebihan Struktur Organisasi Divisional
Tipe Matrix Organisation
Struktur organisasi matriks dipilih oleh perusahaan ketika mereka ingin memanfaatkan keahlian dari berbagai departemen.
Dengan menggunakan struktur ini, tim dapat menggandakan akses ke ahli dari berbagai bagian perusahaan untuk bekerja pada satu proyek besar tanpa harus merekrut lebih banyak orang atau merombak organisasi.
Agar lebih efisien, tim bisa lebih kecil, dan ada satu manajer khusus untuk mengawasi proyek tersebut.
Artinya, anggota tim dari departemen lain akan melapor kepada manajer proyek bukan atasan biasa mereka.
Model ini memungkinkan perusahaan menggunakan semua bakat dan keterampilan yang tersedia dengan lebih efisien.
Hal ini dapat meningkatkan kreativitas, menciptakan lebih banyak kesempatan untuk membangun hubungan, dan dapat meningkatkan kepuasan karyawan.
Secara umum, ada tiga jenis struktur organisasi matriks:
1. Lemah (Weak)
Manajer fungsional memiliki semua keputusan. Struktur ini seperti model hierarki tradisional, dengan penambahan manajer proyek untuk mengawasi proyek, tetapi tanpa superioritas atau rantai komando atas anggota tim dalam proyek.
2. Seimbang (Balanced)
Manajer fungsional dan manajer proyek memiliki jumlah otoritas yang lebih seimbang.
Anggota tim melapor kepada manajer proyek mengenai proyek, dan mereka memiliki beberapa keleluasaan dalam pengambilan keputusan mengenai proyek tersebut.
Karyawan mungkin masih melapor kepada manajer fungsional sebagai prioritas, tetapi juga perlu melapor kepada manajer proyek.
3. Kuat (Strong)
Manajer proyek memiliki otoritas atas proyek, sumber daya, dan pengambilan keputusan. Mereka memiliki otoritas setara atau lebih dari manajer fungsional.
Pro dan Kontra Matrix Organisation
Struktur organisasi matriks memiliki sejumlah kelebihan. Salah satu manfaatnya adalah memungkinkan kolaborasi lintas departemen yang mungkin tidak selalu memiliki kesempatan untuk bekerja bersama.
Pro Matrix Organisation:
Beberapa pro atau kelebihan menggunakan matrix organisation adalah sebagai berikut:
1. Kolaborasi antar Departemen yang Berbeda
Salah satu keunggulan terbesar dari matrix organisation adalah menggabungkan anggota tim yang sangat terampil dari berbagai departemen.
Hal ini memungkinkan organisasi memanfaatkan sumber daya yang sudah dimilikinya daripada mencari keahlian dan merekrut anggota tim proyek dari luar organisasi.
2. Menggabungkan Struktur Manajemen Proyek dan Fungsional
Struktur matriks menggabungkan struktur manajemen proyek dengan struktur manajemen fungsional untuk meningkatkan efisiensi, beradaptasi dengan perubahan pasar, dan merespons lebih cepat terhadap permintaan pasar.
3. Mendorong Komunikasi antar Departemen
Model struktur ini juga memungkinkan komunikasi dan kolaborasi antar departemen yang lebih baik.
Dengan memungkinkan departemen yang berbeda bekerja sama, struktur matriks mendorong lingkungan kerja yang lebih terbuka, yang pada akhirnya membuat organisasi menjadi lebih dinamis.
4. Pengembangan Keterampilan Baru bagi Karyawan
Struktur matriks dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menguatkan keterampilan interpersonal, keterampilan komunikasi, dan keterampilan baru lainnya karena penggunaan lebih dari satu manajer.
Bekerja di luar struktur tradisional atau hierarki dapat memberikan manfaat kepada karyawan.
Ini dilakukan dengan membantu mereka mengembangkan keterampilan baru dan mendapatkan pengalaman berharga dari bekerja dengan departemen yang berbeda.
5. Anggota Tim dan Manajer Tetap dalam Peran Fungsional
Proyek akan selalu berakhir, tetapi anggota tim dan manajer dapat tetap memegang peran fungsional mereka selama proyek.
Ketika suatu proyek berakhir, baik manajer maupun anggota tim dapat menghindari kesalahpahaman tentang keamanan pekerjaan atau mencari proyek baru sebagai kontraktor, karena mereka mungkin hanya kembali ke peran fungsional mereka.
Selain itu, anggota tim juga dapat berpartisipasi dalam proyek-proyek ke depan.
Kontra Matrix Organisation:
Struktur matriks kadang-kadang dapat sulit untuk mencapai total struktur dalam lingkungan di mana manajer memiliki otoritas yang sama terhadap anggota tim yang dibagikan.
Selain itu, anggota tim mungkin memiliki kesalahpahaman tentang bagaimana mereka diharapkan membagi waktu mereka antara tugas fungsional dan tanggung jawab proyek.
Beberapa kerugian yang mungkin timbul dari penggunaan struktur matriks antara lain:
1. Peran Manajerial Mungkin Tidak Terdefinisi dengan Jelas
Salah satu kerugian umum dari struktur matriks dapat muncul sebagai kebingungan di antara manajer yang terlibat dengan proyek yang diuraikan oleh matriks.
Karena dinamika kekuasaan antara manajer fungsional dan manajer proyek mungkin tidak begitu jelas dalam matriks, kebingungan tentang peran manajerial tertentu dapat muncul.
2. Peran Tim Juga Tidak Terdefinisi dengan Jelas
Masalah lain adalah ketika peran anggota tim tidak jelas dalam proyek atau pembagian tanggung jawab antara peran fungsional dan peran proyek karyawan tidak jelas.
