Perubahan sistem kerja tentu harus pula diikuti dengan perubahan sistem pengelola perusahaan. Seperti saat perusahaan menerapkan sistem kerja digital. Itulah sebabnya, perusahaan membutuhkan digital workforce management system yang bisa memudahkan pengelolaan SDM.
Apa itu digital workforce management system? Silakan membaca artikel dari LinovHR di bawah ini untuk mengetahuinya!
Apa Itu Digital Workforce Management System?
Digital workforce management system adalah teknologi yang membantu perusahaan dalam mengelola tenaga kerja secara digital. Hal ini sangat penting karena kini perusahaan berada dalam perkembangan teknologi dan data.
Ada begitu banyak data SDM di perusahaan yang harus diolah, tentu saja sistem pengelolaan manual tidak dapat digunakan.
Selain itu, digital workforce management system juga bisa berarti teknologi untuk mengelola tenaga kerja yang tidak bekerja dari kantor.
Contohnya adalah karyawan pada perusahaan yang menerapkan WFA atau work from anywhere. Di perusahaan-perusahaan tersebut, karyawan tidak harus bekerja dari kantor.
Jika mengacu pada pengertian yang kedua, maka sistem pengelolaan tenaga kerja ini digunakan untuk mengawasi karyawan yang tidak bekerja dari kantor agar tetap produktif dan memudahkan karyawan dalam mendapatkan haknya.
Alasan Harus Menggunakan Digital Workforce Management System
Perusahaan perlu menggunakan digital workforce management system agar seluruh lini perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan terkendali. Hal ini pun semakin penting dan dikuatkan oleh alasan-alasan berikut ini.
1. Meningkatkan Komunikasi
Sistem manajemen tenaga kerja digital bisa meningkatkan komunikasi di perusahaan. Contohnya berlaku pada pengajuan cuti di perusahaan.
Sebelumnya, Anda mungkin mengenal sistem pengajuan cuti yang dilakukan secara manual dengan mengisi formulir dan menyerahkannya kepada HR. Pengajuan ini umumnya dilakukan secara tatap muka.
Akan tetapi, tenaga kerja yang bekerja dari rumah tidak dapat melakukannya. Oleh karena itu, teknologi untuk mengajukan cuti dari rumah perlu diterapkan di perusahaan.
2. Meningkatkan Produktivitas
Sistem manajemen tenaga kerja digital memudahkan pembagian tugas kepada karyawan dan pelaksanaannya. Melalui sistem ini, karyawan bisa tahu apa tugas harian ataupun target yang harus ia penuhi.
Jika setiap karyawan mengetahui apa yang harus ia kerjakan, karyawan akan bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini pun akan berujung pada peningkatan produktivitas.
3. Membuat Karyawan Lebih Bahagia
Salah satu cara untuk membuat karyawan lebih bahagia dan termotivasi dalam bekerja adalah menyediakan fleksibilitas. Hal ini bisa dicapai dengan memberi kesempatan kepada karyawan untuk bekerja dari rumah.
Itulah sebabnya perusahaan tak perlu ragu lagi dalam memberi kebebasan kepada karyawan untuk bekerja dari luar kantor.
Selain itu, perusahaan juga tak perlu kebingungan dalam mengelola karyawan yang WFH sebab sudah ada sistem manajemen tenaga kerja digital. Sistem ini akan membantu perusahaan dalam mengelola karyawan yang bekerja dari rumah dengan lebih mudah.
4. Membuat Perencanaan Tenaga Kerja
Digital workforce management system juga memberi manfaat jangka panjang untuk perusahaan. Berkat teknologi ini, perusahaan dapat membuat rencana tenaga kerja jangka panjang yang berguna untuk mencapai goal perusahaan.
Hal ini dapat terwujud karena teknologi pengelolaan SDM digital bisa mengidentifikasi dan mengenali kemampuan, kinerja, bahkan masalah karyawan. Berdasarkan aspek-aspek tersebut, perusahaan bisa mengatasi masalah karyawan yang terjadi di perusahaan serta meningkatkan skill dan produktivitas karyawan untuk berkontribusi terhadap perusahaan.
