Perjalanan dinas pasti tak asing di telinga karyawan atau perusahaan yang mempunyai banyak client.
Seorang karyawan yang melakukan perjalanan dinas mempunyai tanggung jawab untuk memenuhi tugasnya, bukan sekedar jalan-jalan.
Namun, apa yang dimaksud dengan perjalanan dinas? Kira-kira bagaimana pemrosesan biaya perjalanan dinas? Simak ulasan di bawah ini!
Apa itu Perjalanan Dinas?
Sederhananya, perjalanan dinas adalah perjalanan untuk kepentingan bisnis perusahaan ke tempat tertentu dan memiliki batas waktu.
Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dari perjalanan biasa. Jika perjalanan biasa ditentukan oleh seorang individu, maka perjalanan dinas ditentukan oleh perusahaan berikut rute dan tempatnya.
Keluarga si karyawan juga tidak boleh ikut karena perjalanan dinas bersifat resmi untuk meningkatkan kualitas.
Dikhawatirkan karyawan justru tidak fokus ketika anggota keluarganya ikut sehingga kinerja menjadi kurang efektif.
Baca Juga: Mudah Mengajukan dan Mengelola Cuti Online dengan Software HRD
Ketentuan Perjalanan Dinas di Perusahaan
Rute keberangkatan karyawan ditentukan oleh HRD. Beberapa diantaranya ada perusahaan yang mengutus ke luar negeri.
Masing-masing rute memiliki masa berlaku tergantung beberapa hal tertentu seperti target budgeting marketing, kerjasama dengan klien, dan lain sebagainya.
Perusahaan yang mengutus karyawan untuk melakukan perjalanan dinas pun membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan, termasuk biaya transportasi, penginapan, makan, dan lainnya. Namun, metode pembayarannya cukup beragam.
Saat menentukan biaya, HRD akan menentukan daftar yang berlaku untuk tiap-tiap perjalanan serta menentukan jumlah yang diterima karyawan dan metode pembayarannya.
Karyawan akan jumlah biaya yang berbeda-beda, biasanya tergantung client yang dihadapi dan rute perjalananya.
Pada umumnya perusahaan menggunakan beberapa metode pembayaran perjalanan dinas seperti berikut:
- Cash Advance dimana perusahaan membayarkan semua biaya perjalanan dinas di awal sebelum perjalanan.
- Booked by Company, karyawan tidak perlu membeli tiket atau booking penginapan. Karena semua kebutuhan dibiayai dan dipesankan oleh perusahaan. Biasanya karyawan hanya dapat informasi reservasi atau tiket.
- Reimburse, merupakan metode pembayaran perjalanan dinas paling umum. Karyawan yang melakukan perjalanan dinas membayar terlebih dahulu keperluan perjalanan dinas, baru kemudian perusahaan akan mengganti biaya yang sudah dikeluarkan karyawan.
Baca Juga: Succession Management Software LinovHR Solusi Atur Sucession dalam Perusahaan
Rincian Biaya Perjalanan Dinas
Berikut adalah contoh rincian biaya perjalanan dinas seorang karyawan.
Nama Karyawan: John Doe
Departemen: Human Resource Department
Tujuan Perjalanan: Konferensi HR Internasional
Tanggal Perjalanan: 10-12 Agustus 2023
Rincian Biaya
Tiket Pesawat:
Penerbangan PP (Ekonomi): Rp 2.500.000
Bagasi tambahan: Rp 200.000
Total Tiket Pesawat: Rp 2.700.000
Akomodasi Hotel:
Hotel XYZ (2 malam x Rp 800.000/malam): Rp 1.600.000
Transportasi Lokal:
Taksi bandara: Rp 150.000
Transportasi dalam kota: Rp 300.000
Total Transportasi Lokal: Rp 450.000
Makanan dan Minuman:
Uang makan (3 hari x Rp 250.000/hari): Rp 750.000
Uang minum (3 hari x Rp 50.000/hari): Rp 150.000
Total Makanan dan Minuman: Rp 900.000
Registrasi Konferensi:
Biaya pendaftaran: Rp 1.000.000
Lain-lain:
Internet dan telepon: Rp 100.000
Tips dan pengeluaran kecil: Rp 200.000
Total Lain-lain: Rp 300.000
Total Biaya Perjalanan: Rp 7.950.000
Baca Juga: 15 Contoh Surat Dinas Resmi yang Benar dan Jenis-Jenisnya
Memproses Biaya Perjalanan Dinas dengan Aplikasi Reimbursement dari LinovHR
Proses reimburse bagi sebagian karyawan cukup merepotkan dan berbelit. Namun, dengan aplikasi reimbursement dari LinovHR semua bisa lebih mudah.
Proses diawali saat karyawan mendapat instruksi untuk melakukan perjalanan dinas dengan mengisi formulir travel request.
Selanjutnya HRD akan mengumpulkan semua formulir travel request untuk dicatat menjadi daftar travel request.
Kemudian, pihak yang berwenang seperti manajer HRD akan melakukan approval atas semua request yang masuk. Beberapa data yang dibutuhkan saat pengisian formulir adalah:
- Nama karyawan yang mengajukan reimburse.
- Rute perjalanan dinas yang akan ditempuh.
- Client yang menjadi tujuan perjalanan dinas.
- Project yang menjadi tujuan perjalanan dinas.
- Tanggal keberangkatan dan pulang
- Detail dari perjalanan dinas
Setelah mengisi formulir travel request, data akan masuk kedalam sistem aplikasi reimbursement yang kemudian akan diproses pembayarannya.
Pembayaran biaya perjalanan dinas melalui reimbursement harus mendapatkan persetujuan dari HR Specialist atau HR Manager.
Proses ini diawali dengan melakukan cut off per tanggal yang telah ditentukan dan menghasilkan daftar reimburse payment.
Baca Juga: Pembayaran Gaji Cashless dengan Software Payroll
Proses cut off sangat fleksibel. Jadi, tanggal yang dimasukkan bebas kapan saja sesuai dengan kebutuhan aturan perusahaan. Sehingga proses pembayaran pada travel request payment tidak selalu bersamaan dengan payroll.
Hasil cut off adalah data yang belum pernah diproses sehingga data tidak dapat diproses lebih dari sekali.
Jika terdapat kesalahan dalam data, maka HR Specialist dapat melakukan rollback atas proses cut off yang telah dilakukan.
Data yang dibutuhkan saat proses reimburse biaya perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
- Tanggal awal dan akhir cut off
- Client tujuan perjalanan dinas khusus pembayaran berdasarkan client tertentu,
- Project tujuan perjalanan dinas ketika pembayaran dibagi berdasarkan project
Setelah proses di atas, bagian account payable akan mengirimkan pembayaran kepada karyawan. Account payable juga akan mengirimkan daftar karyawan yang telah dibayarkan kepada HRD untuk melakukan pemantauan dengan muda.
Cepat dan praktis, bukan? Aplikasi reimbursement dari LinovHR dapat mempermudah kinerja HRD dalam memproses reimbursement untuk biaya perjalanan dinas.
LinovHR juga memiliki software payroll yang dapat mendukung pengelolaan kompensasi karyawan. Mulai dari penghitungan gaji otomatis dan juga pemberian slip gaji elektronik.
Bayangkan berapa banyak waktu yang bisa dihemat HRD berkat adanya aplikasi reimbursement dan payroll dari LinovHR!
