Perusahaan dalam skala besar baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang umumnya memiliki beberapa kantor cabang yang berada di bawah kantor pusat. Kantor ini berdiri di wilayah atau daerah lain di luar kantor pusat untuk mendukung operasional lebih baik.
Seperti kantor pada umumnya, kantor pusat berfungsi untuk mengatur jalannya bisnis serta mengawasi proses bisnis di kantor cabang. Sedangkan untuk kantor cabang berfungsi sebagai kepanjangan tangan atau saluran dari kantor pusat untuk wilayah di setiap kantor beroperasi.
Perusahaan yang mempunyai banyak kantor terkadang mengalami berbagai kesulitan dalam mengelola operasional. Hal ini bisa disebabkan berbagai faktor, mulai dari jauhnya posisi kantor cabang dari kantor pusat hingga miskomunikasi ketika melakukan pengarahan.
Agar operasional kerja di dalam kantor cabang bisa tetap berjalan secara maksimal, simaklah tips di bawah ini untuk mengelola kantor cabang. Apa saja tips yang bisa dilakukan?
1. Memilih Pemimpin yang Tepat
Jika Anda memiliki cabang perusahaan yang menyebar di berbagai wilayah, pastinya Anda tidak akan terus bisa mengontrol dan mendatangi setiap kantor dalam satu waktu.
Agar operasional bisa tetap berjalan dengan lancar, pilihlah seorang pemimpin secara tepat yang bisa bertanggung jawab penuh terhadap kondisi dan juga situasi. Anda bisa mencari seseorang yang memiliki track record atau pengalaman kerja yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan.
2. Jangan Terfokus Pada Penjualan
Karena operasional cabang perusahaan merupakan tanggung jawab kantor pusat membuat beberapa cabang-cabang perusahan yang sudah berdiri hanya berfokus pada kesuksesan penjualan produk.
Padahal, masih banyak beberapa bidang pekerjaan yang harus diperhatikan seperti HRD, customer service, penyimpanan bahan baku (gudang), finance, dan masih banyak lagi.
Karena setiap bidang pekerjaan tersebut akan memudahkan proses bisnis walau hanya sebatas kantor cabang. Jadi, penjualan produk serta proses kerja di internal perusahaan akan tetap berjalan dengan stabil.
Baca Juga: Strategi Penjualan Jitu untuk Perusahaan Anda Ketika Pandemi
3. Buatlah Pembukuan Perusahaan
Arus kas dalam perusahaan merupakan hal yang penting untuk melancarkan proses bisnis. Untuk mengelola keuangan pada cabang perusahaan yang lebih efektif dan jelas, jangan lupa untuk membuat pembukuan kas perusahaan.
Pembukuan kas perusahaan ini nantinya akan mencatat berbagai kegiatan seperti pendapatan, pengeluaran, arus kas, persediaan bahan baku, dan catatan penting lainnya. Hal ini akan membuat keseimbangan keuangan di kantor cabang serta akan memudahkan pengusaha untuk melihat perkembangan bisnis.
4. Tidak Membedakan Penerapan Sistem
Penerapan sistem atau SOP di cabang perusahaan harus tetap sama dengan apa yang diterapkan di perusahaan pusat. Karena dengan menerapkan sistem yang sama di setiap kantor akan memudahkan dalam proses pengelolaan dan pengawasan.
Jadi sebelum membuka kantor ke beberapa wilayah, lebih baik Anda mematangkan dulu SOP yang diterapkan di kantor pusat. Selain itu, kualitas produk, kebersihan kantor, dan juga pelayanan kepada pelanggan juga harus dilakukan dengan baik agar tidak menurunkan kualitas perusahaan.
5. Membuat Strategi Promosi yang Terencana dan Sistematis
Perilaku konsumen pada setiap daerah pastinya berbeda-beda. Jadi sebelum membuka cabang perusahaan, ada baiknya Anda menganalisis perilaku konsumen di daerah yang akan dibangun kantor cabang.
Dengan cara ini tentu saja akan memudahkan Anda untuk menentukan strategi promosi penjualan yang sistematis dan relevan.
6. Melakukan Penilaian Pada Setiap Kantor Cabang
Sebagai pemilik usaha, Anda harus tetap mengontrol terhadap kinerja karyawan baik di kantor pusat maupun kantor cabang. Melalui penilaian tersebut, Anda bisa melihat grafik peningkatan kinerja dari setiap kantor. Jika terdapat kinerja yang menurun, Anda bisa segera membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkannya.
Mudahkan Pengelolaan Kantor Cabang dengan Modul Organizational Management dari LinovHR
Agar operasional dan pengelolaan kantor cabang bisa tetap terjaga, Anda perlu melakukan pengawasan pada setiap kantor di beberapa wilayah. Namun karena jarak yang cukup jauh antara kantor pusat dengan kantor cabang menjadi kendala beberapa pengusaha untuk melakukan pengecekkan kantor.
Tapi tenang saja, Anda masih bisa mengontrol dan mengelola kantor walau jaraknya yang terlampau sangat jauh dengan memanfaatkan Modul Organizational Management dari LinovHR.
Modul Organizational Management ini berfungsi sebagai mengelola informasi organisasi secara efektif baik di pusat maupun cabang. Selain itu, Anda bisa dengan mudah untuk melihat identitas perusahaan secara detail, struktur organisasi, lokasi, tingkat jabatan, hingga job description dari seluruh karyawan perusahaan.
Terdapat beberapa kemudahan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan modul ini, antara lain adalah:
- Menyusun dan menyimpan database seluruh lokasi perusahaan secara lengkap.
- Memudahkan Anda untuk mengelompokkan perusahaan berdasarkan lokasi dimana perusahaan sedang beroperasi.
- Memudahkan dalam pengadaan biaya perusahaan untuk melancarkan kegiatan bisnis melalui fitur Cost Center.
- Fitur Unit akan membantu Anda untuk mengelola seluruh informasi mengenai setiap unit kerja, posisi atau jabatan serta divisi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Tips di atas bisa diterapkan di kantor cabang perusahaan Anda agar proses dan pengembangnan bisnis bisa tetap berjalan dengan lancar. Melalui Modul Organizational Management, manajemen dan pengelolaan perusahaan baik pusat maupun cabang bisa dilakukan dengan mudah dan tentu saja akan menghemat biaya.
