Pengaturan jadwal kerja bulanan yang efektif adalah salah satu kunci kesuksesan dalam mengelola waktu dan produktivitas. Hal ini mendukung perusahaan untuk beroperasi dengan optimal. Maka dari itu, sangat penting bagi HR untuk tahu cara membuat jadwal kerja bulanan yang ideal.
Membuat jadwal kerja bulanan juga akan membantu perusahaan dalam menjawab kebutuhan pelanggan serta membuat karyawan untuk lebih disiplin.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan menjelajahi berbagai langkah praktis untuk membuat jadwal kerja bulanan yang mudah diikuti dan dapat membawa manfaat optimal bagi kehidupan pribadi dan profesional Anda.
Mulai dari perencanaan awal hingga pengimplementasian yang efektif, mari kita telaah bersama bagaimana cara membuat jadwal kerja bulanan yang memberikan keseimbangan dan produktivitas dalam aktivitas sehari-hari.
Pentingnya Membuat Jadwal Kerja Bulanan
Dalam mengelola sebuah organisasi atau bisnis, pengaturan jadwal kerja memiliki peran yang sangat penting.
Jadwal kerja bukan hanya tentang menentukan jam masuk dan pulang karyawan, tetapi juga tentang bagaimana mengatur tugas dan tanggung jawab agar operasional berjalan efisien.
Berikut ini alasan mengapa membuat jadwal kerja bulanan menjadi hal yang penting dilakukan:
1. Menjamin Operasi yang Efisien
Dengan jadwal kerja yang terencana dengan baik, alur kerja di organisasi dapat berjalan dengan lebih lancar.
Tugas-tugas yang perlu diselesaikan dapat didistribusikan dengan merata kepada para karyawan, hal ini mencegah terjadinya kelebihan beban kerja pada individu tertentu.
Ini membantu meminimalkan kemungkinan terjadinya overwhelmed dan menjamin bahwa setiap tugas dijalankan dengan efisiensi.
2. Membantu Merencanakan Kerja Sesuai Ketersediaan Karyawan
Setiap karyawan memiliki ketersediaan yang berbeda-beda di luar jam kerja.
Dengan mengintegrasikan informasi ini ke dalam jadwal kerja, manajer dapat memastikan bahwa setiap tim atau departemen memiliki jumlah karyawan yang cukup untuk menjalankan operasi.
Ini juga membantu menghindari situasi di mana terdapat kekurangan tenaga kerja yang dapat mengganggu kelancaran kerja.
3. Menghapus Konsep Nepotisme
Dalam lingkungan bisnis yang profesional, jadwal kerja yang terstruktur menghilangkan peluang untuk memberikan perlakuan khusus kepada karyawan tertentu.
Semua karyawan diperlakukan adil berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan, mencegah adanya persepsi bahwa ada pihak yang diuntungkan lebih dari yang lain.
4. Membantu Mengelola Waktu dan Memenuhi Batas Waktu
Dengan memiliki jadwal kerja yang jelas, karyawan dan manajer dapat lebih baik mengatur waktu mereka.
Deadline untuk proyek dapat ditentukan dengan lebih realistis, menghindari penundaan yang tidak perlu. Hal ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih terstruktur dan efektif.
5. Membantu Karyawan Menjaga Keseimbangan Kerja dan Kehidupan Pribadi
Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi adalah faktor penting untuk menjaga kesejahteraan karyawan.
Dengan jadwal kerja yang teratur, karyawan memiliki kemampuan lebih baik untuk merencanakan aktivitas di luar pekerjaan, sehingga menciptakan harmoni yang lebih baik antara kedua aspek tersebut.
6. Mengurangi Tingkat Perputaran Karyawan
Ketidakpastian mengenai jadwal kerja dapat menjadi salah satu faktor penyebab tingginya tingkat turnover karyawan.
Dengan memberikan jadwal kerja yang konsisten dan dapat diandalkan, perasaan stabilitas dapat ditanamkan dalam tim, mengurangi keinginan untuk mencari peluang kerja lain.
