Kesuksesan meeting kerja akan sangat ditentukan dari penyusunan agenda rapat yang tepat. Hal ini karena agenda meeting menjadi penuntun mengenai apa saja yang perlu dibahas dan apa saja rangkaian kegiatan dalam rapat.
Sayangnya, masih banyak ditemukan perusahaan yang belum benar-benar memanfaatkan fungsi dari agenda rapat ini.
Untuk itu, artikel dari LinovHR ini akan menjelaskan mengenai cara membuat agenda rapat perusahaan yang efektif. Simak penjelasannya berikut ini, ya!
Apa Itu Agenda Rapat?
Agenda rapat adalah sebuah daftar topik atau daftar aktivitas yang digunakan untuk mengatur suatu pembahasan rapat kerja.
Selama rapat berlangsung, agenda meeting akan digunakan untuk menentukan alur pembahasan dan juga alur permasalahan. Tujuannya untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai waktu rapat.
Selain itu, agenda ini juga digunakan sebagai pedoman untuk menjalankan suatu rapat di perusahaan. Harapannya, karyawan yang akan mengikuti rapat bisa mengetahui terlebih dahulu gambaran umum pembahasan yang akan diberikan pada saat rapat.
Sehingga karyawan bisa mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan rapat sebelum rapat dimulai. Tanpa adanya agenda rapat, ditakutkan pembahasan menjadi tidak efektif yang membuat rapat menjadi sia-sia atau tidak memiliki manfaat.
Selain itu, berikut adalah beberapa manfaat penting dari agenda rapat, antara lain:
- Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk saling mengutarakan pendapatnya
- Menentukan karyawan inti yang dapat diajak rapat
- Memperjelas arah dan tujuan rapat kerja
- Mengetahui gambaran umum mengenai tema rapat
Pentingnya Agenda Rapat yang Efektif
Pada saat karyawan menghadiri rapat kerja, tentunya karyawan memiliki ekspektasi bahwa rapat akan berjalan dengan baik dan menghasilkan sesuatu yang berguna. Oleh sebab itu, agenda meeting harus disusun dengan baik, agar rapat menjadi semakin efektif dan efisien.
Adapun pentingnya agenda rapat yang efektif adalah sebagai berikut.
1. Memberdayakan semua karyawan untuk berkontribusi bersama
Agenda rapat yang efektif juga harus memastikan bahwa semua anggota tim memiliki kesempatan yang sama untuk berkontribusi dalam diskusi rapat. Hal tersebut dapat membuat karyawan menjadi lebih aktif dan interaktif selama rapat berlangsung.
2. Menentukan harapan dan tanggung jawab
Selain membantu menentukan keputusan rapat, agenda rapat juga akan memperjelas ekspektasi dan tanggung jawab dari seorang karyawan. Harapannya, rapat bisa menjadi pedoman bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya.
Apa yang Harus Ada dalam Agenda Rapat
Jika Anda berkesempatan untuk menjadi penyelenggara rapat, Anda perlu membuat agenda rapat demi menjaga efektivitas rapat. Ada beberapa hal yang perlu ada dalam agenda rapat, antara lain:
- Tema utama
- Poin-poin pembicaraan
- Dokumen pendukung
- Keputusan rapat
- Aksi setelah rapat
Poin-poin penting tersebut harus ada di agenda rapat perusahaan, sehingga rapat akan berjalan dengan lebih lancar dan efisien.
Bagaimana Cara Menulis Agenda Rapat yang Efektif
Ada beberapa cara untuk membuat agenda rapat perusahaan yang efektif. Berikut adalah diantaranya.
1. Jelaskan tujuan rapat
Langkah pertama adalah jelaskan tujuan rapat dengan sejelas mungkin. Hal ini dapat membantu peserta rapat untuk mengetahui tujuan dan mempersiapkan segala keperluan sebelum rapat berlangsung.
2. Tuliskan saran dari anggota tim
Jika ingin semua peserta rapat terlibat, kita perlu memastikan bahwa agenda rapat yang disiapkan memenuhi kebutuhan anggota tim. Tidak ada salahnya meminta saran kepada anggota tim tentang apa yang akan dibahas dalam rapat.
Jika seorang pimpinan memutuskan untuk tidak membahas suatu topik pertanyaan, maka berikan alasan yang jelas kepada anggota tim yang memberikan saran untuk menghindari kesalahpahaman yang dapat merusak suasana rapat.
3. Tentukan topik yang menarik
Pada saat rapat, tentukan topik yang menarik agar seluruh karyawan mengerti pembahasan yang sedang didiskusikan. Sebagai penyelenggara rapat, Anda harus memastikan bahwa topik yang dibahas dapat memengaruhi anggota tim secara keseluruhan, sehingga peserta rapat bisa dengan aktif mengikuti rapat.
4. Buat daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta rapat
Buatlah daftar pertanyaan yang wajib dijawab oleh peserta sebelum rapat dilakukan. Pertanyaan tersebut seputar tema yang akan dibawakan saat rapat. Hal ini bertujuan agar memancing peserta untuk mencari segala informasi mengenai tema rapat.
5. Akhiri pertemuan dengan ulasan yang menarik
Akhiri pertemuan rapat kerja dengan mencantumkan ulasan atau kesimpulan yang menarik. Hal ini bertujuan agar peserta memahami segala informasi dalam rapat, sehingga karyawan bisa mengambil langkah yang diperlukan.
6. Tuliskan langkah- langkah yang dilakukan setelah rapat
Setelah rapat selesai, pastikan ada Minute of Meeting atau kesimpulan rapat Sehingga dari kesimpulan tersebut dapat ditentukan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja dan lain sebagainya.
Baca Juga: Daftar Contoh Notulen Rapat yang Benar
Contoh Agenda Rapat Perusahaan
Agar Anda lebih memahami bentuk dari agenda meeting yang baik. Berikut ini beberapa contoh agenda rapat perusahaan yang bisa Anda jadikan referensi:
1. Contoh Agenda Rapat Perusahaan
2. Contoh Agenda Rapat Organisasi
3. Contoh Agenda Rapat Bisnis
Bisa dilihat seperti gambar di atas, terdapat agenda rapat yang menjelaskan tahapan demi tahapan rapat kerja yang ditandai dengan pemberian waktu.
Mulai dari registrasi peserta hingga penutupan, semua tahapan bisa dilihat dengan mudah. Hal ini dapat membantu peserta dalam memahami tujuan dan tema rapat.
Demikianlah artikel mengenai agenda rapat, semoga artikel dari LinovHR ini dapat menambah wawasan Anda dan ilmu pengetahuan Anda tentang agenda rapat.
Terimakasih telah membaca sampai akhir.
