Feedback adalah sebuah usaha dari perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan atas segala pekerjaan yang telah dilakukan.
Namun, menyampaikan umpan balik dengan cara negatif bukan merupakan keputusan yang bijak. Feedback harusnya memacu karyawan untuk dapat lebih baik lagi.
Lantas, bagaimana cara memberikan feedback yang baik? Artikel LinovHR ini akan memberikan penjelasan mengenai apa yang dimaksud dengan feedback, beserta jenis, contoh, dan cara menyampaikannya.
Simak ulasan feedback berikut ini!
- Apa Itu Feedback?
- Perbedaan Feedback dengan Kritik
- Mengapa Feedback itu Penting?
- Jenis Feedback Berdasarkan Sifat
- Bagaimana Cara Memberikan Feedback kepada Karyawan?
- Contoh Feedback Positif
- 1. Karyawan Tidak Mampu Bekerja Sesuai Target
- 2. Adanya Karyawan yang Kurang Partisipatif
- 3. Kurangnya Sikap Inisiatif Karyawan
- 4. Adanya Sikap Kasar dan Semena-mena pada Seorang Karyawan
- 5. Karyawan yang Tidak Mampu Mengatur Waktu dengan Baik
- 6. Adanya Kesalahan yang Dilakukan oleh Seorang Karyawan
- Kelola Feedback Karyawan dengan Software Performance Managament LinovHR
Apa itu Feedback?
Pengertian feedback adalah sebuah istilah untuk menyampaikan reaksi dari komunikator kepada komunikan atas segala sesuatu yang telah dilakukan, baik berupa jasa, pekerjaan, produk, dan lain-lain.
Istilah ini merupakan kata serapan dari bahasa inggris berupa “feed” dan “back”.
Arti feedback sederhananya adalah suatu masukkan yang disampaikan oleh pengguna produk atau pekerjaan, kepada pihak bekerja. Umumnya, hal ini kerap dilakukan di lingkungan perusahaan.
Tujuan utama dari pemberian umpan balik adalah untuk menindaklanjuti atas tindakan apa yang perlu dilakukan ke depannya. Apabila hal yang dihasilkan sudah baik, maka pihak pekerja hanya perlu mempertahankan kualitas dan meningkatkannya.
Namun, jika hal yang dikerjakan masih kurang baik, maka pihak pengguna jasa akan menyampaikan berbagai kekurangannya.
Lalu, pihak pekerja akan mengambil tindakan perbaikan demi meningkatkan kualitas untuk kemudian hari.
Selain itu dikenal pula feedback dengan konsep dinamis yang berfokus pada pemberian saran, ide, dan rekomendasi untuk perbaikan di masa depan, daripada terfokus pada kesalahan atau kinerja masa lalu yang disebut feedforward.
Berbeda dengan feedback biasa yang sering kali memusatkan perhatian pada tindakan atau perilaku masa lalu.
Baca juga: Manfaat 360 Degree Feedback untuk Karyawan, Tim, dan Manager
Perbedaan Feedback dengan Kritik
Feedback dan kritik memiliki perbedaan yang signifikan. Umpan balik cenderung memberikan saran konstruktif, fokus pada perbaikan, memiliki sifat positif, dan berorientasi pada pengembangan individu.
Di sisi lain, kritik seringkali lebih negatif, berfokus pada masalah, evaluatif, dan dapat memiliki dampak emosional yang lebih buruk.
Pendekatan yang lebih positif dan konstruktif dalam feedback membuatnya menjadi alat yang lebih efektif untuk memotivasi dan mendorong pertumbuhan seseorang.
Mengapa Feedback itu Penting?
Feedback digunakan di berbagai bidang karena fungsinya yang bermacam-macam. Terdapat 4 fungsi umpan balik secara umum, di antaranya:
1. Meningkatkan Kelebihan
Feedback memiliki potensi besar untuk meningkatkan kelebihan penerimanya.
Melalui umpan balik yang jujur dan konstruktif, individu dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang kelebihan mereka dan cara terbaik untuk mengoptimalkannya.
