Staf HRD bertugas untuk mengelola kinerja karyawan dan divisi HR biasanya memiliki target-target tersendiri yang harus dicapai.
Dari kegiatan tersebut, diperlukan adanya KPI yang menjadi metrik pencapaian target kinerja HRD itu sendiri, sehingga apabila terjadi penurunan performa, divisi HR bisa segera melakukan tindakan yang tepat.
KPI HRD juga bermanfaat untuk memastikan seluruh kegiatan atau program yang dilakukan oleh HRD terukur dan sesuai dengan tujuan sebuah perusahaan.
Indikator KPI HRD
Terdapat beberapa indikator yang umumnya terdapat dalam KPI HRD, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. eNPS (Employee Net Promoter Score)
eNPS (Employee Net Promoter Score) merupakan sebuah metrik yang dapat menilai kepuasan karyawan dengan melihat tingkat loyalitas serta seberapa besar karyawan merekomendasikan tempat kerja kepada orang lain.
Jika karyawan tidak menyarankan orang lain untuk bekerja di tempatnya, maka hal itu bisa menjadi masalah bagi perusahaan.
Dalam matrik KPI ini, eNPS merupakan pengukuran yang paling mudah dilakukan. Anda cukup membuat pertanyaan seperti “Dari skala 0-10, seberapa besar kemungkinan Anda (karyawan) untuk merekomendasikan perusahaan ini kepada orang lain?”.
eNPS biasa digunakan dalam survey untuk mengetahui tingkat keterikatan dan kepuasan kerja karyawan.
Namun, mengadakan survey serentak untuk semua karyawan pasti akan memakan waktu lama dan sulit mengelola hasilnya.
2. Absensi
Rasio tingkat ketidakhadiran karyawan yang tinggi menjadi masalah besar yang harus diperbaiki oleh perusahaan.
Tingkat absensi yang tinggi juga menjadi indikator bahwa budaya kerja yang buruk mulai berkembang.
Walaupun karyawan memiliki alasan yang kuat mengapa mereka tidak hadir, sebagai HRD Anda harus memantau secara cermat dan membuat persentase kehadiran serta ketidakhadiran karyawan sebulan sekali secara teratur.
Setelah itu, lakukan peninjauan strategi dan peraturan baru untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan.
3. Pelatihan Karyawan
Investasi dalam pelatihan kerja karyawan merupakan hal yang penting.
Namun, bukan berarti Anda harus mengeluarkan banyak biaya untuk melakukan program pelatihan yang tidak sesuai dengan kebutuhan karyawan. Tetapi jika terlalu sedikit juga, Anda akan sulit untuk mengelola karyawan.
Maka dari itu, HRD harus memantau dengan seksama apakah pelatihan yang sudah dilakukan berhasil atau tidak.
Cara ini bisa menjadi metode efektif untuk meningkatkan skill para karyawan dan menumbuhkan bakat baru yang terpendam.
4. Lama Waktu Kerja Pada Suatu Posisi
Lama waktu kerja pada pembahasan ini bukanlah durasi waktu kerja selama sehari, melainkan berkaitan dengan ketahanan suatu karyawan pada posisi mereka pada perusahaan.
Jika selama bekerja karyawan tidak diberikan kesempatan untuk promosi pangkat atau merubah status kerja, hal ini akan berpotensi besar para karyawan untuk keluar dan mencari perusahaan lain yang menjanjikan kenaikan karir yang lebih baik.
Anda harus mengukur rata-rata lama waktu kerja karyawan pada suatu posisi. Kemudian, Anda bisa menentukan waktu yang tepat untuk melakukan promosi pangkat kepada karyawan yang menunjukkan peningkatan kinerja dan prestasi kerja.
Selain itu, Anda juga bisa menentukan kapan waktu terbaik untuk mengadakan program rekrutmen.
Baca Juga : Mudahkan Rekrutmen dengan Aplikasi Rekrutmen Karyawan LinovHR
5. Rata-Rata Waktu untuk Mencapai Target Kerja
Rata-rata waktu yang dibutuhkan karyawan untuk mencapai target kerja dapat menjadi pengukur tingkat efisiensi kinerja pada setiap karyawan.
Dengan mengetahui rata-rata waktu tersebut, Anda bisa memberikan tugas kepada karyawan dengan rentang waktu yang sesuai dengan beban kerja.
Jika karyawan bisa menyelesaikan tugas tepat waktu, maka mereka lolos pada poin ini.
Namun jika mereka tidak bisa menyelesaikannya, menandakan bahwa terdapat hambatan kerja dan Anda harus mencari penyebabnya untuk menawarkan solusi yang tepat.
6. Rata-Rata Waktu untuk Mengisi Posisi
Saat melakukan proses rekrutmen, manajemen perusahaan harus menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan sampai posisi itu bisa terisi.
