Reimburse merupakan suatu penggantian biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan untuk berbagai hal. Salah satunya yaitu penggantian biaya kesehatan yang saat ini dinilai sangat penting bagi setiap karyawan yang bekerja di perusahaan.
Namun, perlu Anda pahami bahwa dalam melakukan proses penggantian biaya kesehatan karyawan diperlukan juga strategi guna menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Jangan sampai dengan adanya kebijakan reimburse atau penggantian biaya, kondisi keuangan perusahaan berantakan.
Oleh sebab itu, artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai strategi terbaik yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengelola reimburse kesehatan karyawan.
Apa Saja Bentuk Jaminan Kesehatan Karyawan?
Penggantian biaya yang diberikan oleh perusahaan merupakan cara perusahaan menggantikan biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan terhadap suatu hal. Umumnya, reimburse diperuntukan untuk menunjang kinerja karyawan, dimana salah satunya adalah jaminan kesehatan.
Dalam hal jaminan kesehatan, baik pemerintah maupun perusahaan telah mengatur sedemikian rupa apa saja yang dapat dilakukan proses reimburse. Hal ini karena tidak semua jenis penyakit bisa mendapatkan penggantian biaya kesehatan karyawan.
Karyawan yang sakit dan hendak melakukan reimburse kepada perusahaan harus memperhatikan dan memenuhi syarat sesuai dengan kebijakan perusahaannya.
Umumnya, berbagai penyakit yang masih masuk dalam tanggungan asuransi dapat diklaim penggantian biaya kesehatan oleh karyawan.
Berikut beberapa daftar penyakit dan layanan kesehatan yang dapat dilakukan klaim reimburse kesehatan:
- Pelayanan pencegahan penyakit seperti KB, imunisasi, screening riwayat kesehatan.
- Melakukan konsultasi, pemeriksaan dan pengobatan medis terhadap suatu penyakit.
- Bukan penyakit kronis.
- Rawat inap pada kategori pertama.
- Tindakan medis yang tidak memerlukan dokter spesialis.
- Bukan merupakan penyakit bawaan lahir.
- Bukan penyakit yang disebabkan oleh kesengajaan diri seperti balapan, pertandingan sepakbola, dll.
- Gigi patah akibat kecelakaan.
- Bukan penyakit gangguan jiwa atau mental.
- Bukan penyakit yang bertujuan untuk memperindah tubuh.
Beberapa penyakit di atas yang umumnya dapat Anda lakukan penggantian biaya kesehatan karyawan di berbagai perusahaan.
Baca juga: Proses Biaya Perjalanan Dinas Lebih Cepat dengan Aplikasi Reimbursement
Membangun Sistem Penggantian Biaya Kesehatan Karyawan
Sistem penggantian biaya kesehatan karyawan di setiap perusahaan tentunya berbeda-beda tergantung kebijakan dan kebutuhan perusahaan. Namun yang perlu diperhatikan adalah bagaimana strategi yang tepat untuk membangun kebijakan reimburse kesehatan agar tidak mengganggu stabilitas keuangan perusahaan.
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda terapkan untuk membuat program reimburse kesehatan karyawan.
Mempersiapkan Rencana Pengembalian Biaya
Ketika Anda memutuskan membuat program reimburse kesehatan karyawan, berarti Anda harus mempersiapkan rencana pengembalian biaya yang akan diberikan kepada karyawan. Hal ini pula dilakukan sebagai salah satu cara untuk merekrut serta mempertahankan karyawan terbaik yang Anda miliki.
Anda dapat menerapkan dua opsi terkait pengembalian dana kesehatan, yaitu menerapkan klaim bebas pajak dan klaim kena pajak. Aturan ini disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi keuangan perusahaan.
Menggunakan Software Reimbursement
Software reimbursement akan membantu Anda menyesuaikan proses administrasi sesuai dengan rencana yang Anda buat. Pengelolaan serta penggantian dana pun dapat dilakukan dengan cepat dan praktis ketika Anda menggunakan bantuan perangkat lunak.
Tentunya penggunaan software dapat mengurangi waktu administrasi layanan kesehatan yang Anda berikan kepada karyawan.