5. Meningkatkan Retensi Karyawan
Terakhir, sistem pengelolaan SDM digital memiliki manfaat yang nyata dalam meningkatkan retensi karyawan. Hal ini disebabkan karena teknologi ini membuat progress karyawan dalam bekerja lebih mudah diamati dan diikuti.
Sehingga, karyawan pun akan merasa lebih dekat dengan perusahaan. Kedekatan yang terjadi ini akan membuat karyawan betah dan tidak mudah resign.
Baca Juga: Bagaimana Implementasi Telecommuting?
Fitur Penting dalam Digital Workforce Management System
Digital workforce management system hendaknya mengakomodir pengelolaan tenaga kerja yang bekerja dari rumah maupun dari kantor. Pengelolaan ini harus dilakukan secara digital untuk menghindari kerumitan yang dilalui ketika mengelola SDM secara manual.
Oleh karena itulah, sistem manajemen tenaga kerja digital perlu memiliki fitur-fitur penting sebagai berikut.
1. Database Karyawan
Fitur yang pertama adalah database karyawan. Fitur ini sangat penting karena kini HR perlu menyimpan data karyawan yang sangat beragam.
Dengan menyimpan data karyawan ke dalam database, HR akan lebih mudah dalam menemukan, memproses, dan menganalisis data-data tersebut.
2. Presensi Karyawan
Kehadiran karyawan digital yang tidak bekerja dari kantor juga perlu dicatat. Mengingat mereka tidak bisa datang ke kantor, teknologi yang memudahkan karyawan dalam melakukan absensi jarak jauh perlu digunakan.
Selain untuk kebutuhan absensi, biasanya teknologi ini juga digunakan untuk mengajukan cuti dan izin lainnya. Karyawan bisa dengan mudah mengajukannya tanpa bertatap muka secara langsung dengan atasan ataupun HR.
3. Assign Tugas dan Target Karyawan
Karyawan perlu mengetahui tugas dan target yang harus mereka capai agar dapat bekerja dengan produktif. Hal ini bisa dilakukan dengan digital workforce management system.
4. Laporan Karyawan
Membuat laporan karyawan merupakan salah satu tugas HR yang paling penting. Laporan ini akan menjadi dasar penentuan strategi pengelolaan tenaga kerja agar bisa mencapai tujuan perusahaan.
Melalui sistem tenaga kerja digital, perusahaan bisa membuat laporan dengan mudah sebab semua datanya telah terekam dalam sistem. Contoh laporan yang bisa dibuat yaitu laporan absensi atau laporan kinerja karyawan.
LinovHR Sebagai Rekomendasi Digital Workforce Management System
Digital workforce management system menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin menerapkan konsep kerja WFH, hybrid, atau WFA sekalipun. Penggunaannya membantu pengelolaan karyawan yang bekerja dimanapun.
Selain itu, sistem ini juga membuat pengelolaan perusahaan lebih fleksibel dan meningkatkan keterlibatan karyawan dengan perusahaan.
Fitur-fitur yang telah disebutkan sebelumnya merupakan fitur andalan digital workforce management system yang harus setiap perusahaan gunakan. Kini, Anda tak perlu khawatir sebab Software HRIS LinovHR menyediakan segala fiturnya.
Software HRIS LinovHR bisa menyimpan data karyawan dalam cloud dengan aman, bisa memfasilitasi absensi karyawan yang WFH melalui modul ESS, bisa mengelola penilaian dan KPI melalui modul Performance Management, dan membuat laporan karyawan.
Selain itu, software ini juga dilengkapi dengan fitur tambahan seperti modul Payroll untuk mengelola penggajian karyawan dan modul Learning Management System untuk mengelola pelatihan karyawan.
LinovHR selalu berharap perusahaan dapat mengelola tenaga kerja dengan lebih mudah. Oleh karena itu, gunakanlah Software HRIS LinovHR dan nikmati kemudahannya dalam mengelola SDM!
