Delegasi Adalah: Arti, Tujuan, Fungsi, Tips dan Contohnya

Daftar Isi

• Apa itu Delegasi?
• Tujuan Delegasi
• Fungsi Delegasi
• Unsur Delegasi
• Jenis Delegasi
• Tips Agar Delegasi Berjalan Efektif
• Contoh Delegasi
• Kesimpulan

Apa itu Delegasi?

Delegasi adalah suatu perwakilan atau utusan dengan menunjukan salah satu orang dari sebuah kelompok melalui tahapan musyawarah untuk menjadikannya perwakilan kelompok, organisasi, atau lembaga.

Orang yang ditunjuk untuk didelegasikan berarti memiliki kemampuan yang lebih sehingga dipercaya untuk menjalankan tugas tertentu.

Pemberian tugas dan wewenang ini merupakan hal wajar yang biasa dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Untuk lebih lengkapnya, berikut pengertian delegasi menurut beberapa ahli:

1. Utje Selamet

Pemberian wewenang dan tanggung jawab formal ke pihak lain dalam melakukan suatu kegiatan tertentu.

2. Rusli Jacob

Pembemberian otoritas atau kekuasaan formal serta tanggung jawab kepada orang lain untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Proses pemberian tugas yang dilakukan atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berjalan secara efisien karena setiap atasan tidak dapat mengawasi secara efisien dan pribadi setiap tugas-tugas dalam organisasi.

3. Charles J. Keating

Suatu pelimpahan sebagaian tugas tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), delegasi merupakan seseorang yang ditunjuk atau diutus oleh suatu negara di dalam musyawarah, penyerahan atau pelimpahan wewenang, perutusan, atau pemberian wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu lingkungan tugas dan harus bisa mempertanggung jawabkannya kepada atasan.

Di dalam lingkup perusahaan, biasanya pemberian tugas dilakukan secara vertikal, atau setiap atas akan mendelegasikan para bawahannya untuk mengerjakan tugas tertentu.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Jika merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), delegasi didefinisikan sebagai orang yang ditunjuk dan diutus oleh suatu perkumpulan (negara dan sebagainya) dalam suatu perundingan (musyawarah dan sebagainya).

Makna lainnya, delegasi adalah penyerahan atau pelimpahan wewenang.

Baca Juga : Pelatihan Karyawan Menggunakan Off the Job Training

Tujuan Delegasi

Dari pembahasan di atas, delegasi wewenang memiliki beberapa tujuan. Diantaranya adalah :

1. Delegasi bertujuan untuk memberikan tugas, wewenang,  dan tanggung jawab kepada karyawan atau orang lain secara seimbang.
2. Memberikan kesempatan kepada orang lain untuk proses perkembangan diri.
3. Setiap orang akan mendapatkan tugasnya masing-masing sesuai dengan skill yang dimiliki.
4. Meningkatkan produktivitas serta kinerja dalam suatu perusahaan atau organisasi.
5. Mendorong para karyawan untuk lebih berfokus pada target serta kualitas target kerja yang ingin diraih.

Fungsi Delegasi

Selain memiliki tujuan, mendelegasikan orang lain memiliki fungsi untuk perkembangan organisasi atau perusahaan. Lebih jelasnya, fungsi delegasi adalah sebagai berikut:

1. Lebih Terfokus pada Perkembangan Organisasi/Perusahaan

Pemberian tugas dari atasan kepada para staf akan membuat mereka menjadi lebih fokus kepada perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan.

Sehingga, atasan ataupun orang yang didelegasikan sama-sama bisa fokus dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya.

2. Proses Kerja Lebih Efisien dan Efisien

Atasan atau manajer yang mendelegasikan orang lain kepada suatu tugas akan membuat seluruh pekerja dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Karena setiap orang akan mengerjakan masing-masing tugasnya. Sehingga pekerjaan bisa diselesaikan secara cepat dan tepat.

3. Membantu dalam Membuat Kebijakan yang Tepat

Delegasi juga bermanfaat untuk membantu para manajer perusahaan dalam menilai kebijakan yang sudah diterapkan. Jika terdapat ketidaksesuaian kebijakan, maka mereka bisa membuat kebijakan baru yang lebih relevan dengan perusahaan.

4. Media Pembelajaran Bagi Karyawan

Karyawan akan diberikan kesempatan untuk mencoba hal baru yang belum pernah mereka lakukan. Jadi, karyawan punya kesempatan untuk mempersiapkan jenjang karir yang jauh lebih tinggi.

Delegasi akan bermanfaat untuk menjadi media pembelajaran serta membuat para karyawan bisa lebih mengembangkan bakatnya. 

Unsur Delegasi

Dalam penerapannya, delegasi memilii beberapa unsur agar pembagian kerja yang dapat berjalan efisien dan memungkinkan orang-orang yang memiliki keterampilan atau pengetahuan khusus untuk menangani tugas tertentu.

Unsur delegasi meliputi:

1. Responsibility (Tugas)

Tugas merupakan seluruh pekerjaan yang nantinya wajib dilaksanakan oleh seseorang yang akan menerima wewenang.

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, seorang atasan dapat memberikan wewenang kepada bawahan langsung atau unit kerja dengan tingkatan yang lebih rendah.

