Proyek dalam perusahaan biasanya berskala besar. Hal ini tentu saja sering kali menyulitkan Project Manager dalam mengelola proyek. Namun, ada suatu alat bantu yang bisa membantu Project Manager dalam mengelola proyek hingga terlaksana dengan berhasil.
Nama alat bantu tersebut adalah Work Breakdown Structure (WBS). Work breakdown structure bisa memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih mudah dikerjakan anggota tim.
Jika Anda tertarik menggunakan WBS, simak artikel ini. LinovHR akan mengajak Anda mengenal work breakdown structure, mulai dari pengertian, manfaat, hingga cara membuatnya.
Apa Itu Work Breakdown Structure (WBS)?
Work breakdown structure adalah alat yang digunakan untuk kemudahan pengelolaan manajemen proyek. WBS mengintegrasi aspek-aspek dalam proyek beserta biayanya.
Selain itu, WBS juga bisa memecah proyek yang bersifat skala besar menjadi aktivitas-aktivitas kecil yang bisa dikelola dengan mudah.
Menurut The Project Management Institute Project Management Book of Knowledge, work breakdown structure didefinisikan sebagai dekomposisi tugas-tugas hirarkis yang fokus pada hasil proyek dan akan dikerjakan oleh tim.
Manfaat Work Breakdown Structure
Work breakdown structure memiliki manfaat dalam manajemen proyek. Manfaat WBS yaitu sebagai berikut.
1. Membuat Proyek Mudah Dikelola
WBS memungkinkan proyek yang ada dibagi menjadi tugas-tugas kecil. Pembagian ini membuat tugas jadi lebih mudah dikelola dan dikerjakan.
2. Memudahkan Koordinasi Tim
Manfaat yang kedua adalah memudahkan koordinasi tim. Seperti peta, WBS memungkinkan individu dalam berbagai tim yang berbeda untuk melihat alur proyek yang harus dikerjakan dan mengetahui bagaimana mereka terlibat di dalam proyek.
3. Mengukur Penyelesaian Proyek
Manfaat WBS yang terakhir adalah mengukur penyelesaian proyek. Lewat WBS, tim bisa mengetahui apakah mereka telah mencapai tujuan proyek atau tidak.
Tak ketinggalan, mereka juga bisa mengetahui apakah anggaran proyek yang telah dikeluarkan tidak melebihi alokasi anggaran sebelumnya.
Baca Juga: Meningkatkan Produktivitas Kerja dengan Membuat Work Plan
Jenis-Jenis Work Breakdown Structure
Terdapat dua jenis work breakdown structure, yaitu deliverable-based dan phase-based. Berikut adalah penjelasan kedua WBS tersebut:
1. Deliverable-based
Deliverable-based WBS paling sering digunakan. WBS ini berupa pemecahan proyek menjadi beberapa area utama.
Pada WBS deliverable-based, elemen level 1 merupakan poin utama dari deliverable (hasil proyek). Selanjutnya, elemen level 2 menjelaskan lebih rinci setiap poin di level pertama
Contoh work breakdown structure dengan jenis deliverable-based yaitu:
2. Phase-based
Phase-based WBS memecah proyek menjadi setiap tahapan dalam proyek. Pada WBS ini, elemen level 1 berupa tahapan proses yang dilalui ketika mengerjakan proyek. Lalu, level 2 pada WBS phase-based merupakan deliverable di setiap tahapan proyek.
Sementara itu, contoh work breakdown structure dengan jenis phase-based adalah sebagai berikut:
Komponen Work Breakdown Structure
WBS juga memiliki beberapa komponen penting. Komponen dalam WBS adalah sebagai berikut:
1. Deliverable
Deliverable adalah hasil proyek. Deliverable bisa berupa produk atau jasa yang akan disampaikan kepada para stakeholder terkait.