3. Proses Pengambilan Keputusan Dapat Melambat
Karena sifat matriks melibatkan lebih dari satu manajer, keputusan yang mungkin memerlukan persetujuan dari kedua manajer dapat memakan waktu lebih lama untuk diproses dibandingkan dengan struktur tradisional.
Selain itu, dengan integrasi beberapa manajer dan anggota tim, keputusan yang memerlukan beberapa tahap, misalnya dalam jaminan kualitas, dapat melambat ketika dipandu oleh matriks.
4. Beban Kerja yang Berlebihan Dapat Terjadi
Struktur organisasi matriks kadang-kadang dapat menyebabkan beban kerja yang berlebihan pada anggota tim karena beban kerja proyek mereka seringkali ditambahkan pada tugas fungsional mereka yang rutin.
Karyawan mungkin mengalami kelelahan atau mengabaikan atau gagal menyelesaikan tugas atau kualitas kerjanya bisa terpengaruh karena batasan waktu.
5. Sulit dalam Mengukur Kinerja Karyawan
Sering kali, ketika menerapkan struktur matriks, sulit untuk menilai kinerja karyawan saat bekerja pada suatu proyek.
Hal ini sebagian karena anggota tim mungkin pada dasarnya menjalankan lebih dari satu peran, baik secara fungsional maupun dalam tugas-tugas proyek.
Bagaimana Menggunakan Struktur Organisasi Matriks?
Dalam struktur organisasi matriks, manajer fungsional mengelola tim berdasarkan departemen secara vertikal, sementara manajer proyek mengelola tim melintasi departemen secara horizontal.
Misalnya, seorang karyawan administrasi melapor kepada manajer administrasi yang kemudian melapor kepada direktur eksekutif.
Manajer proyek dapat membentuk timnya dari berbagai departemen, seperti administrasi, HR, dan marketing.
Kedua manajer, fungsional dan proyek, mengawasi anggota tim yang sama, memberikan situasi di mana anggota tim memiliki dua atasan yang berbeda.
Struktur matriks biasanya diadopsi oleh perusahaan untuk mengelola operasi harian dan proyek-proyek bersamaan, memungkinkan perusahaan mempertahankan struktur departemennya selama proyek-proyek berlangsung.
Hal ini juga memungkinkan kolaborasi antardepartemen dalam proyek-proyek, dengan semua proyek yang dikerjakan oleh tim dapat diselesaikan sementara peran fungsional tetap konsisten dalam organisasi.
Peran dalam Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks memberikan kerangka kerja untuk proyek dengan pendekatan global, membutuhkan keterlibatan keahlian lintas departemen.
Dalam struktur matriks, manajer fungsional dan proyek memiliki otoritas sejajar terhadap anggota tim proyek, dengan peran yang diuraikan dalam matriks.
1. Manajerial
Manajer fungsional mengawasi departemen secara vertikal, misalnya, manajer sumber daya manusia mengelola timnya.
Manajer proyek bekerja secara horizontal, mengumpulkan anggota tim dari departemen berbeda.
Struktur matriks memungkinkan fleksibilitas peran manajerial, bisa sebagai koordinator atau dengan keunggulan setara atau lebih dari manajer fungsional.
Manajer fungsional dan proyek perlu berkomunikasi untuk memahami harapan terhadap karyawan. Komunikasi rutin dengan karyawan juga diperlukan untuk menjelaskan tugas dan memberikan umpan balik.
2. Anggota Tim
Anggota tim melibatkan diri dalam peran fungsional perusahaan dan tanggung jawab proyek.
Dalam matriks, mereka berkomunikasi dengan kedua manajer untuk memastikan pemahaman tugas mereka.
Dengan struktur ini, perusahaan dapat memaksimalkan keahlian internal dan berkolaborasi secara efektif pada proyek, sementara mempertahankan stabilitas struktural fungsionalnya.
Kelola Organisasi Perusahaan Bersama HRIS LinovHR
Struktur organisasi menjadi salah satu bagian administrasi penting yang mengatur peran, beban kerja, serta alur komunikasi yang ada di perusahaan. Maka dari itu, penting sekali bagi perusahaan untuk dapat menetapkan struktur organisasi yang tepat.
Setelah mampu menetapkan struktur yang tepat, tentunya harus ada pengelolaan yang berkelanjutan untuk memastikan seluruh operasional dan administrasi perusahaan berjalan dengan baik.
Saat ini, mengelola organisasi menjadi pekerjaan yang lebih sederhana karena saat ini Anda bisa mengandalkan Software HRIS seperti dari LinovHR.
Software HRIS LinovHR menyediakan sistem all in one yang akan membantu HR mengelola organisasi dari mengatur hierarki dan job role yang ada di perusahaan.
Selain itu, terdapat juga modul Competency Management, yang dapat digunakan untuk memetakan setiap kompetensi yang dibutuhkan oleh setiap peran yang ada di perusahaan.
Pembagian peran ini tentu akan membantu dalam perencanaan proyek dan penyusunan tim.
Setiap proyek yang sedang dijalankan pun bisa dimonitor secara real-time karena terdapat modul Performance Management yang di dalamnya sudah dilengkapi dengan fitur Goals & KPI.
Selain itu, tiap modul di dalam Software HRIS LinovHR sudah dilengkapi dengan fitur Report yang mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan analisis data yang akurat.
Dengan LinovHR, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia mereka, menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan produktif.
Jadikan LinovHR mitra strategis Anda dalam mencapai kesuksesan manajemen sumber daya manusia. Segera tingkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda dengan LinovHR!