7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dalam bisnis yang berhubungan langsung dengan pelanggan, jadwal kerja yang baik juga berdampak pada layanan yang diberikan.
Dengan memastikan ada cukup karyawan pada saat sibuk, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan responsif kepada pelanggan, meningkatkan tingkat kepuasan mereka.
Dari efisiensi operasional hingga manajemen waktu yang lebih baik, pembuatan jadwal kerja bulanan memiliki dampak yang luas dalam lingkungan kerja.
Melalui pendekatan ini, organisasi dapat mengoptimalkan produktivitas karyawan, mengurangi perputaran, dan pada akhirnya, menciptakan lingkungan yang lebih seimbang dan memuaskan bagi semua pihak yang terlibat.
Baca Juga: Cara Membuat Jadwal Shift Kerja serta Rumusnya
Panduan Cara Membuat Jadwal Kerja Bulanan
Mengatur jadwal kerja bulanan yang efisien dan adil adalah kunci untuk memastikan kelancaran operasional dan kepuasan karyawan.
Mari kita eksplorasi langkah-langkah penting dalam menciptakan jadwal kerja yang sukses.
Langkah #1: Luangkan Waktu untuk Memahami Tim Anda
Cara membuat jadwal kerja bulanan yang efektif dimulai dengan memastikan bahwa pembagian jadwal sesuai dengan jenis tugas, jumlah beban kerja, dan waktu.
Jadi, langkah nyata pertama dalam membuat jadwal kerja yang efisien adalah mengetahui tim Anda. Buatlah daftar yang mencakup mereka:
- Keterampilan yang relevan
- Kualitas pribadi seperti ketekunan, efisiensi, atau keandalan
- Sertifikasi, pendidikan yang relevan, pengalaman
- Status pekerjaan mereka (Full time atau part-time?)
- Tipe kepribadian (Apakah mereka introvert atau ekstrovert?)
- Kebiasaan kerja, terutama jika Anda memiliki jadwal yang fleksibel, dan beberapa karyawan memiliki kebiasaan datang lebih cepat daripada yang lain.
Langkah #2: Analisis Beban Kerja dengan Teliti
Analisis beban kerja adalah kunci untuk mendistribusikan tugas dengan bijak.
Pastikan setiap anggota tim memiliki tugas yang sesuai dengan kapasitasnya, menghindari beban kerja yang tidak seimbang.
Langkah #3: Pantau Waktu Masuk dan Keluar Karyawan
Melacak waktu masuk dan keluar karyawan membantu Anda memastikan kepatuhan terhadap jadwal yang telah ditetapkan.
Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi pola ketidakhadiran atau keterlambatan yang perlu ditangani.
Langkah #4: Patuhi Aturan untuk Mengatur Jadwal dengan Adil
Mengikuti sejumlah aturan yang jelas dan adil adalah penting dalam memastikan bahwa jadwal kerja dibuat tanpa adanya pandangan subjektif atau favoritisme.
Langkah #5: Buat Sistem Komunikasi Tim yang Efisien
Membangun sistem komunikasi yang efisien antara anggota tim membantu mengatasi perubahan jadwal mendadak atau permintaan khusus.
Ini memastikan informasi penting sampai pada semua pihak yang terlibat.
Langkah #6: Umumkan Jadwal Kerja Minimal 7 Hari Sebelumnya
Memberikan jadwal kerja minimal 7 hari sebelumnya memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk merencanakan kegiatan di luar pekerjaan.
Ini juga menciptakan rasa pengaturan yang lebih terstruktur dalam tim.
Langkah #7: Hindari Kesalahan Umum dalam Penjadwalan
Pelajari dan hindari kesalahan umum dalam penjadwalan seperti penumpukan tugas pada satu karyawan atau memberikan jadwal yang tidak konsisten.
