Action Plan: Pengertian, Cara Menyusun dan 4 Contohnya

Kinerja sebuah perusahaan dapat berjalan lancar dengan adanya perencanaan yang mendetail. Action plan adalah salah satu bentuk dari perencanaan yang mendetail dan terarah. Metode ini sangat berguna jika diterapkan dalam dunia bisnis.

Dengan menerapkan planning ini, sebuah aksi akan terlaksana secara lebih terarah dan detail. Panduan perencanaan ini bisa diterapkan dalam berbagai bidang. Seperti bisnis, pendidikan dan juga project lainnya.

Untuk lebih lengkapnya, simak ulasan berikut ini! 

 

Apa itu Action Plan? 

Action plan adalah dokumen yang menjabarkan tugas-tugas yang perlu dilakukan dan diselesaikan untuk mencapai tujuan. Tugas-tugas tersebut dipecah menjadi tugas yang terbagi pada timeline tertentu. 

Sebuah action plan yang baik akan menguraikan semua langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan membantu untuk mencapai target secara efisien. Maka dari itu, perusahaan dapat menggunakan dokumen ini untuk menetapkan satu atau beberapa tujuan bisnis.

 

Mengapa Action Plan Berguna untuk Pengelolaan Kinerja Karyawan? 

Action plan berguna untuk perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja kerja seluruh jajaran dalam perusahaan, baik staf dan manajerial.  Perencanaan seperti ini dapat membantu mengidentifikasi jalur dan arah yang jelas untuk bergerak menuju tujuan secara sistematis dengan cara yang paling efisien.

Sebuah action plan juga dapat membuat karyawan tetap termotivasi untuk bekerja lebih baik. Karena setiap tugas akan terlihat dengan jelas siapa saja orang yang terlibat, maka akan memudahkan untuk melacak pertanggungjawaban.  Cara ini cukup ampuh dalam menghindari prokrastinasi dalam tim serta memecahkan masalah kinerja. 

 

Bagaimana Cara Menyusun Action Plan? 

Menulis action plan bermanfaat untuk membuat perusahaan tetap fokus menggunakan kerangka kerja sederhana yang jelas. Lalu, bagaimana cara menyusun action plan yang baik? 

 

Tetapkan Tujuan 

Setiap rencana harus dimulai dengan tujuan. Penetapan tujuan harus mengikuti konsep SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time bound). Dengan begitu, tujuan yang ditetapkan lebih mudah dan jelas untuk diraih serta terhindar dari kegagalan karena menetapkan target yang tidak realistis. 

 

Buat Daftar Tindakan

Selanjutnya, buat daftar tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan. Proses ini memerlukan pembagian tujuan utama menjadi tujuan yang lebih kecil. Dengan demikian,  tujuan akhir tampak tidak terlalu membebani dan dan lebih mudah diraih dengan cara yang teratur selangkah demi selangkah. 

 

Baca Juga: HR Wajib Paham! 6 Aspek Penting dalam Manajemen Waktu Kerja

 

Atur Timeline dan Deadline

Selain menetapkan deadline atau tenggat waktu, perusahaan juga harus menerapkan timeline untuk menyelesaikan tugas dari setiap tugas.  Penyusunan timeline yang tepat akan membantu konsistensi menuju tujuan perusahaan. 

Misalkan, perusahaan Anda ingin meningkatkan traffic website sebesar 100% dalam waktu satu tahun melalui media sosial dan search engine. Tetapkan timeline untuk mencapai hasil yang untuk setiap tugas, seperti meningkatkan pengikut media sosial sebesar 30% dalam empat bulan dan membuat halaman pertama hasil pencarian web untuk kata kunci tertentu dalam enam bulan.

 

Tentukan Sumber Daya

Perusahaan yang mempunyai tugas dan project kompleks akan menetapkan tugas ke sejumlah orang. Nilai keterampilan dan kemampuan karyawan untuk menentukan siapa di antara mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas.

Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, seperti uang, peralatan, dan personel.

Misalnya, jika Anda mengelola campaign pemasaran, Anda perlu mencari tahu anggota staf mana yang paling kuat dalam perencanaan, content planning, pemasaran media sosial, dan SEO. Anda juga harus memiliki software atau platform yang mumpuni untuk menganalisis trafik dari campaign yang bersangkutan. 

 

Memantau Perkembangan

Perusahaan dapat memantau perkembangan rencana dengan menggunakan pelaporan internal atau mengadakan meeting rutin. Dengan melakukan begitu, perusahaan dapat memahami bagaimana perkembangan atau kemajuan rencana. Pemantauan yang menyeluruh juga dapat mengidentifikasi hambatan atau kendala selama progress. 

 

Baca Juga: Tugas Manajer dalam Memantau Kinerja Karyawan Bersama LinovHR

 

Evaluasi 

Luangkan waktu untuk mengevaluasi kemajuan dari sebuah action plan. Evaluasi dapat membantu penentuan apakah perencanaan yang telah disusun sudah benar atau tidak. Akan terlihat dengan jelas bagaimana tugas-tugas yang tertinggal atau tertentunda. Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengulangi kesalahan yang sama dan dapat memperbaharui rencana di masa depan. 

 

Contoh Action Plan

Supaya Anda mendapat gambaran lebih jelas mengenai perencanaan ini, LinovHR akan memberikan contoh yang bisa dijadikan acuan.

 

Action Plan Bisnis

 

Action Plan Karyawan

 

Action Plan Sekolah

 

Action Plan Sales

 

Setiap perencanaan harus disusun dengan matang agar dapat berjalan sesuai rencana. Action plan akan sangat berguna bagi manajer dan HRD untuk menuju tujuan perusahaan.

Dalam hal ini, peranan Software HRD dar LinovHR dapat membantu perusahaan untuk mengelola rencana dengan sistematis dan terperinci. Dengan begitu, HRD dan manajer lebih mudah untuk memantau dan mendeteksi setiap perkembangan dari action plan.