cara membuat absensi di google form

Cara Membuat Absensi di Google Form Dengan Mudan dan Cepat

Jika dahulu kita harus menyediakan kertas berisikan nama karyawan untuk melakukan absensi. Sekarang tahukah Anda, ada yang lebih mudah yaitu dengan memanfaatkan Google Form. Cara membuat absensi di Google Form juga sangat mudah dan bisa menjadi salah satu alternatif untuk Anda yang ingin mendigitalisasi proses absensi. 

Absensi sendiri berhubungan dengan daftar atau data kehadiran dari setiap karyawan yang bekerja di dalam perusahaan. 

Guna memudahkan Anda dalam melakukan pembuatan absensi bagi karyawan Anda. berikut ini adalah cara membuat absensi di Google Form yang baik dan benar. Simak penjelasannya di bawah ini!

 

Cara Membuat Absensi di Google Form

Belakangan ini, banyak perusahaan yang sudah mulai meninggalkan proses absensi manual dan beralih ke digital. Salah satu yang banyak dipilih adalah menggunakan Google Form. Bila mungkin Anda belum mengetahui cara membuat absensi online di Google Form, coba perhatikan langkah-langkahnya berikut ini!

 

  1. Akses Akun Google

cara membuat absensi di Google Form pertama adalah Anda perlu masuk ke akun Google Anda. Di sana ada berbagai pilihan produk dari Google, salah satunya Google Form. Agar absensi online dengan Google Form lebih tertata, Anda bisa membuat folder khusus di Google Drive untuk absensi.

 

  1. Membuat Absensi Online

Jika Anda sudah berhasil membuat folder khusus di Google Drive, sekarang Anda bisa membuat absen di Google Form. Caranya klik tombol New> Other>Google Form. 

Kemudian Anda dapat melengkapi formulir absensi sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan perusahaan. Mulai dari nama, jam masuk, jam pulang, serta kegiatan yang dilakukan. 

Anda bisa dengan leluasa menambahkan kolom-kolom sesuai dengan kebutuhan dengan cara klik menu + atau “Tambahkan Pertanyaan” pada toolbar yang ada di sebelah kanan, sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Contohnya, Anda bisa pilih menu “Petak Kotak Centang” untuk membuat absen berbentuk pertanyaan yang dijawab dengan memberi centang. Atau, Anda juga bisa menambahkan pilihan upload dokumen untuk mengunggah bukti selfie kehadiran atau surat sakit. 

 

 

  1. Bagikan Link Google Form

Cara membuat absensi di Google Form yang terakhir adalah bagikan link Google Form tersebut. 

Setelah Anda melengkapi setiap formulir sesuai kebutuhan Anda, selanjutnya coba scroll ke atas untuk membagikan link absen Google Form. Anda juga bisa memilih “Dapatkan link yang Sudah Terisi” untuk membuat format clock out

 

Kelebihan Pakai Google Form untuk Absensi Online

Sama seperti aplikasi keluaran Google lainnya, Google Form yang bisa dimanfaatkan menjadi absensi online untuk karyawan juga memiliki banyak manfaat dan kelebihan.  Berikut ini adalah ragam kelebihan dan manfaatnya:

 

  1. Tidak Berbayar atau Gratis

Kelebihan pertama yang pastinya akan sangat Anda sukai adalah Google Form gratis. Seperti yang kita ketahui, semua layanan dari Google, dapat digunakan secara gratis, dimanapun dan kapanpun.

Opsi ini tentunya akan sangat menguntungkan para pelaku bisnis, terutama untuk bisnis UMKM yang kelasnya kecil hingga menengah. Tanpa perlu mengalokasikan dana khusus yang besar, Anda bisa membuat absensi online yang berguna untuk menunjang bisnis Anda.

 

  1. Mudah untuk Diakses

Absensi online dengan Google Form memberikan Anda kemudahan akses. Bahkan Anda tidak harus memiliki keterampilan tertentu untuk dapat membuat dan mengoperasikannya. 

Untuk dapat mengakses absen dengan Google Form Anda hanya membutuhkan koneksi internet. Google Form bisa Anda akses di berbagai perangkat baik smartphone, table, atau laptop. Anda bisa membukanya kapanpun dan dimanapun Anda berada.

 

  1. Data Tersimpan dengan Aman

Banyak dari produk Google yang terintegrasi satu sama lain dengan penyimpanannya, yaitu Google Drive.

Begitu juga dengan Google Form yang terhubung secara langsung dengan Google Drive Anda. Sehingga data-data absensi yang menyangkut informasi personal dari karyawan Anda, bisa tersimpan dengan rapi dan aman.

