Penjadwalan karyawan di setiap perusahaan adalah hal yang perlu diatur khususnya oleh divisi HRD. Atas dasar tersebut, HRD pun harus mengetahui cara membuat jadwal karyawan yang tepat dan efektif.
Membuat dan menentukan jadwal kerja karyawan tentunya jangan sampai merugikan karyawan hingga dapat menurunkan produktivitas, namun di sisi lain juga harus memperhatikan bisnis perusahaan itu sendiri.
Misalkan pada perusahaan manufaktur yang dituntut memproduksi barang secara stabil, maka diperlukan penjadwalan kerja shift yang efektif dan tepat agar karyawan tetap dapat bekerja secara optimal.
Lalu, bagaimana cara membuat jadwal kerja karyawan yang baik? Apa rumus membuat jadwal shift kerja dengan excel? Simak artikel berikut ini!
Apa itu Shift Kerja Karyawan?
Shift kerja karyawan adalah pengaturan jam kerja yang berbeda dari jam kerja standar, terjadi satu kali dalam periode 24 jam. Shift kerja dapat berupa shift pagi, malam, atau bergilir, tergantung pada kebutuhan operasional perusahaan. Banyak industri mengandalkan sistem shift untuk mengoptimalkan produksi.
Penerapan shift kerja dapat bervariasi sesuai dengan jenis usaha dan kebutuhan operasional. Namun, penting bagi perusahaan untuk selalu mengutamakan keamanan, keselamatan, dan kesehatan karyawan dalam pengaturan shift kerja.
Ketentuan Shift Kerja Karyawan Menurut UU
Peraturan mengenai waktu kerja telah diperbarui dalam Pasal 81 angka 23 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (Perppu) Cipta Kerja, yang mengubah Pasal 77 Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Peraturan ini mewajibkan setiap perusahaan untuk menerapkan ketentuan waktu kerja sebagai berikut:
- 7 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 6 hari kerja dalam seminggu, atau
- 8 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu.
Namun, terdapat pengecualian bagi sektor usaha atau jenis pekerjaan tertentu yang dapat menerapkan jam kerja kurang atau lebih dari ketentuan di atas.
Baca Juga: Mudah Menghitung Lembur dengan Software HRD LinovHR
Cara Membuat Jadwal Kerja Karyawan
Hal yang cukup krusial dalam membuat jadwal kerja karyawan yang efektif adalah dengan memahami karyawan itu sendiri serta kebutuhan perusahaan.
Apakah perusahaan membutuhkan jumlah karyawan yang bekerja dengan jumlah yang cukup besar pada satu waktu? Atau hanya membutuhkan divisi tertentu untuk tetap hadir di kantor?
Berubahnya cara orang bekerja saat ini akibat dampak pandemi COVID-19 membuat tugas divisi HRD dalam merencanakan jadwal kerja karyawan lebih rumit lagi. Tentunya sulit untuk menghadirkan seluruh karyawan untuk hadir dalam waktu yang bersamaan.
Berikut beberapa tips cara membuat jadwal kerja karyawan yang efektif.
1. Pahami Kebutuhan Karyawan
Memahami kebutuhan karyawan lebih dalam membuat penjadwalan yang Anda buat semakin efektif. Apalagi jika perusahaan Anda membutuhkan jadwal kerja shift agar tidak mengganggu produktivitas karyawan itu sendiri.
Tentunya Anda juga harus memahami bisnis perusahaan yang sedang Anda jalani. Hal ini agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan sehingga produktivitas perusahaan dalam mengembangkan bisnis tetap terjaga.
2. Ikuti Regulasi Pemerintah
Perusahaan wajib mengikuti regulasi pemerintah dalam menyusun jadwal kerja. Baik itu jadwal kerja pada umumnya dan jadwal kerja sistem shift.
Perusahaan juga harus memahami bagaimana regulasi perhitungan lembur khusus karyawan yang melakukan kerja di shift tertentu.
Contohnya, karyawan yang bekerja di shift malam dan shift biasa tentu saja berbeda. Karyawan yang bekerja di shift malam umumnya akan mendapatkan tunjangan shift malam dan akan dibayarkan tiap bulannya.
3. Buat Jadwal Secara Jelas
Salah satu cara membuat jadwal kerja karyawan yang efektif yaitu dengan membuat penjadwalan yang jelas. Divisi HRD tentunya harus memastikan semua karyawan tahu mengenai jadwal kerja mereka. Oleh karena itu, jadwal kerja harus selalu diperbaharui dan disebarluaskan ke seluruh karyawan untuk menghindarkan kesalahpahaman.
4. Gunakan Software HR
Software atau aplikasi HRD tentunya dapat Anda manfaatkan dalam pembuatan jadwal kerja karyawan bulanan, mingguan ataupun harian.. Membuat jadwal kerja karyawan dengan menggunakan bantuan aplikasi pastinya jauh lebih mudah dan lebih cepat.
Selain itu, dengan bantuan software HRD pula Anda tidak perlu khawatir akan kesalahan dalam mengatur jadwal karyawan. Anda hanya perlu menyediakan daftar nama karyawan perusahaan dan menyesuaikannya dengan waktu yang ditetapkan.
Software HRD LinovHR hadir sebagai solusi all-in one untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan berbagai proses human resource di perusahaan. Seluruh proses akan terdigitalisasi dan terotomatisasi.