Feedback yang mengakui dan menghargai kelebihan spesifik individu dapat memberikan dorongan motivasi dan meningkatkan rasa percaya diri mereka.
Dengan demikian, umpan balik yang memperkuat kelebihan dapat menjadi pendorong pertumbuhan dan pencapaian yang lebih tinggi bagi individu.
2. Memperbaiki Kekurangan
Feedback memiliki peran penting dalam membantu individu memperbaiki kekurangan mereka.
Melalui umpan balik yang konstruktif, individu dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang area di mana mereka perlu meningkatkan kinerja atau keterampilan mereka.
Umpan balik yang jujur dan objektif dapat mengidentifikasi kekurangan dengan cara yang tidak menyalahkan dan memberikan solusi yang berguna untuk mengatasi mereka.
3. Memperkuat Hubungan
Dengan memberikan umpan balik yang jujur dan konstruktif, individu dapat mengungkapkan apresiasi terhadap kontribusi positif rekan kerja, memperbaiki masalah atau ketegangan yang mungkin ada, serta membangun kepercayaan dan saling pengertian.
Feedback yang memperkuat hubungan juga memberikan kesempatan bagi individu untuk mendengarkan dengan aktif, menghormati perspektif orang lain, dan menciptakan iklim kerja yang inklusif.
Jenis Feedback Berdasarkan Sifat
Jika dibagi menjadi dua, terdapat jenis masukan negatif dan positif.
Positive Feedback
Positif feedback adalah masukan yang diberikan sebagai tanda bahwa Anda baik serta tepat dalam melakukan sebuah pekerjaan. Positif feedback juga bisa dikategorikan juga sebagai pujian.
Misalnya, Anda diberikan pujian hebat karena telah memenangkan tender atau berhasil mengerjakan suatu proyek.
Negative Feedback
Negatif feedback adalah masukan yang diberikan sebagai tanda bahwa Anda kurang mengerti atau miss dari sebuah pekerjaan.
Negatif feedback sendiri dapat dikatakan sebagai kritikan. Hal ini cukup memberikan perubahan signifikan tergantung individunya, apakah dapat menerima kritikan ini dengan baik atau sebaliknya.
Misalnya, Anda ditegur karena malah asyik main handphone saat rapat atau Anda melakukan kesalahan dalam penghitungan.
Bagaimana Cara Memberikan Feedback kepada Karyawan?
Dengan memberikan feedback kepada karyawan, dapat membantu Anda untuk berkomunikasi lebih baik lagi serta meningkatkan kinerja karyawan.
Sehingga Anda memiliki karyawan unggul dan performa perusahaan juga meningkat. Bagaimana cara memberikan feedback yang baik?
1. Berikan Feedback yang Spesifik dan Detail
Dalam penyampaian feedback, sebaiknya dilakukan dengan singkat, padat, dan jelas. Hal ini bertujuan untuk menghindari penyampaian hal yang tidak dibutuhkan agar tidak menimbulkan salah paham.
Dengan memberikan feedback yang spesifik, tidak membuat karyawan bingung.
2. Perhatikan Intonasi Nada dan Pemilihan Kata
Feedback bisa disalah artikan sebagai tuduhan atau merasa dihakimi sepihak jika Anda menggunakan intonasi yang terhitung tinggi.
Oleh karena itu, baiknya mengkomunikasikan feedback Anda dengan intonasi yang lebih halus.
Selain itu, pemilihan kata juga penting. Gunakan kata-kata yang sopan dan bersifat membangun. Sehingga karyawan juga merasa nyaman dan tidak canggung setelahnya.
3. Lakukan Pada Kondisi Tenang
Memberikan feedback kepada karyawan dipastikan dalam kondisi dingin. Terkadang pimpinan suka lepas kontrol saking menggebu-gebunya.
Dengan kepala dingin, Anda dapat menyampaikan poin sasaran dan terlihat wibawa Anda.
4. Jangan Lupa Follow up
Setelah memberikan feedback, tugas seorang pemimpin tidak berhenti sampai disitu. Ada baiknya jika Anda mem-follow up pekerjaan atau hal yang telah diberikan masukan. Hal ini juga menjadi tanggung jawab Anda sebagai pemberi masukan.
