Jadwal shift kerja seringkali menjadi suatu permasalahan yang ‘tricky’ bagi perusahaan. Mengapa demikian? Jadwal shift kerja bagi karyawan perusahaan yang sebenarnya sudah diatur oleh Depnaker ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan sering kali berubah ketentuannya hampir di setiap perusahaan. Untungnya, ada aplikasi jadwal shift yang siap membantu.
Bagaimana ketentuan-ketentuan dalam membuat jadwal shift ini? Apa benar implementasi aplikasi bisa membuatnya menjadi lebih mudah dan efektif? Yuk kita cari tahu lebih banyak!
Nikmati Mudahnya Mengelola Shift Kerja dengan Software Absensi LinovHR.
Dapatkan Akses Gratis Software Absensi LinovHR, Disini !
Rumitnya Mengelola Jadwal Shift Manual
Permasalahan mengatur jadwal shift secara manual dan tidak jarang membutuhkan waktu yang lebih lama dan tidak efektif. Terutama perusahaan manufaktur dan pabrik, biasanya mereka memiliki jadwal shift kerja yang sangat dinamis. Jadwal shift yang dinamis ini dapat berubah-ubah sesuai kebutuhan.
Menurut Kepmen No. 233 Tahun 2003 meliputi pekerjaan di bidang transportasi, perbaikan alat transportasi, bidang pariwisata, bidang kesehatan, jasa pos dan telekomunikasi, media massa, usaha swalayan dan pusat perbelanjaan, bidang pengamanan, konservasi, serta pekerjaan yang apabila dihentikan bisa mengganggu proses produksi, merusak bahan hingga pemeliharaan/perbaikan alat produksi.
Membuat jadwal shift secara manual mungkin masih dilakukan hingga saat ini. Idealnya dalam pembuatan jadwal shift kerja ini dibagi menjadi 3 waktu kerja yaitu pagi, sore, dan malam.
Namun, pada umumnya bahwa saat ini ada dua jenis jadwal shift kerja yang sering diterapkan oleh perusahaan yaitu
- Jadwal shift kerja rotasi
- Shift kerja permanen.
Apa beda keduanya? Untuk jadwal shift kerja permanen, pekerja hanya akan mendapatkan satu shift kerja, misalkan mendapat shift pagi maka hanya akan bekerja di shift pagi saja.
Sedangkan jadwal shift kerja rotasi biasanya berubah/ bergantian mendapatkan waktu yang berbeda-beda. Misalnya di minggu pertama pekerja mendapat shift malam, lalu minggu kedua mendapat shift pagi.
Umumnya perusahaan akan memanfaatkan aplikasi Ms. Excel untuk membuat jadwal shift kerja secara manual. Langkah awal tentu harus disesuaikan dengan peraturan yang dibuat pemerintah yang tercantum dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Selanjutnya, perusahaan umumnya akan membagi pekerja ke dalam kelompok-kelompok tertentu yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Setelah itu saat kita harus mengubah jadwal shift maka hal tersebut harus dilakukan kembali secara manual, melakukan pendataan, pengelompokkan, hingga rotasi jam kerja.
Terdengar rumit, ya? Apakah ada solusi lain untuk memudahkan penjadwalan shift kerja?
Atur Jadwal Shift Mudah dengan Aplikasi Jadwal Shift LinovHR
Pernahkah Anda membuat jadwal shift kerja secara manual? Perlu berapa lama Anda melakukannya?
Untuk membuat sistem penjadwalan shift kerja yang lebih mudah dan efektif, Anda bisa menggunakan aplikasi jadwal shift dari Software LinovHR. Mengapa lebih mudah?
Software LinovHR memiliki modul Time Management yang berisi fitur untuk memudahkan karyawan melakukan absensi, mengatur jadwal kerja, izin, libur hingga cuti karyawan yang dilakukan secara online dan lebih efektif. Apa saja sih fiturnya?
Terdapat fitur Time Group yang akan digunakan untuk mengatur jadwal kerja karyawan juga kehadiran dengan lebih mudah.
Karyawan yang memiliki jam kerja yang sama akan dikelompokkan. Komponen yang ada dalam fitur ini sangat memudahkan, ada pengaturan jam kerja yang fleksibel, toleransi keterlambatan, ketidakhadiran sebagai cuti tahunan, paid overtime, flexible overtime, flexible holiday overtime juga overtime rounding bisa diatur dalam fitur ini!
Selain itu juga ada Schedule Exception Fitur inilah yang akan memudahkan perusahaan Anda dalam mengatur jadwal shift kerja karyawan.
Fitur ini memungkinkan pergantian jadwal kerja yang lebih praktis. Karyawan yang berhalangan hadir dan ingin mengganti jadwalnya di hari lain atau jam lain atau bertukar jadwal dengan karyawan lain dapat diatur pada menu schedule exception ini.
Baca Juga: Tingkatkan Efektifitas Kinerja Menggunakan Fitur Manage Team dari LinovHR!
Tidak perlu pendataan dan dilakukan pengelompokkan secara manual jika perusahaan Anda menggunakan fitur schedule exception ini.
Tentunya sangat memudahkan perusahaan yang menerapkan aturan jam kerja shift bagi karyawannya. Perusahaan yang memiliki shit kerja dinamis dapat memanfaatkan fitur ini agar pengaturan jam kerja karyawannya menjadi lebih mudah dilakukan.
Bagaimana dengan pengaturan izin dan cuti?
Software Absensi LinovHR juga memiliki fitur Calendar, Leave, Permit Request!
Pada fitur Calendar akan menampilkan event perusahaan, hari libur, juga tanggal penting yang lain. Kriteria karyawan yang dapat mengikuti event dan mendapatkan hari libur tertentu juga bisa dilakukan disini.
Untuk pengaturan cuti maka Anda akan menggunakan fitur Leave. Fitur ini memungkinkan perusahaan Anda untuk mengatur konfigurasi cuti perusahaan, periode cuti, kuota cuti dan siapa saja karyawan yang berhak dan bisa mengajukan cuti!
Untuk urusan lembur, tidak perlu khawatir! Software LinovHR menyediakan fitur Overtime Request dimana karyawan dapat melakukan pengajuan lembur dengan mudah. Untuk HR atau pihak lain dapat mengatur sendiri jalur diterima/ tidaknya request lembur ini.
Dari banyaknya fitur di atas tentu tidak lengkap jika Software LinovHR tidak menyediakan fitur untuk kehadiran karyawan. Software Absensi LinovHR memiliki fitur bernama Timesheet yang membantu HR mengelola catatan kehadiran karyawan perusahaan.
Admin juga dapat memasukkan data kehadiran karyawan untuk kemudian dianalisis dan dibandingkan dengan jadwal karyawan, yang kemudian akan menghasilkan status kehadiran karyawan yang lebih akurat.
Selain modul Time Management, terdapat beberapa modul lain yang akan membantu kinerja HRD. Apa saja modul tersebut?
- Payroll
- Succession management
- Performance management
- Competency management
- Personnel administration
- Loan
- Learning and Development
- Organization management
- Reimbursement
- Employee self service
Penggunaan modul Time Management dari Software LinovHR ini memang ditujukan untuk memudahkan kelola data karyawan. Pengaturan shift kerja yang memakan waktu lama pun dapat diatasi dengan software LinovHR. Jadi tunggu apalagi? Langsung kunjungi web kami untuk menjadwalkan demo aplikasi jadwal shift!