Namun, Anda harus memilih software HRD yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini untuk meningkatkan produktivitas kerja divisi HRD dan perusahaan secara keseluruhan. LinovHR merupakan software HR yang tepat bagi Anda yang telah dilengkapi berbagai modul dan fiturnya.
Baca Juga: Membuat Jadwal Kerja Dengan Aplikasi Jadwal Shift
Jenis-Jenis Simulasi Shift Kerja
Pada dasarnya implementasi jadwal ini terbagi dalam tiga prinsip. Nah dari ketiga prinsip tersebut tentu harus mengikuti aturan jam kerja dari pemerintah yang berlaku.
Dalam aturan tersebut, setiap karyawan memiliki batas maksimal waktu kerja selama 40 jam seminggu. Berikut rinciannya.
3 Shift Kerja 4 Grup
Jenis model ini biasanya banyak digunakan oleh perusahaan yang memiliki jam kerja operasional selama 24 jam penuh. Contohnya, seperti perusahaan penyedia keamanan dan kebersihan.
Pada jadwal 3 shift 4 grup, karyawan akan bekerja selama 5 hari dengan dengan waktu 7 jam kerja dan 1 jam istirahat.
Namun, dalam jadwal ini akan memungkinkan hari libur yang tentatif. Mengapa demikian? Hal tersebut dikarenakan adanya karyawan yang mendapatkan libur selama dua hari.
Contoh Penerapan:
Keterangan:
- Shift kerja pertama: 07.00 – 15.00, jadwal kedua: 15.00 – 23.00, jadwal ketiga: 23.00 – 07.00.
- Urutan rotasi kerja dari Shift 3 pada Shift 1. Lalu, perpindahan shift dari shift 3 ada cara tersendiri. Pada shift 3, karyawan dapat libur 2 hari sebelum masuk jadwal shift 1.
3 Shift 3 Grup
Dalam jadwal 3 shift 3 grup, karyawan mendapat hari kerja dan libur yang teratur. Nantinya, karyawan akan bekerja selama 6 hari.
Umumnya, jadwal tersebut digunakan oleh industri atau UMKM dengan jumlah karyawan yang sedikit. Dalam sehari karyawan bekerja dengan 7 jam kerja serta 1 jam istirahat. Lalu, pada hari sabtu karyawan akan bekerja selama 5 jam.
Contoh Penerapan:
2 Shift 3 Grup
Jenis jadwal kerja 2 shift 3 grup seperti ini umumnya diterapkan oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang keamanan. Dalam jadwal tersebut, pola pengelolaannya berbentuk 2-2-2. Jadi, dalam 1 minggu terdiri dalam 2 hari shift 1; 2 hari shift 2; dan 2 hari libur.
Contoh penerapan:
Baca Juga: Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 12 dan 24 Jam yang Bisa Dicoba
Pusing Membuat Jadwal Shift Kerja? Gunakanlah Software Absensi LinovHR!
Apabila perusahaan baru saja beroperasi dan bingung dalam mengatur jadwal kerja, Anda dapat mulai beralih menggunakan Software HR dari LinovHR.
Mengapa demikian? Hal tersebut lantaran LinovHR memiliki modul Time Management yang memungkinkan Anda mengelola segala hal yang berkaitan dengan waktu kerja karyawan.
Selain itu, dalam modul Time Management, Anda pun akan memperoleh berbagai fitur. Berikut macam-macam fitur yang akan Anda dapat:
- Calender,
- Time Group,
- Schedule Exception,
- Leaves,
- Permission Request,
- Leave Request,
- Overtime Request,
- Timesheet,
- Time Definition,
- Unprocessed Time Sheet,
- Processed Time Sheet.
Baca juga: Mudahkan Ganti Jadwal Shift Kerja dengan Schedule Exception LinovHR
Masih Ragu Menggunakannya? Berikut Keuntungan yang Anda Dapat dari LinovHR!
Sebelum memutuskan sesuatu, perusahaan Anda tentu perlu mempertimbangkan dari segi keuntungan yang akan diperoleh. Berikut rincian keuntungan dari Software Absensi LinovHR.
| Perbandingan Keuntungan Dalam Membuat Jadwal Kerja | ||
| No. | Dengan Menggunakan LinovHR | Menggunakan cara yang manual (Excel) |
| 1. | Real Time | Sulit Menyesuaikan Waktu Antar Pihak Manajemen |
| 2. | Akurat | Kerap Terjadi Salah Input Data |
| 3. | Akses Penggunaan Fleksibel (mudah digunakan siapapun) | Perlu Mahir Mengoperasikan Excel (Hapal rumus) |
| 4. | Mudah Merubah Jadwal Kapanpun | Harus koordinasi dahulu agar perubahan jadwal diketahui semua karyawan |
LinovHR adalah penyedia HRIS Software terbaik di Indonesia yang berpengalaman membantu banyak karyawan dari berbagai industri.
Selain Software absensi, LinovHR juga memiliki berbagai modul dan fitur yang memudahkan kinerja human resource perusahaan seperti: Organization Management, Personnel Administration, Recruitment, Payroll, Competency Management, Performance Management, Reimbursement, Succession Management, Loan, Employee Self Services (ESS), Learning and Development.
Tertarik dengan berbagai keuntungan di atas?
Segeralah hubungi tim kami untuk mengetahui LinovHR lebih lanjut!
