Surat penawaran barang adalah surat yang berfungsi sebagai perantara untuk bekerja sama dengan pihak lain. Surat ini dibuat ketika ada permintaan penawaran dari calon konsumen.
Umumnya, isi surat ini mencakup penjelasan tentang produk yang ditawarkan serta rincian harga.
Selain sebagai bentuk proposal kerjasama, surat ini mempunyai fungsi lain yang tidak kalah pentingnya. Mulai dari meningkatkan pemasaran, menjadi wahana periklanan, hingga dapat membantu memperluas jaringan penjualan.
Untuk membentuk surat penawaran barang yang baik seperti apa ya? Apakah terdapat perbedaan dengan surat lainnya? Mari kita cari tahu jawabannya bersama.
Fungsi Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang memiliki beberapa fungsi yang penting dalam konteks bisnis. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama surat penawaran barang:
- Menjelaskan penawaran secara rinci
- Menggambarkan harga dan biaya terkait
- Meningkatkan kepercayaan dan keprofesionalan
- Memulai proses negosiasi
- Mendorong tindakan pembelian
Tujuan Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang memiliki beberapa tujuan yang penting.
Pertama, surat tersebut bertujuan untuk memberikan informasi yang lengkap tentang produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk spesifikasi, fitur, dan manfaatnya.
Kedua, surat penawaran barang juga mencantumkan harga dan rincian biaya yang terkait, sehingga penerima dapat mempertimbangkan dengan tepat sesuai dengan anggaran mereka.
Selain itu, surat penawaran barang bertujuan untuk membangun hubungan bisnis yang baik dengan penerima, menunjukkan profesionalisme dan kepercayaan dalam memberikan produk atau layanan yang berkualitas.
Terakhir, tujuan utama surat penawaran barang adalah untuk mendorong tindakan positif dari penerima, seperti menyetujui penawaran, melakukan pembelian, atau memulai negosiasi lebih lanjut, sehingga tercipta kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Baca Juga:ย Apa Itu Quotation? Pengertian, Manfaat dan Contoh Quotation
Komponen Surat Penawaran Barang
Tentunya surat penawaran barang agak sedikit berbeda dengan surat lainnya. Walaupun kurang lebihnya sama, namun ada yang membedakan, yaitu:
- Kop Surat: Kop surat terletak di bagian atas yang terdiri dari nama, alamat lengkap, email, dan kontak perusahaan.
- Kepala Surat: Berisikan nomor, tanggal, lampiran, perihal, dan tujuan surat
- Pembuka Surat: Pembuka surat menjelaskan secara singkat mengenai pemberitahuan atau balasan dari surat permintaan yang telah diterima terkait produk yang ditawarkan.
- Isi Surat: Inti dari surat penawaran. Bagian ini berisi penjelasan secara detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan sesuai dengan keadaan yang ada seperti harga, kualitas, pembayaran, dan cara pengiriman suatu barang maupun jasa. Isi dalam surat yang jelas dan detail akan meyakinkan konsumen terkait produk yang ditawarkan.
- Penutup Surat: Bagian akhir dari surat penawaran yang berisi harapan maupun himbauan dari pihak distributor maupun supplier kepada calon konsumen agar dengan segera menyetujui untuk menjalin kerjasama dan untuk lebih menyakinkan, lampirkan dokumen pelengkap sebagai pendukung surat penawaran yang diajukan.
Baca Juga: Contoh-contoh Surat Kuasa yang Paling Sering Digunakan
Cara Membuat Surat Penawaran Barang
Dengan susunan surat di atas, terdapat cara membuat yang dapat membantu Anda menulis dengan benar. Jika Anda masih bingung bagaimana cara membuat surat penawaran barang yang benar, berikut langkah-langkahnya.
-
Memberikan Identitas Perusahaan dan Penawar
Pastikan untuk memberikan identitas jelas tentang perusahaan dan penawaran seperti nama, alamat lengkap dan profil singkat.
Hal ini bertujuan untuk memudahkan penawar mengenali perusahaan Anda. Pastinya penawar akan memastikan bahwa perusahaan Anda jelas.
-
Menyematkan Merk Barang atau Jasa
Merk produk merupakan branding sekaligus daya jual yang pertama kali dilihat oleh konsumen. Tentunya sebelum memilih untuk kerja sama, pastinya hal ini akan dipikirkan terlebih dahulu.
Oleh karena itu, penting untuk membentuk merk produk yang unik, eye catching, dan mencerminkan perusahaan Anda.
