Surat permohonan adalah sebuah dokumen yang formal bentuknya dan digunakan untuk mengajukan suatu kebutuhan atau kepentingan tertentu.
Surat ini bisa berisikan suatu permintaan akan sesuatu, cuti, bahkan izin dari pihak lain. Berikut ulasan berbagai cara dan juga contoh surat permohonan yang dapat Anda gunakan atau jadikan pedoman ketika hendak menulis surat permohonan.
Apa Itu Surat Permohonan?
Surat permohonan adalah jenis surat yang digunakan seseorang atau suatu lembaga untuk meminta atau mengajukan suatu permohonan kepada pihak lain.
Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk meminta izin, bantuan, persetujuan, atau hal lainnya kepada penerima surat.
Surat permohonan biasanya harus disusun secara sopan dan jelas, mencakup informasi yang relevan mengenai apa yang dimohonkan, alasan mengapa permohonan tersebut diajukan, serta kontak informasi pemohon agar penerima surat dapat meresponsnya dengan mudah.
Format Surat Permohonan
Dengan adanya surat permohonanan, dokumen ini akan menjadi bukti bahwa suatu kegiatan memang dilakukan dengan resmi dan atas izin dari pihak yang bersangkutan.
Untuk menulis surat permohonan, Anda wajib menulisnya berdasarkan susunan yang tepat. Berikut ini adalah format yang perlu untuk diperhatikan dan juga diikuti:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan sebuah keharusan bila Anda hendak menulis surat resmi karena bagian ini menyampaikan informasi mengenai instansi pengirim kepada pihak penerima.
2. Nomor Surat
Nomor surat ini berfungsi sebagai bukti dokumen serta pengarsipan.
3. Tempat dan tanggal surat dibuat
Meskipun terkesan sederhana, tempat dan tanggal surat ditulis ini cukup penting untuk disisipkan bagi pengirim agar pihak penerima tahu bahwa surat ini masih relevan atau tidak.
4. Perihal
Bagian ini diisi dengan inti pokok dari surat yang ditulis.
5. Isi
Seperti surat pada umumnya, bagian isi terdiri dari tiga bagian, yaitu:
6. Pembuka
Pada bagian pembuka, diisi dengan kata salam dan juga perkenalan dari pihak pengirim.
7. Isi
Bagian ini berisikan tujuan utama yang ingin disampaikan dengan catatan, harus menggunakan kalimat yang formal.
8. Penutup
Bagian terakhir dari isi adalah bagian penutup yang berisikan kalimat penutup, harapan dan juga ucapan terima kasih.
9. Nama dan Tanda Tangan di atas materai
Karena surat permohonan ini sifatnya formal, maka penting bagi Anda untuk menuliskan nama dan juga tanda tangan di atas materai.
10. Lampiran
Bagian ini tidak wajib, sehingga tidak perlu dilengkapi bila memang tidak ada dokumen lain yang harus disertai.
Baca Juga: Panduan Cara Membuat CV Online Menarik dan Mudah Dibuat!
Cara Membuat Surat Permohonan
Secara sederhana, berikut langkah-langkah dalam membuat surat permohonan:
- Gunakan format surat resmi dengan kop surat (jika ada) yang mencantumkan alamat, nomor telepon, dan logo (jika relevan) organisasi atau perusahaan Anda.
- Atur tata letak surat dengan benar, termasuk tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
- Tulis nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda di bagian atas surat.
- Jika Anda menulis surat atas nama sebuah organisasi atau perusahaan, tuliskan nama organisasi tersebut di atas nama Anda.
- Tuliskan tanggal saat Anda menulis surat di sebelah kanan atas.
- Tuliskan nama dan alamat lengkap penerima surat di bawah tanggal.
- Jika Anda tahu nama orang yang akan menerima surat, sebaiknya tuliskan nama lengkapnya.
- Gunakan salam yang sesuai (contoh: “Yth. [Nama Penerima Surat],”).
- Jelaskan tujuan surat permohonan Anda dengan jelas dan singkat di awal surat.
- Ungkapkan alasannya dengan rinci. Jelaskan mengapa Anda membutuhkan atau mengapa Anda memohon sesuatu.
- Berikan argumen atau bukti pendukung yang memperkuat permohonan Anda, seperti prestasi, kebutuhan, atau alasan yang relevan.
- Jika ada informasi tambahan yang perlu disertakan, cantumkan dengan jelas dan singkat.
Daftar Contoh Surat Permohonan untuk Berbagai Keperluan
Berikut ini adalah beberapa contoh berbagai surat permohonan untuk macam-macam keperluan, mulai dari contoh surat permohonan bantuan, contoh surat permohonan kerja, surat permohonan cuti hingga surat permohonan kerjasama.