Karyawan juga menunggu respon setelah di revisi, sehingga karyawan merasa di tuntun dan tahu kesalahannya sehingga tidak melakukan lagi.
Baca Juga: Pentingnya HR Melakukan Employee Performance Management
Contoh Feedback Positif untuk Hasil Kerja Karyawan yang Kurang Memuaskan
Setiap perusahaan tentu memiliki karyawan dengan potensi dan kemampuan yang berbeda-beda. Ada karyawan dengan hasil kerja optimal.
Akan tetapi, juga ada karyawan dengan hasil kerja yang minimal. Umumnya, hal tersebut disebabkan oleh berbagai hal.
Berikut beberapa contoh feedback positif yang dapat meningkatkan motivasi karyawan.
1. Karyawan Tidak Mampu Bekerja Sesuai Target
Hampir setiap perusahaan tentu memiliki target yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu. Hal ini bertujuan untuk menjaga stabilitas operasional dan kinerja karyawan.
Namun, terkadang ada saja sejumlah karyawan tidak mampu bekerja sesuai target yang telah ditentukan. Hal demikian tentu akan menghambat produktivitas dan alur kerja perusahaan.
Akan tetapi, sebagai perusahaan perlu mencari tahu dahulu apa penyebab karyawan tidak mampu bekerja dengan optimal.
Contoh kasus:
“Dimas seorang karyawan Perusahaan Botol Minum Berjangka. Dalam sebulan Dimas harus mencari pelanggan sebanyak 15 orang. Namuna, pada bulan Januari Dimas tidak mampu mencapai target tersebut.
Perusahaan pun menanyakan alasannya, serta memberikan feedback untuk lebih giat dan semangat untuk mencapai target yang telah dilakukan. Perusahaan juga mencoba memahami kemampuan Dimas dan memberi keringan tertentu.”
Baca juga: Menentukan Target Kerja Dengan Metode SMART
2. Adanya Karyawan yang Kurang Partisipatif
Dalam waktu-waktu tertentu, perusahaan pasti akan mengadakan rapat.
Namun, sering kali ditemukan beberapa karyawan yang kurang aktif dalam menyampaikan informasi. Hal tersebut tentu akan mengurangi suasana kerja kolaboratif.
Contoh kasus:
“Krisna seorang kepala divisi pemasaran perusahaan Tisu Bersih. Dalam setiap rapat, Krisna kerap pasif dalam menyampaikan gagasan. Dalam suatu kesempatan, pihak HRD memberikan feedback untuk lebih partisipatif dalam menyampaikan ide. Hal ini diperlukan guna meningkatkan kesuksesan perusahaan.”
3. Kurangnya Sikap Inisiatif Karyawan
Setiap perusahaan tentu membutuhkan sikap berani para karyawan dalam melakukan inisiasi kerja.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengarahkan karyawan secara terus-menerus yang dapat membuang-buang waktu.
Contoh kasus:
“Rudi merupakan pegawai perusahaan Cat Tembok Air. Ia telah bekerja selama satu tahun. Namun, Rudi masih sering bingung dalam bekerja. Akibatnya, pekerjaannya kerap terlantar. Perusahaan pun memberikan feedback pada Rudi untuk lebih giat belajar secara mandiri agar dapat mengambil langkah kerja dengan lebih baik.”
4. Adanya Sikap Kasar dan Semena-mena pada Seorang Karyawan
Dalam dunia profesional, ada banyak ditemui orang dengan karakteristik yang berbeda-beda. Ada orang dengan sikap lembut dan sabar. Lalu, juga ada orang yang kasar dan semena-mena.
Nah, perilaku semena-mena tersebut tentu akan mengganggu jalannya kinerja perusahaan. Hal tersebut dikarenakan karyawan yang bekerja di sekitarnya akan merasa segan dan enggan untuk bekerja sama.
Contoh kasus:
“Dicky seorang pemimpin divisi kreatif pemasaran perusahaan Kerupuk Damai Sejahtera. Dirinya dikenal sebagai sosok yang kasar dan semena-mena dalam memerintah bawahannya.