 

  1. Rekapitulasi Data Lebih Cepat dan Akurat

Data-data yang ada di dalam Google Form bersifat  real-time. Dengan begitu, proses rekapitulasi data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Serta, Anda bisa mendapatkan data rekap terkini dari setiap karyawan yang Anda miliki.

Oleh sebab itu, Anda tidak perlu lagi menunggu data untuk terupdate ketika hendak melakukan rekapitulasi data absensi bulanan atau tahunan.

 

  1. Memudahkan Pengolahan Data Absensi

Google Form sudah terintegrasi dengan Google Sheet. Artinya, bila Anda ingin memindahkan data-data absensi, Anda tidak perlu lagi perlu repot-repot menyalin dari awal, cukup dengan satu klik saja. 

Karena proses pemindahannya yang cepat dan mudah. Maka pengolahan data bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat pastinya.

 

Baca Juga: Bagaimana Penggunaan Smart Absensi Permudah Pekerjaan

 

Kelemahan Absensi Online Menggunakan Google Form

Meskipun banyak keunggulan dan manfaat dari menggunakan Google Form untuk absensi online karyawan. Anda juga perlu mempertimbangkan beberapa kelemahan atau kekurangan dari menggunakan Google Form sebagai absensi online karyawan. Berikut beberapa kelemahannya:

 

  1. Formulir Harus Dibuat Setiap Hari

Karena pengisian di dalam Google Form hanya bisa dilakukan satu kali saja. Maka, formulir kehadiran untuk karyawan harus dibuat setiap hari, selama hari kerja berlangsung. Hal ini tentunya akan sangat merepotkan dan menyita waktu dan juga tenaga.

Oleh sebab itu, Anda perlu memikirkan dampak dari hal ini, terhadap efektivitas dan efisiensi waktu yang Anda miliki.

 

  1. Perhitungan Payroll Manual

Penggunaan Google Form untuk absensi online karyawan hanya sebatas untuk memberikan data kehadiran saja. Artinya perhitungan seperti payroll karyawan tidak bisa dilakukan dengan Google Form. sehingga Anda perlu melakukan perhitungan dengan metode yang lain, maupun melalui cara manual yang membutuhkan banyak waktu dan tenaga.

 

  1. Terdapat Potensi untuk Dimanipulasi

Perlu untuk dipahami dan diingat bahwa Google Form hanya menampilkan informasi berupa data saja. Dengan begitu, Anda sebagai pihak manajemen tidak mampu untuk melihat atau mengetahui kondisi dari karyawan yang sebenarnya. Bisa jadi data yang diberikan oleh karyawan sudah dimanipulasi dan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

 

  1. Dibuat Hanya untuk Satu Tujuan

Pembuatan absensi online di Google Form hanya bisa dilakukan untuk satu fungsi atau tujuan saja, misalnya hanya untuk mencatatkan kehadiran.

Sehingga, aktivitas lain seperti pengajuan cuti, reimburse, lembur, dan sejenisnya, tidak bisa dilakukan dalam satu form, melainkan harus membuat form terpisah untuk setiap aktivitas yang ingin dilakukan.

 

LinovHR Solusi Tepat untuk Layanan Absensi Karyawan Online

Memiliki sistem yang bisa memudahkan manajemen dalam mengatur dan mengelola absensi karyawan merupakan suatu keharusan tiap perusahaan saat ini. Hal ini karena absensi berkaitan erat dengan kehadiran dan juga produktivitas dari karyawan itu sendiri, sehingga dapat mempengaruhi perkembangan bisnis ke depannya.

LinovHR hadir dengan software absensi online yang dapat memudahkan pengguna atau user dalam mengelola data absensi, izin, cuti, lembur dan jadwal kerja secara cepat dan akurat hanya dengan satu kali klik. 

Dengan begitu kegiatan yang berhubungan dengan administratif karyawan bisa ditangani dan diselesaikan hanya dengan satu aplikasi saja.

Selain itu, terdapat juga aplikasi absensi online karyawan yang dapat memudahkan karyawan dalam melakukan absensi dengan fitur scan wajah (face recognition) dan juga sidik jari (fingerprint). Sehingga data yang dihasilkan bersifat real-time dan sesuai dengan kondisi dan keadaan yang sesungguhnya.

 

mobile ess

Itulah pembahasan mengenai cara membuat absensi online di Google Form. Metode ini merupakan salah satu dari banyak cara yang dapat Anda gunakan dalam membuat daftar absensi bagi karyawan Anda. 

Terdapat banyak kelebihan dan kekurangan dari menggunakan metode satu ini. Jadi pastikan Anda bijak dalam memilih dan menyesuaikan dengan kondisi dan keadaan dari bisnis atau perusahaan Anda.