1. Contoh Surat Permohonan untuk Cuti
Seperti namanya itu sendiri, surat ini ditulis untuk mengajukan izin untuk mendapatkan cuti yang memang sudah dijatahkan kepada setiap karyawan per-tahunnya. Berikut ini adalah contoh surat permohonan untuk mendapatkan hak cuti.
Jakarta, 8 Mei 2021
Kepada Yth,
Bpk/Ibu [Nama yang dituju]
Hal : Surat Izin Cuti Kerja
Di Tempat
Dengan Hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : [Nama Anda]
Alamat : [Alamat Anda
No HP : [Nomor telepon Anda]
Jabatan : [Jabatan yang Anda miliki]
Dengan surat ini saya bermaksud untuk mengajukan cuti kerja selama [Banyak hari cuti yang diminta], Dikarenakan [Berikan alasan mengapa Anda membutuhkan cuti].
Demikian surat permohonan cuti ini saya buat dengan sebagaimana mestinya. Atas perhatiannya,
Saya ucapkan terimakasih.
Hormat Saya,
(Nama Anda)
2. Contoh Surat Permohonan Bantuan
Surat permohonan bantuan adalah surat yang ditujukan kepada suatu pihak untuk meminta bantuan akan suatu hal.
Permohonan ini pun bisa mengenai berbagai hal contohnya seperti permohonan untuk keringanan biaya, bantuan biaya sekolah, bantuan sponsor dan yang lainnya. Berikut ini adalah contoh surat permohonan bantuan untuk bantuan sarana:
[KOP SURAT]
Jakarta, 19 Januari 2021
Nomor :123/45/ABC/JKL/iV/2021
Lampiran : 1 berkas
Perihal : Permohonan [Bantuan yang dibutuhkan]
Kepada
Yth. [Pihak yang dituju]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [suatu kejadian yang membuat surat ini dibuat]. Salah satu faktornya adalah [hal yang diakibatkan oleh kejadian tersebut].
Karena hal inilah, surat permohonan untuk bantuan kami buat untuk kemudian menjadi perhatian [pihak yang dituju] agar dapat memberikan bantuan [bentuk bantuan yang dibutuhkan].
Sebagai bahan pertimbangan, tidak lupa juga kami lampirkan beberapa dokumen yang sekiranya dibutuhkan yaitu:
- [Sebutkan lampiran-lampiran yang disertakan]
Demikian surat ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan juga bantuan dari Bapak/Ibu kami ucapkan banyak terima kasih.
Hormat Kami
[Nama kepala instansi yang meminta bantuan]
(jabatan)
Baca Juga: Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Benar
3. Contoh Surat Permohonan Kerja
Surat permohonan kerja sama saja seperti surat lamaran kerja dimana pelamar kerja menyatakan ingin untuk bekerja di perusahaan pihak yang dituju.
Menulis surat permohonan yang satu ini sangat amat diharuskan memperhatikan format penulisan dan juga kejelasan dalam penulisan sehingga surat yang Anda lampirkan memiliki daya tarik tersendiri bagi perusahaan.
Berikut ini adalah contoh surat permohonan kerja yang baik dan benar:
Jakarta, 6 April 2021
Hal: lamaran pekerjaan
Kepada
HRD Manager [nama perusahaan]
[alamat perusahaan]
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi lowongan pekerjaan dari [sumber yang menyatakan bahwa perusahaan tersebut membuka lowongan] [nama perusahaan dengan posisi [nama posisi], dengan ini saya bermaksud mengajukan lamaran pekerjaan dengan posisi tersebut. Berikut data pribadi saya:
Nama : [Nama]
Tempat/Tanggal Lahir : [Tempat tanggal lahir Anda]
Alamat : [Alamat Anda]
Pendidikan Terakhir : [Pendidikan terakhir Anda]
Telepon : [Nomor telepon Anda]
Email : [Alamat email yang aktif]
Saya memiliki keahlian dalam [sebutkan kelebihan dan keahlian Anda yang relevan dengan posisi yang dilamar]
Berikut dokumen yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan:
- [Sebutkan lampiran-lampiran yang disertai dengan surat permohonan]
Demikianlah surat permohonan ini yang saya tujukan untuk perusahaan Anda.
