database karyawan

Tata Cara Mengelola Database Karyawan dengan Mudah

Database karyawan memuat banyak data dan informasi terkait karyawan dalam suatu karyawan dalam perusahaan. Untuk itulah perusahaan wajib mengelola database karyawan dengan sangat teliti agar tidak terjadi berbagai kekeliruan.

Tetapi, proses ini terbilang cukup rumit sehingga dapat memakan waktu yang cukup lama karena data dan informasi yang dikelola cukuplah banyak. 

 

Agar proses pengelolaan database karyawan bisa dilakukan dengan mudah, saat ini pengelolaan database karyawan bisa dilakukan melalui software aplikasi HRD seperti LinovHR. Modul personnel management akan membantu HRD untuk menyimpan, mengelola, dan mengelompokkan berbagai data karyawan dengan aman dan rahasia. LinovHR/Feature/

 

Namun, bagaimana tata cara mengelola database karyawan dengan mudah?  Kali ini LinovHR akan membahasnya khusus untuk Anda! 

 

1. Memilih Informasi Data yang Akan Dikelola

Sebelum menginput seluruh data karyawan, hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah memilih informasi apa saja yang akan dimasukkan ke dalam database karyawan. Hal ini akan mengurangi data-data karyawan yang kurang relevan dan hanya menampilkan informasi penting yang dibutuhkan. 

Biasanya, informasi yang dimasukan ke dalam data karyawan berupa nama, tanggal lahir, jabatan hingga job description. Tetapi, setiap perusahaan pastinya memiliki aturan atau kebijakan sendiri dalam memasukan informasi data karyawannya.

 

2. Tentukan Keyword Khusus

Setiap perusahaan pastinya memiliki jumlah karyawan yang banyak. Agar proses pencarian karyawan data karyawan bisa dilakukan dengan cepat, Anda bisa membuat keyword atau kata kunci utama khusus. Dengan melakukan cara ini, data karyawan yang Anda cari bisa muncul dengan cepat dan sangat mengefisiensi waktu pengerjaan.

 

3. Menyimpan Data Secara Aman

Data karyawan adalah hal yang bersifat rahasia dan tidak boleh disebarkan kepada pihak manapun. Untuk itu, simpanlah database karyawan perusahaan sebaik mungkin agar terhindar dari kebocoran data yang akan menyebabkan kerugian perusahaan.

 

Baca Juga: Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD

 

4. Membatasi Akses Data

Setelah itu, lakukan pembatasan akses masuk. Anda harus memilih orang-orang yang benar memiliki kepentingan untuk mengakses data karyawan. Jika tidak diberi batasan hak akses, kemungkinan yang terjadi adalah data-data karyawan akan hilang atau tersebar. Dalam hal ini, Anda bisa sesuaikan dengan memberikan akses untuk editing atau hanya sekedar melihat data.

 

5. Melakukan Update Secara Berkala

Setiap bulan atau periode, pastinya dalam suatu perusahaan terdapat karyawan baru atau peningkatan jabatan karyawan. Untuk itu perusahaan harus selalu mengupdate database seluruh karyawan. 

Proses pembaruan data karyawan akan sangat sulit dilakukan jika masih menggunakan cara manual. Agar proses tersebut dapat berjalan secara cepat dan otomatis, menggunakan Software HRD dari LinovHR dapat menjadi solusi yang baik.

 

6. Adakan Sosialisasi Terkait Database Karyawan

Jika perusahaan sudah menggunakan sistem HRIS, maka untuk mengakses database karyawan bisa dilakukan oleh pihak perusahaan maupun karyawan. Untuk itu, perusahaan harus mengadakan sosialisasi agar setiap karyawannya dapat mengelola datanya masing-masing. 

Sosialisasi ini bisa dilakukan dengan menjelaskan tata cara untuk mengedit data, melakukan absensi, mengajukan cuti dan lainnya. Sehingga staff HRD yang menanganinya tidak membutuhkan waktu lama untuk beradaptasi. 

 

Baca Juga: Software Database Karyawan Perusahaan untuk Penggajian

 

7. Gunakan Modul Personnel Administration dari LinovHR

Selain menerapkan cara-cara yang sudah dijelaskan, menggunakan modul Personnel Administration dari LinovHR adalah cara yang sangat tepat. Melalui modul ini, perusahaan akan dibantu dalam mengurus seluruh informasi data karyawan.

Modul Personnel Administration berbasis web LinovHR ini memiliki fitur yang akan memudahkan perusahaan khususnya divisi HRD dalam mengelola database karyawan, seperti:

  • Memasukkan informasi penting karyawan
  • Menampilkan catatan kehadiran tiap karyawan
  • Mengelola informasi yang berkaitan dengan penggajian karyawan
  • Mengelola secara administratif seluruh tunjangan yang merupakan hak karyawan
  • Mencatat setiap aset perusahaan yang sedang dipinjam oleh karyawan

 

payroll

 

Itulah tata cara untuk mengelola database karyawan perusahaan. Beberapa cara tersebut dapat dilakukan semakin mudah menggunakan modul Personnel Administration dari LinovHR. Dengan begitu, proses kerja Anda bisa menjadi lebih cepat dan kesalahan dalam menginput data karyawan akan semakin berkurang.