Alhasil, para karyawan yang bekerja di bawah perintahnya banyak melakukan resign dengan alasan sama, yaitu karena sikap kurang baik dari Dicky. HRD perusahaan pun memanggil Dicky dan memberi masukkan untuk bersikap lebih lunak pada karyawan bawahannya untuk menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman.”
5. Karyawan yang Tidak Mampu Mengatur Waktu dengan Baik
Guna mencapai target kerja perusahaan, tiap karyawan harus bisa mengatur waktu kerja dengan sedemikian rupa.
Namun, masih sering ditemukan beberapa karyawan yang lalai dalam mengatur waktu kerja.
Contoh kasus:
“Dio adalah pegawai perusahaan Kabel Listrik. Dalam jam kerja, dirinya kerap kali bermain game dan menonton drama korea. Hasilnya, pekerjaannya pun terlantar dan tidak mampu menyelesaikan target.
Perusahaan pun memanggil Dio dan memberikan masukan. Isinya berupa saran untuk menggunakan waktu dengan lebih efektif dengan lebih fokus bekerja saat sedang di kantor.”
6. Adanya Kesalahan yang Dilakukan oleh Seorang Karyawan
Setiap manusia pasti tidak luput dari suatu kesalahan. Dalam dunia kerja, hal tersebut pun kerap terjadi.
Namun, adanya kesalahan kerja tentu dapat berpotensi menghambat produktivitas perusahaan.
Untuk meminimalisir hal demikian, umumnya perusahaan memberlakukan standar prosedur dalam bekerja.
Contoh kasus:
“Diego seorang karyawan baru perusahaan konsultan keuangan. Dia melakukan kesalahan dalam membuat sip gaji karyawan untuk klien perusahaan. Akibatnya, klien pun melontarkan protes.
“Lalu, HRD perusahaan pada akhirnya memanggil Diego. Pada kesempatan tersebut, HRD memberikan masukan untuk lebih teliti dalam bekerja. Selain itu, Diego juga diminta untuk memeriksa kembali setiap pekerjaannya untuk menghindari kesalahan.”
Kelola Feedback Karyawan dengan Lebih Optimal Menggunakan Software Performance Management LinovHR
Mengelola jalannya operasional perusahaan bukanlah hal yang mudah. Terlebih jika menyangkut kinerja karyawan. Anda sebagai HRD harus selalu memonitor pekerjaan dari karyawan Anda. Karena, kinerja atau output pekerjaan dari karyawan akan sangat menentukan keberhasilan perusahaan.
Karyawan yang bekerja maksimal juga harus diberikan feedback. Hal ini semata-mata untuk mengoptimalkan kinerja karyawan tersebut.
Pemberian feedback dapat dilakukan dengan berbagai cara. Ada yang menggunakan cara langsung secara manual, dan ada juga yang menggunakan teknologi untuk memudahkan.
Penerapan teknologi tersebut dapat menggunakan Software Performance Management dari LinovHR. Software Performance Management dari LinovHR bermanfaat untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Salah satunya adalah pemberian feedback kepada karyawan.
Dengan menggunakan fitur Feedback, setiap karyawan dapat memperoleh feedback dari berbagai pihak, mulai dari atasan, rekan kerja, dan lainnya.
Memberikan feedback dengan cara ini dapat menjadi opsi alternatif yang cukup baik. Karena feedback didapatkan dari berbagai pihak, tanpa khawatir untuk menunjukan identitas si pemberi feedback.
Dengan menggunakan fitur Feedback dari LinovHR, perusahaan Anda dapat memberikan umpan balik pada karyawan dengan lebih optimal dan maksimal.
Segera hubungi tim LinovHR untuk menjadwalkan demo dan dapatkan promo menarik!
Itulah tadi pembahasan mengenai arti feedback. Pemberian feedback adalah hal penting dalam rangka menjaga kinerja karyawan dan juga perusahaan. Tentu contoh tentang penyampaian feedback di atas dapat Anda pratikkan di persahaan Anda.
Selamat karena telah mengetahui pentingnya feedback!
