Pada era globalisasi ini, banyak perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja di berbagai negara di seluruh dunia.
Tentunya, proses penggajian untuk karyawan yang berada di beberapa negara ini memiliki tingkat yang lebih kompleks.
Perbedaan sistem perpajakan, regulasi ketenagakerjaan, mata uang, dan kebijakan lokal dapat memengaruhi pengelolaan gaji yang efektif. Maka dibutuhkan penerapan global payroll.
Penerapannya perhitungan gaji global ini dapat memudahkan HR dalam proses menghitung gaji karyawan, memotong pajak, mengelola tunjangan dan bonus, dan mengirimkan pembayaran kepada karyawan di berbagai negara sesuai dengan undang-undang setempat.
Sehingga penggajian karyawan dapat dilakukan secara tepat sasaran.
Mungkin istilah ini terdengar baru untuk Anda, untuk itu, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Definisi Global Payroll
Global payroll adalah pada proses pengelolaan penggajian untuk karyawan yang berada di seluruh dunia. Komponen global payroll mencakup penghitungan gaji, pemotongan pajak, mengelola pengeluaran seperti bonus dan tunjangan
Hingga membayar karyawan, melacak jam kerja dan cuti berbayar, serta memastikan kepatuhan terhadap UU ketenagakerjaan.
Adanya global payroll ini mengkonsolidasikan dan menstandarkan aliran penggajian ke dalam suatu platform sehingga menyederhanakan pelaporan, memastikan perusahaan taat kepada aturan dan memudahkan bisnis untuk menggaji karyawan internasional tepat waktu.
Baca Juga: Perlindungan Data Pribadi Karyawan dan Privasi Perusahaan
Tantangan Mengelola Global Payroll
Menjalankan pengelolaan penggajian di berbagai negara merupakan tugas yang rumit dan memunculkan tantangan yang berat serta memakan waktu.
Jika global payroll system dilakukan dengan kurang tepat, maka dapat mengakibatkan denda, masalah hukum, dan pelanggaran terhadap peraturan yang berpotensi serius.
Ada beberapa tantangan yang Anda hadapi, di antaranya:
1. Peraturan Ketenagakerjaan dan Regulasi Pajak yang Berbeda
Setiap negara memiliki peraturan ketenagakerjaan dan regulasi pajak yang berbeda. Tim payroll harus memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang selalu berubah ini di setiap negara di mana karyawan mereka bekerja.
Tujuannya agar terhindar dari pelanggaran yang tidak diinginkan.
Di dalam praktiknya, global payroll administration juga memiliki kerumitan karena melibatkan interaksi dengan berbagai bahasa, operasional di zona waktu yang berbeda, membuka dan mengelola rekening bank asing, serta menyediakan dukungan lokal secara real-time saat ada masalah yang muncul.
2. Pembayaran dan Biaya Internasional
Global payroll melibatkan perhitungan nilai tukar mata uang, pengaturan biaya transfer bank, dan pemrosesan pembayaran kepada karyawan melalui metode yang tepat.
Sebagai contoh, beberapa negara mungkin memiliki persyaratan pembayaran yang hanya dapat dilakukan melalui bank-bank yang telah disetujui oleh negara tersebut.
Selain itu, tim pengelola penggajian juga harus memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu kepada pihak pajak lokal dan pihak-pihak terkait lainnya, yang semakin meningkatkan kompleksitas dalam pengelolaan penggajian di berbagai yurisdiksi.
3. Perlindungan Data
Data payroll mengandung informasi pribadi yang dilindungi oleh undang-undang privasi data, seperti General Data Protection Regulation (GDPR) di Eropa dan Undang-Undang Privasi 1974 di Amerika Serikat.
Pelanggaran terhadap undang-undang privasi data ini dapat menghadirkan risiko serius, seperti serangan siber dan denda finansial yang berat.
Setiap negara memiliki persyaratan yang berbeda dalam hal pengumpulan data dan privasi.
Oleh karena itu, tim pengelola penggajian harus mematuhi undang-undang privasi data di setiap negara di mana mereka beroperasi, untuk memastikan keamanan dan kepatuhan dalam pengelolaan data.
4. Transparansi dan Visibilitas
Tanpa solusi global payroll system yang efisien, data penggajian dapat tersebar di berbagai lokasi dan format, terutama saat perusahaan merekrut karyawan baru.
Mengumpulkan data penggajian dari berbagai lokasi dan dalam berbagai format di beberapa negara memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan pelaporan serta pelanggaran kepatuhan dalam pengelolaan global payroll.
Baca Juga: Memilih Payroll Schedule Sesuai yang dengan Perusahaan
Manfaat Global Payroll System
Sedikit sudah disinggung bahwa dengan global payroll system, Anda dapat menjalankan proses penggajian lintas negara lebih efisien. Selain itu, terdapat beberapa manfaat lainnya yang akan Anda rasakan, yaitu:
1. Kepatuhan Penggajian
Dengan menggunakan global payroll system yang tepat, Anda dapat dengan mudah untuk mematuhi persyaratan hukum di masing-masing negara, seperti pajak, tunjangan, atau juga kontribusi sosial.
Sistem akan terus mengikuti perubahan kode pajak dan undang-undang ketenagakerjaan di negara tertentu, serta melindungi privasi data sehingga Anda tidak perlu khawatir lagi.