Saya sangat berharap untuk diberi kesempatan bertemu langsung dengan Anda untuk menjelaskan secara detail potensi yang saya miliki. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengirim]
4. Contoh Surat Permohonan Kerjasama antar Perusahaan
Surat permohonan kerjasama ini dituliskan dengan tujuan untuk memberikan suatu penawaran menarik atau permohonan untuk suatu perusahaan berkenan melakukan kerja sama dalam suatu hal.
Berikut ini contoh surat permohonan kerjasama antar perusahaan:
[KOP SURAT INSTANSI PENGIRIM]
Jakarta, 15 Oktober 2020
Kepada Yth,
Pimpinan PT. [Nama Perusahaan]
[Alamat perusahaan yang dituju]
Hal : Permohonan Kerjasama
Lampiran : 1 (satu) buah
Dengan hormat,
Saat ini, perusahaan kami baru saja mulai bergerak di bidang [Jelaskan bidang yang perusahaan Anda lakukan]. Selama beberapa waktu kebelakang, [jelaskan kesulitan yang membuat Anda membutuhkan kerjasama dengan perusahaan yang dituju].
Oleh karena itu, kami bermaksud untuk mengajukan permohonan kerjasama dengan PT. [Nama perusahaan yang dituju] untuk menjalin kerjasama untuk melancarkan bisnis yang kami bidangi. Bentuk kerjasama akan dijelaskan dengan lebih lanjut jika [Nama perusahaan yang dituju] tertarik dengan permohonan kerjasama ini.
Demikian surat permohonan kerjasama ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang Anda berikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Nama Pengirim Surat]
5. Contoh Surat Permohonan untuk Beasiswa
Surat permohonan juga bisa digunakan untuk mengajukan beasiswa. Berikut contohnya:
[Alamat Anda]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal]
[Nama Pemberi Beasiswa]
[Alamat Pemberi Beasiswa]
[Kota, Kode Pos]
Perihal: Permohonan Dana Beasiswa
Yth. [Nama Pemberi Beasiswa],
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda]
Nomor Induk Mahasiswa/Siswa: [NIM/NSM Anda (jika ada)]
Jurusan/Sekolah: [Jurusan/Sekolah Anda]
Alamat: [Alamat Anda]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Anda]
Alamat Email: [Alamat Email Anda]
Dengan ini mengajukan permohonan dana beasiswa kepada [Nama Pemberi Beasiswa] untuk mendukung pendidikan saya di [Nama Universitas/Sekolah] pada program [Nama Program Studi] selama tahun akademik [Tahun Akademik].
Saya sangat berkomitmen untuk mencapai prestasi akademik yang tinggi dan mengambil peran aktif dalam kegiatan ekstrakurikuler.
Namun, saya menghadapi tantangan finansial yang signifikan yang menghambat kemampuan saya untuk membiayai pendidikan saya sendiri.
Saya telah mencapai prestasi akademik yang memuaskan selama kuliah/siswa dan telah terlibat dalam berbagai kegiatan sosial dan relawan di komunitas saya.
Saya juga memiliki impian untuk [sebutkan impian, misalnya: “mengembangkan teknologi yang dapat meningkatkan akses air bersih di daerah pedesaan”].
Saya sangat tertarik dengan [nama beasiswa] yang Anda tawarkan dan percaya bahwa beasiswa ini akan membantu saya mencapai potensi penuh saya di bidang [sebutkan bidang studi].
Dengan dukungan finansial ini, saya akan dapat berkonsentrasi sepenuhnya pada studi saya dan meraih prestasi yang lebih tinggi.
Saya dengan tulus memohon agar Anda dapat mempertimbangkan permohonan saya. Saya siap untuk memberikan informasi tambahan yang mungkin Anda butuhkan dan bersedia mengikuti proses seleksi yang Anda tetapkan.
Terlampir, saya sertakan:
- Salinan transkrip nilai terbaru saya.
- Surat rekomendasi dari [sebutkan pihak yang memberikan rekomendasi, jika ada].
- [Dokumen pendukung lainnya, jika ada].
Saya sangat berharap untuk mendengar kabar baik dari Anda dan bersedia untuk mengikuti proses seleksi yang telah ditetapkan. Terima kasih atas perhatian Anda terhadap permohonan saya.
Hormat saya,
[Tanda tangan Anda (jika surat cetak)]
[Nama Lengkap Anda]
Kesimpulan
Demikianlah contoh surat permohonan dari berbagai jenis. Surat permohonan merupakan salah satu surat yang memiliki banyak manfaatnya tergantung dengan kebutuhan setiap pribadi.
Namun, perlu diingat juga bahwa penulisan surat permohonan harus diperhatikan segala aspeknya agar pesan yang disampaikan pun akan lebih mudah untuk dimengerti dan diterima.