2. Level
WBS terdiri atas beberapa level. Level pertama adalah aspek-aspek yang mendeskripsikan hasil proyek. Kemudian, level pertama tersebut bisa dipecah menjadi level-level yang lebih kecil untuk mendeskripsikan level pertama dengan lebih detail.
3. Work Package
Level paling kecil dalam WBS disebut dengan Work Package. Work Package berupa elemen pengerjaan proyek yang paling detail, biasanya memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan tim.
4. Biaya
Biaya merupakan komponen yang perlu ada dalam WBS. Setiap level pada WBS biasanya mencantumkan biaya yang dibutuhkan untuk melakukan aspek tersebut.
Pada akhirnya, komponen biaya pada WBS digunakan untuk melihat apakah biaya yang telah dikeluarkan melebihi anggaran atau tidak.
Tips Membuat Work Breakdown Structure
Tips membuat work breakdown structure yaitu membuat WBS berdasarkan langkah-langkah di bawah ini:
1. Menentukan Hasil Proyek
Langkah pertama dalam membuat WBS adalah menentukan deliverable atau hasil proyek. Deliverable bisa berupa produk atau aplikasi.
2. Menyiapkan Dokumen yang Dibutuhkan
Lalu, siapkan dokumen yang dibutuhkan. Misalnya Scope Statement, Project Charter, dan Project Management Plan.
3. Menentukan Anggota
Setelah itu, Anda perlu menentukan anggota tim yang akan terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek. Pilih anggota dengan skill yang dibutuhkan dalam proyek.
4. Mendefinisikan Elemen Level 1
Elemen level 1 adalah ringkasan aspek-aspek deliverable yang memenuhi aturan 100 persen. Aturan ini sendiri merupakan aturan yang menyatakan WBS harus memenuhi segala aspek dalam proyek.
5. Memecah Elemen Level 1
Langkah selanjutnya adalah memecah elemen level 1 menjadi elemen-elemen kecil yang lebih detail. Pemecahan elemen ini bisa diteruskan hingga setiap tugas dalam proyek bisa dikelola oleh satu individu atau organisasi dengan mudah.
Jika elemen sudah tidak bisa dipecah menjadi elemen yang lebih kecil lagi, maka WBS selesai.
6. Membuat Kamus WBS
Kamus WBS adalah deskripsi dari setiap tugas pada setiap elemen WBS. Pembuatan kamus ini sangat penting, terutama pada elemen paling kecil yang disebut Work Package.
Di elemen Work Package, tugas harus dideskripsikan dengan jelas agar mudah dilaksanakan.
7. Membuat Gantt Chart
Langkah terakhir adalah membuat diagram Gantt untuk memudahkan penjadwalan dan pelacakan proyek. Diagram Gantt (gantt chart) dibuat berdasarkan Work Package.
Ketahui Pencapaian Proyek dengan Software Performance LinovHR
Hasil akhir dari WBS adalah tugas yang bisa langsung dikerjakan oleh anggota tim. Sehingga anggota tim dapat bekerja lebih terarah dan tahu KPI dan Goals yang mesti mereka capai.
Selanjutnya, perusahaan hanya perlu membuat sistem pencatatan KPI dan Goals yang baik. Sehingga perusahaan bisa mengetahui apakah pekerjaan yang dilakukan karyawan sudah efektif dan efisien atau belum. Selain itu juga bisa mengevaluasi strategi untuk mencapai Goals.
Hal ini bisa Anda kelola dengan mudah menggunakan modul Performance Management dalam Software HR LinovHR. Melalui Performance Management LinovHR, Anda bisa mengetahui apakah goals dari proyek sudah tercapai atau belum.
Selain itu, Anda juga bisa mengetahui sejauh mana pekerjaan yang telah dilakukan anggota tim dalam mencapai target proyek.
Kemudahan ini tentu tak ingin Anda lewatkan. Oleh karena itu, yuk jadwalkan demo dengan LinovHR untuk mengenal lebih lanjut tentang kami!
