Dalam menjalankan sebuah bisnis maupun bekerja sama dengan pihak lain, surat menyurat adalah hal yang umum untuk dilakukan.
Seperti halnya pembeli yang ingin membeli suatu barang kepada penjual atau penyuplai, diperlukan juga sebuah surat yang bernama surat permintaan penawaran.
Untuk lebih memahami surat satu ini dengan baik dan benar, Anda perlu untuk menyimak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Pengertian Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang memuat informasi khusus yang berhubungan dengan barang dan jasa. Biasanya surat ini ditulis oleh calon pembeli untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan barang-barang yang akan dibeli nantinya.
Informasi yang tertera adalah informasi-informasi umum seperti, harga, jumlah stok barang, kualitas, cara pembayaran, diskon, perawatan, dan informasi sejenis lainnya.
Selain melalui surat permintaan dan penawaran ini, pembeli juga bisa mengetahui informasi seputar barang yang akan dibeli melalui katalog atau surat permintaan daftar harga. Namun secara keseluruhan fungsi keduanya tetap sama yaitu untuk mengetahui informasi seputar barang dari penjual.
Baca juga: Apa Itu Surat Penawaran Harga? Cari Tau Pengertian dan Fungsinya Disini
Perbedaan Surat Permintaan Penawaran dengan Surat Penawaran
Mungkin akan sedikit rancu antara Surat Permintaan Penawaran dengan Surat Penawaran. Namun, jika dilihat secara fungsinya kedua surat tersebut memiliki perbedaan cukup signifikan.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, Surat Permintaan Penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual atau supplier untuk mengetahui informasi seputar barang yang akan dibeli nantinya.
Sedangkan Surat Penawaran adalah surat yang umumnya dibuat oleh penjual untuk menjawab Surat Permintaan Penawaran. Selain untuk menjawab, surat penawaran juga berguna sebagai sarana promosi produk yang mereka punya dan menarik pembeli yang sudah menjadi target penjualannya.
Secara sederhana, surat penawaran dibuat oleh penjual untuk pembeli, sedangkan surat permintaan penawaran dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual.
Format Surat Permintaan Penawaran
Setiap surat yang dibuat, tentunya memiliki format tersendiri yang membedakannya dengan surat-surat lainnya.
Berikut ini format dari surat permintaan penawaran yang baik dan benar:
- Kop Surat, berisi informasi mengenai perusahaan seperti, logo perusahaan, alamat, contact person (no telp, email, website, sosial media, dll).
- Kepala Surat, berisi tanggal terbit surat, nomor surat, lampiran dan alamat tujuan.
- Kata Sambutan, berisi kata pembuka sebelum menyatakan isi surat.
- Isi Surat, berisi tujuan atau esensi dari surat permintaan dan penawaran dibuat, yang umumnya ditujukan untuk mendapatkan informasi terhadap barang yang akan dibeli.
- Penutup Surat, berisi kalimat penutup dan harapan untuk melakukan hubungan kerja sama dengan penjual.
- Pengirim, berisi nama pengirim surat, tanda tangan, dan juga cap.
Baca Juga: Apa Itu Quotation? Pengertian, Manfaat dan Contoh Quotation
Contoh Surat Permintaan Penawaran
Contoh Surat Permintaan Penawaran 1
Nomor : 007 / PPBAA / AU / II / 2022
Perihal : Meminta Daftar Harga
Jakarta, 17 Februari 2022
Yang Terhormat,
Manajer Marketing
Jaya Makmur Sentosa
Jl. Mayang Sari III, Jakarta Timur
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari sosial media PT. Jaya Makmur Sentosa, kami tertarik untuk melakukan pembelian terhadap produk yang Anda sediakan.
Maka atas hal tersebut, kami menginginkan daftar harga furnitur dan juga kitchen set yang Anda punya, beserta cara pembelian dan sistem pembayaran yang bisa digunakan. Kami berharap daftar harga tersebut bisa dikirimkan paling lambat pada tanggal 25 Februari 2022 ke alamat kami yang berada di Jl. Gatot Subroto No.15, Jakarta Selatan.
Demikianlah surat ini kami buat. Kami berharap dapat terjalin hubungan dan kerja sama yang baik antara kedua belah pihak. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Hormat kami,
Roni Dozer
CEO
Contoh Surat Permintaan Penawaran 2
INDO MAKMUR INDONESIA
Jl. Damarbakti No. 129 Telp / Fax (0251) 221232
Jakarta, 17 Februari 2022
Nomor : 1111 / 21 / B2B / IX / 2022
Lampiran : –
Perihal : Permintaan Pasokan Barang
Yth. PD. Sumber Jati Indonesia
Jl. Gunung Batu No. 10, Bogor
Di Tempat
Salam hormat,
Sehubungan dengan adanya ekspansi dan juga pembukaan cabang baru dalam bisnis, kami sedang membutuhkan berbagai macam furnitur yang berguna untuk keperluan kantor baru tersebut.
Berdasarkan informasi yang kami dapatkan, PD. Sumber Jati Indonesia membuat beragam furnitur baik itu untuk keperluan rumah tangga hingga kantor dengan kualitas yang paling baik di Indonesia. Bersamaan dengan surat ini, kami bermaksud untuk meminta daftar harga dan juga gambar dari furnitur yang Anda buat untuk keperluan kantor baru kami.
Kami meminta Anda untuk memberikan informasi seputar:
- Cara pembayaran
- Ketentuan pengiriman
- Jumlah stok
- Sampel Kargo
Demikianlah surat ini kami buat, atas perhatian dan juga waktunya kami ucapkan terima kasih.
Salam,
Wulan Sunday
Pengelola
Baca juga: Ini Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Benar dan Contohnya
Demikianlah pembahasan mengenai surat permintaan penawaran mulai dari pengertian, format surat, hingga contohnya.
Dapat disimpulkan bahwa surat permintaan penawaran adalah surat yang umumnya dibuat oleh calon pembeli yang nantinya akan diberikan kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan informasi penting seputar barang-barang yang nantinya akan dibeli oleh calon pembeli.
Sedangkan surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual atau supplier untuk menjawab surat permintaan dan penawaran. Selain itu, surat penawaran juga digunakan oleh penjual untuk melakukan promosi dan menarik minat calon pembeli yang sebelumnya sudah ditargetkan oleh penjual.
Perlu diingat bahwa tujuan dari surat permintaan dan penawaran yaitu untuk memberikan gambaran kepada pembeli sebelum melakukan pembelian terhadap produk yang dijual oleh penjual.
Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk memberikan informasi yang cukup kepada penjual untuk mengetahui kebutuhan dan juga keinginan dari calon pembelinya.
Semoga setelah membaca artikel ini, Anda memiliki pengetahuan mendalam mengenai surat permintaan penawaran dan perbedaannya dengan surat penawaran.
Semoga bermanfaat!
