Volunteer Time Off: Pengertian dan Manfaatnya bagi Karyawan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda terkait dengan cara meningkatkan kesehatan mental karyawan. Salah satu cara yang mulai dilirik adalah menerapkan volunteer time off. Istilah ini mungkin masih terdengar asing, namun metode satu ini sudah digunakan di beberapa perusahaan besar di dunia.

Metode ini adalah cara perusahaan untuk mendukung karyawan memanfaatkan waktu cuti berbayarnya dengan kegiatan sosial.

Penerapan voluntary time off juga memungkinkan perusahaan melakukan kegiatan CSR kepada masyarakat. Jika Anda ingin mengetahui lebih jauh mengenai apa itu volunteer time off, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas!

 

Mengenal Maksud Volunteer Time Off

Volunteer time off adalah salah satu bentuk cuti yang berbayar, di mana karyawan akan menggunakan waktu liburnya untuk menjadi relawan atau melakukan kegiatan sosial. Kegiatan ini bisa dilakukan di dalam maupun luar perusahaan.

Durasi Voluntary Time Off ini juga berbeda-beda tergantung dari regulasi yang diberlakukan perusahaan. Ada yang memberlakukan selama 8 jam (setara 1 hari kerja), ada juga yang memberlakukan cuti ini selama 16 jam (2 hari kerja). Namun ada juga yang memberikan hak sebebas-bebasnya.

Pemberlakukan kebijakan ini juga memberikan cara kepada perusahaan untuk mendukung NGO atau komunitas dengan lebih dari sekadar sumbangan uang.

 

Contoh Volunteer Time Off

Contoh dari volunteer time off adalah perusahaan yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan volunteer seperti menjadi sukarelawan di tempat penampungan, melakukan kegiatan sosial, membersihkan jalan raya atau membersihkan pantai, maupun bekerja di bank makanan.

Adapun beberapa contoh perusahaan yang menawarkan program voluntary time off kepada karyawannya, di antaranya adalah sebagai berikut.

 

1. Google

Pada tahun 2019, Google meluncurkan sebuah program yang dapat memungkinkan para karyawannya untuk melakukan pekerjaan pro bono untuk nirlaba selama enam bulan.

 

2. P&G

Pada tahun 2020, P&G Indonesia bersama dengan Save the Children Indonesia menggelar program employee volunteering yang memiliki tema “Indonesia Volunteers Community Impact”.

 

3. PT BNI

PT BNI memberikan kesempatan kepada seluruh pegawainya untuk menjadi volunteer. Tujuan dalam melakukan kegiatan ini adalah untuk meningkatkan work and life balance para karyawan. Serta untuk meningkatkan kepedulian serta tanggungjawab sosial terhadap lingkungan sekitar.

 

Baca Juga: Seperti Apa Itu Unlimited Time Off?

 

Keuntungan Menerapkan VTO di Perusahaan

Perusahan yang menerapkan volunteer time off kepada para karyawannya tentu akan memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.

 

1. Meningkatkan kesehatan mental

Volunteer time off dapat membantu dalam meningkatkan kesehatan mental, seperti  kesejahteraan fisik dan emosional bagi para karyawan.

Mengutip engagedly.com, mengacu pada sebuah penelitian, perusahaan yang menerapkan voluntary time off memiliki presentasi yang lebih besar dalam meningkatkan hati yang lebih bahagia dan tingkat stress yang lebih rendah bagi para karyawannya.

 

2. Dapat Memperoleh Keterampilan Baru

Dengan melakukan volunteer time off, para karyawan memiliki kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru di luar tempat kerja. Mereka juga bisa mendapatkan pengalaman langsung pada bidang yang berbeda.

 

3. Memberikan Arah pada Karyawan

Kebijakan cuti ini dapat memberikan arah serta tujuan kepada para karyawan. Serta dapat memungkinkan bagi mereka untuk melihat bagaimana upaya mereka dalam perbandingan kehidupan yang ada di masyarakat.

 

Cara Menerapkan VTO yang Tepat

Berikut adalah beberapa cara menerapkan volunteer time off yang perlu Anda ketahui.

 

1. Menentukan tujuan

Coba identifikasi apa tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan menerapkan kebijakan cuti ini.

 

2. Mendapatkan Dukungan Manajemen

Ketika perusahaan ingin menerapkan hal ini, pastikan mendapatkan dukungan dari seluruh manajemen tidak terkecuali karyawan. Dalam hal ini, pihak manajemen bisa menawarkan kepada karyawan mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan volunteer.

 

3. Membuat Pelacakan Waktu

Untuk melakukan volunteer time off, Anda bisa menggunakan mekanisme pelacakan waktu yang terdokumentasi. Seperti yang Anda lakukan dalam melakukan cuti sakit dan cuti lainnya. Hal ini sangat berguna agar meminimalisir kemungkinan penyalahgunaan. 

 

Karyawan Bisa Ajukan Izin Voluntary Time Off dengan ESS LinovHR

Volunteer time off adalah salah satu cara perusahaan untuk tetap memerhatikan karyawan dan juga lingkungan sosial. Dengan adanya kebijakan ini, karyawan tidak lagi perlu sungkan atau ragu ketika mereka tertarik untuk terjun langsung menjadi sukarelawan atau volunteer.

Namun, tentu ketika memberlakukan kebijakan ini, perusahaan perlu membuat regulasi yang jelas agar tidak disalahgunakan serta menjadi tidak terkelola dengan baik. Perusahaan harus membuat regulasi yang jelas mengenai bagaimana perizinan dilakukan, durasi, dan bentuk volunteer yang diperbolehkan.

Agar penerapan volunteer time off dapat berjalan dengan efektif, perusahaan bisa menggunakan aplikasi absensi LinovHR yang berbasis ESS (Employee Self Service).

Melalui aplikasi absen LinovHR yang dilengkapi dengan fitur Request, Anda dapat memberikan kemudahan bagi karyawan yang ingin mengajukan cuti.

 

 

Karyawan hanya perlu masuk ke  aplikasi ESS LinovHR yang terinstall di smartphone mereka. Kemudian mengajukan cuti yang telah tersedia pilihannya di sana, lengkap dengan durasi, sampai dengan alasannya.

Setelah proses pengajuan selesai, data cuti akan masuk ke sistem database HR. Jika pengajuan cuti disetujui, karyawan bisa langsung melihatnya di aplikasi.

Dengan aplikasi ESS LinovHR, proses pengajuan cuti jadi lebih mudah dan terkola. Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!