Langkah #8: Hormati Preferensi Kerja dan Permintaan Cuti
Sebisa mungkin, menghormati preferensi kerja dan permintaan cuti karyawan membantu menciptakan iklim kerja yang lebih inklusif dan memperlihatkan perhatian terhadap kebutuhan individu.
Langkah #9: Jadwalkan Setidaknya Satu Karyawan Terampil dalam Setiap Shift
Memastikan ada setidaknya satu karyawan terampil dalam setiap shift membantu mengatasi situasi darurat atau pertanyaan yang mungkin muncul.
Langkah #10: Libatkan Karyawan dalam Proses Penjadwalan
Melibatkan karyawan dalam proses penjadwalan dapat memberikan mereka rasa memiliki dan mempertimbangkan preferensi masing-masing.
Langkah #11: Manfaatkan Template Jadwal Kerja untuk Mempercepat Proses
Menggunakan template jadwal kerja bisa menghemat waktu dan membantu Anda membuat jadwal yang konsisten.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menciptakan jadwal kerja bulanan yang lebih teratur, efisien, dan menghormati kebutuhan serta preferensi anggota tim Anda.
Contoh Jadwal Kerja Bulanan
Berikut ini adalah contoh jadwal kerja bulanan yang bisa Anda jadikan referensi:
Contoh jadwal kerja bulanan memungkinkan Anda untuk menjadwalkan hari kerja dan shift karyawan untuk setiap tanggal dalam sebulan.
Cukup tambahkan nama-nama karyawan, dan tandai dengan tanda “X” atau centang di bawah setiap tanggal di mana mereka dijadwalkan bekerja.
Versi Google Sheet dan Excel dari template ini juga menghitung statistik harian per karyawan, seperti:
- Berapa kali karyawan tertentu dijadwalkan bekerja dalam sebulan.
- Berapa kali mereka dijadwalkan bekerja pada shift Pertama, Kedua, Ketiga, atau Split (jika berlaku).
- Atau, Anda dapat mencetak jadwal dan mengisinya dengan pena.
Jika karyawan Anda bekerja dalam shift split yang berbeda, lembur, atau memiliki instruksi khusus mengenai jadwal kerja mereka, Anda dapat menjelaskan hal ini di bawah setiap baris karyawan.
Contoh ini cocok jika Anda lebih suka menjadwalkan hari kerja dalam format bulanan dan/atau menggaji karyawan secara bulanan.
Baca juga: Mengenal Sistem Kerja 9 Day Fortnight, Begini Implementasinya
Software Absensi LinovHR: Cara Mudah Membuat Jadwal Bulanan
Jadwal kerja bulanan akan membantu Anda untuk mengatur beban kerja serta operasional perusahaan. Membuatnya juga akan membantu Anda dalam melakukan perhitungan gaji setiap bulannya.
Maka dari itu, sangat penting bagi perusahaan untuk dapat mengatur pembagian jadwal karyawan dengan ideal.
Tugas ini akan lebih sederhana dan terkelola dengan baik dengan bantuan Software Absensi LinovHR. Di mana software ini memiliki dukungan penuh untuk membuat dan mengelola jadwal kerja karyawan secara komprehensif.
Terdapat fitur Time Group yang merupakan fitur khusus yang dapat digunakan untuk mengatur pembagian jadwal dan shift karyawan. Anda dapat melakukan kustomisasi dalam mengatur pembagian jadwal kerja sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Lalu, bila ternyata terdapat karyawan yang berhalangan, Anda bisa mengganti jadwal kerja menggunakan fitur Schedule Exception.
Selain membantu Anda dalam mengatur jadwal kerja karyawan. Software Absensi LinovHR juga dapat membantu Anda dalam mengelola jam kerja, seperti jam masuk dan pulang, serta toleransi keterlambatan karyawan. Anda pun dapat secara real-time melihat data kehadiran karyawan.
Dengan Software Absensi LinovHR, pembuatan jadwal bulanan tidak pernah semudah ini.
Tertarik mencoba kemudahan Software Absensi LinovHR? Segera daftar untuk mendapatkan demo gratis!