-
Mencantumkan Jumlah Stok Barang
Sebaiknya untuk selalu mencantumkan ketersediaan barang agar para konsumen juga dapat mengetahui barang yang dibutuhkan untuk keperluannya.
Kalaupun dalam bentuk banyak ataupun memang made by order, Anda juga dapat mencantumkan berapa lama untuk memesan.
-
Menjaga Kualitas Produk yang Ditawarkan
Pastikan memberikan kualitas yang terbaik agar calon konsumen tidak kapok bekerja sama dengan Anda. Jangan asal karena murah sehingga kualitas yang diberikan juga murahan!
Selalu berikan yang terbaik, karena konsumen adalah raja dan pelaku utama marketing mouth-to-mouth lebih efektif daripada konsep marketing lainnya.
-
Menentukan Harga yang Ditawarkan
Harga yang ditawarkan juga tentunya harus kompetitif dengan para pesaing. Jangan terlalu mahal namun juga jangan terlalu murah.
Jika harga yang diberikan terlalu mahal, takutnya calon konsumen kabur dan pindah ke perusahaan lain, ataupun juga kalau terlalu murah malah bisa dicurigai konsumen karena kualitasnya.
Jika ada yang berniat mengambil dalam jumlah banyak, Anda dapat menawarkan harga khusus sebagai penawaran awal.
-
Menyertakan Syarat untuk Pembayaran
Pihak perusahaan wajib menyertakan syarat khusus bagi calon konsumen dalam pembayarannya, karena tidak semua calon konsumen membayar lunas barang yang dibelinya.
Ketentuan khusus tersebut meliputi jumlah awal, biaya setiap angsuran, jumlah angsuran per tahun, pembayaran langsung atau tunai, dll.
-
Cara Pengiriman Produk
Distributor juga disarankan untuk memikirkan cara pengiriman suatu produk, karena setiap konsumen yang membeli suatu produk pasti menginginkan barang yang telah dibelinya sampai dengan selamat.
Oleh karena itu, distributor bertanggung jawab untuk memilih metode pengiriman yang baik dan aman serta mencantumkannya dalam surat penawaran.
Hal ini dilakukan agar konsumen aman dan mengetahui detail cara mengemas dan mengirimkan produk yang dibelinya.
Baca Juga:ย Contoh Surat Permintaan Penawaran
Contoh Surat Penawaran Barang
Berikut contoh surat penawaran barang yang dapat Anda jadikan referensi sebagai pembentukan surat.
1. Contoh Surat Penawaran Barang yang Benar
2. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik
Berikut ini contoh surat penawaran barang untuk produk elektronik yang dapat ditiru:
3. Contoh Surat Penawaran Barang Furniture
Jika perusahaan Anda menjual barang furniture dan hendak menawarkannya ke perusahaan lain, Anda bisa membuat surat penawaran barang furniture seperti contoh di bawah ini.
4. Contoh Surat Penawaran Barang dalam Bahasa Inggris
Apabila perusahaan yang Anda tuju merupakan perusahaan internasional, surat penawaran barang yang dibuat harus dalam bahasa Inggris.
Maka dari itu, inilah contoh surat penawaran barang dalam bahasa Inggris yang dapat Anda tiru:
PT MEKAR RAYA SENTOSA
Tebet, South Jakarta, Indonesia
________________________________________________
June 22nd, 2022
Number : 70/05/V/2022
Subject : Sales letter
Attachment : 1 sheet of PT Mekar Raya Sentosa brochure
To,
PT Spark Global International
Kuningan, South Jakarta
Dear Sir/Madam,
Allow us to introduce ourselves as PT. Mekar Raya Sentosa, a computer equipment and supplies distributor for businesses.
We have heard that PT Spark Global International is now experiencing such rapid growth that you will be opening a new office in Tangerang to expand your operations.
Therefore, we offer ourselves to be your office equipment distributor for your new office. We are ready to assist you with the purchase, delivery, supply, and installation of office equipment.
You should not be concerned about our services because we have a solid reputation. Our clients are always pleased with our services. We can ensure you that we never compromise on our quality standards.
For more details, please contact us at +6281380099009. If needed, we are ready to come to give further presentations.
Thank you for giving your valuable time. We hope to establish a mutually beneficial cooperation with your company.ย
Regards,
PT Mekar Raya Sentosa
Gilang
Marketing Manager
Surat penawaran barang sangat penting apalagi jika Anda perusahaan yang bergerak dalam distributor barang ataupun jasa.
Hal ini tentunya menjadi dasar dalam kerjasama antar perusahaan dengan pelanggan atau perusahaan lainnya. Semoga beberapa langkah di atas dapat membantu!