Jika terdapat posisi yang belum terisi pada waktu yang cukup lama, terdapat beberapa penyebab. Salah satunya adalah kesalahan yang disebabkan pada HRD atau pada manajemen perusahaan.
Jadi, Anda bisa mengetahui apakah manajemen penanganan karyawan telah bekerja secara baik atau belum.
7. Tingkat Kegagalan 3 Bulan Masa Percobaan
Sebagian besar perusahaan menerapkan masa percobaan karyawan selama 3 bulan sebelum mengangkatnya menjadi karyawan tetap.
Namun, masa ini tidak bisa melindungi perusahaan Anda jika terjadi kerusakan yang ditimbulkan karyawan dengan kinerja yang buruk.
Tentu saja hal tersebut hanya membuang waktu, tenaga, serta biaya untuk masa percobaan karyawan. Agar hal ini tidak terjadi lagi, Anda harus mencatat berapa kali karyawan gagal selama masa percobaan 3 bulan.
Catatlah kesalahan apa yang mereka perbuat agar Anda bisa meminimalisir pada masa percobaan karyawan berikutnya.
Contoh KPI HRD
Berikut adalah beberapa contoh KPI HRD yang bisa diterapkan oleh perusahaan:
HR Manager
- Tingkat Retensi Karyawan: Menilai persentase karyawan yang tetap bekerja dalam periode tertentu. Contoh KPI: Tingkat Retensi Tahunan.
- Efisiensi Proses Rekrutmen: Mengukur waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong. Contoh KPI: Waktu Rata-rata untuk Mengisi Posisi.
- Evaluasi Kinerja Karyawan: Memastikan bahwa proses penilaian kinerja karyawan dilakukan secara berkala. KPI dapat berupa persentase karyawan yang memiliki evaluasi kinerja tahunan.
- Pengembangan Tim: Mengukur berapa banyak karyawan yang telah mengikuti pelatihan atau pengembangan profesional. Contoh KPI: Persentase Karyawan yang Mengikuti Pelatihan Setiap Tahun.
- Kepuasan Karyawan: Mengukur tingkat kepuasan karyawan melalui survei atau wawancara. KPI dapat berupa skor kepuasan karyawan atau persentase responden yang merasa puas.
HR Supervisor
- Rekrutmen dan Seleksi: Menilai efektivitas proses rekrutmen dan seleksi. KPI bisa berupa Waktu Penyelesaian Perekrutan atau Tingkat Keberhasilan Perekrutan.
- Pengelolaan Dokumen Karyawan: Mengukur kecepatan dan ketepatan dalam pengelolaan dokumen karyawan, seperti kontrak kerja atau perubahan status. KPI dapat berupa Waktu Proses Dokumen atau Tingkat Kesalahan Dokumen.
- Pelatihan dan Pengembangan: Menilai berapa banyak karyawan yang mengikuti pelatihan dan mengukur dampaknya pada peningkatan kinerja. Contoh KPI: Persentase Peningkatan Kinerja Setelah Pelatihan.
- Kepatuhan Hukum: Mengukur tingkat kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan hukum terkait lainnya. KPI dapat berupa Jumlah Inspeksi Tanpa Pelanggaran atau Jumlah Laporan Kejadian.
- Kepuasan Karyawan: Mengukur tingkat kepuasan karyawan melalui survei atau feedback. Contoh KPI: Skor Rata-rata Kepuasan Karyawan.
Staf HR
- Proses Administratif: Mengukur efisiensi dalam menangani tugas-tugas administratif, seperti pengisian dokumen atau pemrosesan izin. KPI bisa berupa Waktu Penyelesaian Tugas atau Tingkat Kelengkapan Dokumen.
- Dukungan Rekrutmen: Menilai dukungan yang diberikan kepada proses rekrutmen, seperti menjadwalkan wawancara atau mengurus logistik. Contoh KPI: Waktu Respon untuk Menjadwalkan Wawancara.
- Pengelolaan Data Karyawan: Mengukur ketepatan dalam mengelola data karyawan dalam sistem HR. KPI dapat berupa Tingkat Kesalahan Data atau Waktu untuk Memperbarui Data.
- Pelaporan Kinerja: Menyiapkan laporan tentang statistik HR dan data kinerja. KPI bisa berupa Ketepatan Laporan atau Waktu Pemrosesan Laporan.
- Kerjasama Tim: Mengukur kerjasama dan kolaborasi dengan tim HR dan departemen lain. Contoh KPI: Evaluasi 360-derajat oleh Rekan Kerja dan Manajer.
Setiap perusahaan dapat memiliki KPI yang berbeda tergantung pada prioritas bisnis dan tujuan organisasinya. Pastikan bahwa KPI yang ditetapkan sesuai dengan tujuan dan peran masing-masing dalam departemen HR.
Cara Mengukur KPI HRD
Mengukur KPI HRD melibatkan pengumpulan data yang akurat dan evaluasi terhadap target yang telah ditetapkan. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk mengukur KPI HRD:
1. Identifikasi Metode Pengukuran yang Tepat
Tentukan metode yang akan digunakan untuk mengukur setiap KPI HRD.