2. Memiliki Pemrosesan Gaji yang Terpusat
Penggunaan global payroll system membuat perusahaan memiliki satu platform yang terpusat dalam mengelola pemrosesan penggajian. Sehingga gaji tidak perlu lagi diproses secara manual.
Dengan sistem yang terpusat ini, tim payroll dapat menghemat waktu dalam menghitung penggajian, kesalahan perhitungan pun bisa diminimalisir, karena seluruh proses penggajian tidak lagi perlu dilakukan secara manual.
Hasilnya, penggajian dapat diselesaikan lebih cepat, dan membantu mengurangi biaya yang kerap dikeluarkan dalam proses manual.
3. Mengkonsolidasikan Laporan Payroll Global
Salah satu manfaat terbesar dari global payroll system adalah kemampuannya untuk menampilkan data global yang sebenarnya terkait penggajian.
Ketika Anda memiliki proses penggajian yang berbeda di seluruh organisasi, mungkin sulit untuk mengkonsolidasikan data penggajian global dan mendapatkan pandangan yang lebih seragam tentang sistem penggajian yang berjalan.
Namun, saat Anda menggunakan global payroll system yang tepat, Anda dapat memanfaatkan payroll report yang seragam.
Hal ini tentu saja memberikan informasi yang berharga bagi bisnis Anda, dari laporan tersebut Anda bisa mengetahui biaya lembur, biaya tunjangan karyawan, serta semua yurisdiksi operasi.
Dari sini Anda pun dapat menyoroti area potensial untuk ekspansi, atau area mana yang mungkin perlu dilakukan pengurangan biaya.
4. Merampingkan Administrasi HR
Sistem global payroll yang efisien akan membantu Anda merampingkan proses administrasi HR.
Sehingga Anda memiliki banyak waktu untuk melakukan transformasi yang bersifat strategis terkait human resource serta memaksimalkan employee experience.
Cara Memilih Global Payroll Terbaik
Untuk memilih global payroll terbaik, Anda wajib mempertimbangkan langkah-langkah berikut:
1. Coba Kenali Tujuan dari Pertumbuhan Bisnis Anda
Perhatikan dengan seksama tujuan pertumbuhan bisnis Anda. Apakah Anda berencana untuk melakukan ekspansi di negara tertentu atau hanya ingin merekrut karyawan dengan cepat tanpa mendirikan entitas baru?
Tentukan juga jumlah karyawan keseluruhan yang Anda rencanakan untuk dipekerjakan di masa depan.
2. Tentukan Model Penggajian Global yang Sesuai
Sesuaikan model globall payroll dengan tujuan perusahaan. Jika Anda hanya berencana untuk ekspansi ke satu atau dua negara, solusi penggajian internal atau terdesentralisasi mungkin menjadi pilihan yang tepat.
Namun, jika Anda berencana untuk mempekerjakan karyawan di berbagai negara, solusi penggajian terpusat dapat lebih sesuai.
3. Periksa Pemahaman Vendor Terkait dengan Regulasi yang Berlaku
Coba pastikan bahwa vendor yang Anda pilih memiliki pemahaman yang mumpuni terkait dengan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa sistem yang Anda gunakan untuk memproses gaji telah sesuai dengan regulasi yang berlaku di negara tertentu.
Software Payroll LinovHR Bantu Proses Penggajian Lebih Fleksibel
Adanya teknologi global payroll, proses penggajian karyawan internasional sangat mudah dilakukan. Sehingga efektivitas perusahaan semakin produktif.
Maka dari itu, penerapan global payroll system menjadi keharusan untuk mendukung proses penggajian karyawan lebih praktis.
Dengan sistem yang sudah berbasis digital dan otomatisasi, tim payroll tidak perlu lagi melakukan perhitungan secara manual satu per satu. Hasil perhitungan pun lebih cepat dan akurat.
Salah satu vendor yang mampu menjawab kebutuhan ini adalah Software Payroll LinovHR yang sudah berbasis cloud dan didukung fitur-fitur terkini untuk memproses penggajian.
Software Payroll LinovHR didukung dengan fitur-fitur mumpuni yang dapat mendukung proses penggajian karyawan lebih praktis.
Dengan menggunakan fitur Payroll Component, Anda dapat mengatur secara mandiri apa saja komponen yang akan digunakan dalam perhitungan penggajian, mulai dari bonus, tunjangan, gaji pokok, potongan, sampai pajak.
Lalu, ada juga fitur Account Code yang dapat Anda kustomisasi sesuai dengan kebutuhan penggajian.
Untuk memudahkan dalam menghitung penggajian karyawan, Anda juga bisa melakukan simulasi perhitungan pajak dengan fitur Tax Calculator.
Bagian terpenting lagi, Software Payroll menjamin keamanan data payroll seluruh karyawan di perusahaan. Dengan sistem berbasis cloud dan sudah terenkripsi, Anda tidak perlu takut data akan bocor.
Anda juga dapat mengatur siapa saja yang bisa mengakses data tersebut.
Dengan demikian, Software Payroll LinovHR menjadi pilihan yang ideal bagi perusahaan yang ingin proses penggajian lebih fleksibel. Ayo ajukan demo gratisnya, dapatkan penawaran spesial!