Pahami Ketentuannya
Selain mempersiapkan hal-hal yang teknis, Anda juga perlu pemahaman yang kuat mengenai regulasi saat mengganti dana kesehatan karyawan. Ketentuan-ketentuan seperti ACA, IRS, ERISA, HIPAA, serta berbagai aturan lainnya perlu diketahui oleh perusahaan secara rinci.
Jika perusahaan kurang memahami berbagai ketentuan tersebut, maka risiko untuk mengeluarkan biaya yang mahal jauh lebih besar. Pastinya perusahaan dapat mengandalkan fitur pada software reimbursement untuk memastikan penggantian biaya kesehatan karyawan berjalan dengan lancar.
Sosialisasikan Program Reimbursement
Langkah terakhir dari membangun sistem reimburse kesehatan karyawan yaitu dengan sosialisasi program tersebut kepada seluruh karyawan perusahaan. Tentunya hal ini bertujuan agar semua karyawan mendapatkan informasi yang sesuai dan akurat terhadap program tersebut.
Perlu diperhatikan pula untuk memberitahukan segala syarat dan ketentuan serta anggaran dari program reimbursement tersebut.
Klaim Penggantian Biaya Kesehatan Karyawan Secara Online, Apa Keuntungannya?
Saat ini banyak perusahaan yang telah beralih dengan penggunaan software atau perangkat lunak HRD yang berbasis online. Dimulai dari melakukan perhitungan gaji karyawan hingga masalah reimburse dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.
Oleh karena itu, pengajuan klaim reimbursement saat ini dapat dilakukan secara online yang jauh lebih mudah dan cepat jika dibandingkan dengan sistem yang konvensional.
Berikut beberapa keuntungan dari klaim penggantian biaya kesehatan karyawan secara online.
1. Lebih Mudah Dilakukan
Umumnya, saat karyawan ingin mengajukan klaim reimburse kesehatan, mereka harus melengkapi formulir klaim yang terdapat stempel dan tanda tangan dokter. Kemudian, seluruh rincian biaya selama di Rumah Sakit harus disertakan pula.
Namun, dengan menggunakan cara yang online, Anda hanya diharuskan untuk memberi bukti dari Rumah Sakit yang diupload ke software reimburse.
2. Mengurangi Beban Kerja
Perusahaan yang menerapkan sistem reimburse online tidak lagi membebankan karyawannya untuk mengumpulkan berbagai nota yang akan diserahkan kepada perusahaan. Hal ini tentunya dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan berfokus pada pekerjaannya.
3. Mencegah Tindakan Kecurangan
Software yang digunakan untuk mengolah data reimburse umumnya telah dilengkapi sensor yang dapat mengenali dugaan penipuan atau fraud yang dilakukan karyawan. Sehingga tim finansial perusahaan dapat segera mengambil keputusan untuk menolak klaim.
4. Memudahkan Proses Audit
Fitur riwayat yang terdapat pada software reimburse memungkinkan untuk mempermudah proses audit yang nantinya akan dilakukan oleh perusahaan. Hal ini karena hanya dapat diakses oleh beberapa orang tertentu saja seperti tim yang berwenang yang membuat file riwayat tetap tertata rapi.
Baca juga: Bagaimana Prosedur Reimburse yang Tepat Bagi Perusahaan?
Proses Reimbursement Lebih Mudah dengan LinovHR
Saatnya tidak perlu khawatir lagi kelola reimburse karyawan dengan hadirnya LinovHR sebagai software reimbursement yang dapat membantu pengelolaan sumber daya perusahaan Anda dengan baik.
Dibekali dengan berbagai macam modul yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Bagi Anda yang ingin mempermudah proses reimburse karyawan, terdapat modul Reimbursement yang dapat mengelola berbagai jenis reimburse seperti asuransi kesehatan, BPJS, dana pensiun, uang lembur, dan lainnya.
Kelompokkan jenis reimburse perusahaan Anda dengan fitur Reimbursement Type. Anda dapat dengan mudah mengelompokkan reimburse yang nantinya akan diberikan kepada karyawan sesuai dengan jenisnya.
Mudahkan karyawan Anda untuk mengajukan klaim reimburse dengan fitur Reimbursement Request. Sehingga, penggantian biaya kesehatan karyawan dan biaya lainnya dapat dilakukan lebih efisien dan praktis.
Jadi, tunggu apalagi?
Segera hubungi tim kami dan dapatkan penawaran spesial sekarang juga!