Misalnya, jika Anda memiliki KPI Tingkat Retensi Karyawan, Anda perlu menentukan apakah akan menghitungnya berdasarkan jumlah karyawan yang tetap bekerja dalam periode tertentu atau dengan menggunakan metode lain.
Pastikan metode yang dipilih sesuai dengan tujuan KPI dan memungkinkan pengumpulan data yang akurat.
2. Pengumpulan Data
Mulailah mengumpulkan data yang diperlukan sesuai dengan metode pengukuran yang telah ditetapkan.
Data ini dapat berasal dari berbagai sumber, termasuk sistem HR, survei karyawan, laporan kinerja, atau dokumentasi lainnya.
Pastikan data yang dikumpulkan adalah akurat, lengkap, dan terkini.
3. Perhitungan KPI
Gunakan data yang telah dikumpulkan untuk menghitung nilai KPI. Rumus perhitungan akan bergantung pada jenis KPI yang Anda evaluasi.
Misalnya, untuk KPI “Tingkat Kesuksesan Perekrutan,” Anda dapat menghitungnya dengan membagi jumlah perekrutan yang sukses dengan jumlah total perekrutan.
Pastikan perhitungan sesuai dengan definisi KPI dan target yang telah ditetapkan.
4. Atur Target dan Pembanding
Tentukan target atau sasaran yang ingin Anda capai dengan KPI tersebut. Target ini harus realistis dan dapat dicapai, dan biasanya didasarkan pada kinerja masa lalu atau komparasi dengan standar industri.
Gunakan data historis atau pembanding untuk membandingkan hasil aktual dengan target yang telah ditetapkan.
5. Pelaporan dan Visualisasi
Sajikan hasil KPI secara visual, seperti dalam bentuk grafik atau laporan yang mudah dibaca. Ini membantu untuk memahami tren dan perubahan seiring waktu.
Pastikan bahwa laporan KPI mencakup informasi yang relevan dan penting bagi pemangku kepentingan.
6. Evaluasi dan Analisis
Analisis hasil KPI untuk memahami kinerja HRD. Identifikasi tren, perbedaan dari target, dan area yang memerlukan perbaikan.
Cari tahu faktor-faktor yang mempengaruhi hasil KPI, seperti perubahan dalam strategi rekrutmen, pelatihan, atau faktor eksternal.
7. Tindakan Perbaikan
Jika hasil KPI menunjukkan ketidaksesuaian dengan target atau masalah dalam kinerja HRD, identifikasi tindakan perbaikan yang perlu diambil.
Ini bisa berupa perubahan proses, alokasi sumber daya tambahan, atau perbaikan dalam strategi HR. Pastikan tindakan perbaikan ini diimplementasikan secara efektif dan hasilnya dimonitor.
8. Evaluasi Berkala
Lakukan evaluasi berkala terhadap KPI HRD untuk memastikan bahwa data tetap relevan, metode pengukuran efektif, dan target sesuai dengan perkembangan organisasi.
Revisi dan perbarui KPI jika diperlukan untuk mencerminkan perubahan dalam prioritas bisnis dan tujuan organisasi.
Contoh KPI HRD
Untuk memudahkan pemahaman, berikut ini contoh KPI HRD:
Melihat laporan tersebut, HRD berhasil mencapai target KPI dengan skor 104 dari 100. Tetapi, ada beberapa point yang masih perlu perbaikan lagi seperti turnover, training participation, dan Time to Fill.
Pantau Pencapaian KPI HRD dengan Performance Management System LinovHR
Karyawan merupakan faktor untuk melancarkan proses kerja dan mencapai tujuan perusahaan. Pengelolaan karyawan bisa dilakukan dengan lancar jika divisi HRD memahami KPI atau Key Performance Indicator dengan baik.
Performance Management System dari LinovHR merupakan solusi yang sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam memantau pencapaian KPI HRD.
Sistem ini dirancang dengan fitur-fitur canggih yang memungkinkan HRD untuk mengelola dan memantau KPI dengan efisien.
Dengan LinovHR, HRD dapat dengan mudah menentukan KPI yang relevan dengan tujuan bisnis, mengatur target pencapaian, dan melacak kinerja individu maupun tim secara real-time.
Selain itu, sistem ini juga menyediakan alat analisis data yang kuat, memungkinkan HRD untuk memeriksa tren kinerja, mengidentifikasi kelemahan, dan mengambil tindakan perbaikan yang cepat.
Dengan akses mudah ke data yang akurat dan laporan kinerja yang terstruktur, LinovHR membantu HRD mengambil keputusan yang lebih baik, mengoptimalkan sumber daya manusia, dan memastikan bahwa organisasi mencapai KPI HRD dengan efektif untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.
Ajukan demo sekarang juga dan rasakan kemudahannya!