2. Authority (Kekuasaan)

Kekuasaan adalah seluruh hak atau wewenang yang diterima oleh seseorang untuk mengambil keputusan berkaitan dengan fungsinya.

Pada hal ini, kekuasaan tersebut adalah sah dan legal untuk diberikan perintah, bertindak sesuatu, agar dapat menyelesaikan pekerjaan.

3. Accountability (Pertanggungjawaban)

Terakhir adalah pertanggungjawaban, yaitu seseorang yang diberikan kewajiban wewenang untuk mengelola suatu kegiatan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dan memberikan hasil pekerjaannya secara transparan. 

Baca Juga : 5 Cara Menerapkan Performance Measurement pada Perusahaan

Jenis Delegasi

Jenis delegasi yang dilakukan di lingkungan kerja sangat bervariasi, tergantung pekerjaan, tujuan, dan tingkat kepercayaan yang dimiliki pemimpin terhadap anggota timnya. Mari eksplorasi jenis-jenisnya berikut ini.

1. Delegasi Umum

Sesuai namanya, ini dilakukan ketika seorang manajer memberikan wewenang kepada anggota tim untuk menjalankan semua tugas di departemennya, termasuk pengorganisasian, perencanaan, dan pengarahan. 

Dalam hal ini, manajer tetap memegang kendali secara keseluruhan dan dapat memberikan bimbingan kepada anggota tim bila diperlukan. 

2. Delegasi Spesifik

Sementara itu, delegasi spesifik adalah ketika seorang manajer menugaskan anggota tim untuk melakukan tugas tertentu.

Tugas yang diberikan bersifat sangat spesifik. Misalnya, seorang HR manager meminta asisten HR untuk melakukan wawancara ke departemen tertentu untuk mengambil data dalam proses pengambilan keputusan.

3. Delegasi Formal

Ini merupakan delegasi berdasarkan struktur di perusahaan atau organisasi, di mana atasan akan memberikan tugas dan wewenang kepada anggota timnya. 

Sebagai contoh, seorang manajer memberikan tanggung jawab dan target berupa jumlah followers dan engagement rate yang harus dicapai social media specialist agar brand awareness meningkat.

4. Delegasi Informal

Sebaliknya, delegasi informasi dilakukan tanpa wewenang dari atasan. Umumnya ini dilakukan karena seseorang merasa mampu melakukan tugasnya. 

Misalnya, seorang karyawan dari divisi HR membantu divisi creative untuk menjadi host acara talkshow yang diadakan setiap bulannya karena memiliki kemampuan public speaking yang mumpuni.

5. Delegasi Lateral

Terkadang, atasan memberikan tugas untuk seorang karyawan secara spesifik, tapi ternyata harus dikerjakan lebih dari satu orang karena berskala besar atau bersifat kompleks.

Karena itu, karyawan tersebut dapat meminta bantuan anggota tim lain yang tugasnya relevan meskipun mereka tidak secara resmi didelegasikan oleh atasan.

Sebagai contoh, karyawan dari divisi HR ditugaskan untuk mengenalkan program management trainee di perusahaan melalui media sosial.

Dengan begitu, HR dapat menggandeng divisi marketing, khususnya social media untuk membuat konten yang relevan untuk meningkatkan brand awareness.

Tips Agar Delegasi Berjalan Efektif

Delegasi yang efektif membantu performa tim secara keseluruhan menjadi jauh lebih produktif. Karena itu, perhatikan sederet tips berikut ini agar prosesnya lebih efektif.

1. Pahami Kemampuan Anggota Tim

Langkah pertama, coba mengenal tim Anda dengan baik. Ketahui kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim. Ini akan membantu Anda menentukan tugas apa yang sesuai untuk didelegasikan kepada mereka. 

Pastikan juga untuk mengidentifikasi minat dan minat khusus anggota tim, sehingga mereka merasa termotivasi untuk menyelesaikan tugas dengan baik.

2. Jelaskan Tugas yang Akan Didelegasikan

Kunci delegasi yang berhasil adalah memberikan instruksi yang jelas. Berikan deskripsi yang rinci tentang apa yang diharapkan dari tugas tersebut, deadline, dan standar tugas yang harus dicapai. 

Berikan kesempatan kepada anggota tim untuk bertanya jika ada hal yang perlu diklarifikasi sehingga tugas bisa dirampungkan dengan baik.

3. Fasilitasi Metode Pembelajaran untuk Menyelesaikan Tugas dengan Baik

Jika anggota tim memerlukan pelatihan khusus untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan, ini merupakan tugas manajer untuk menyediakannya. 

Pada akhirnya, ini bertujuan agar mereka dapat melakukannya dengan baik, sesuai dengan standar yang diharapkan.

4. Evaluasi Tugas

Setelah tugas selesai, lakukan evaluasi tugas yang telah diberikan. Jangan lupa berikan feedback yang konstruktif kepada anggota tim dan apresiasi hasil kerja mereka.

Namun juga berikan saran untuk perbaikan jika diperlukan. Ini akan membantu mereka tumbuh dan meningkatkan kinerja mereka di masa depan.

5. Pertimbangkan Beban Kerja Anggota Tim

Sebaiknya jangan membebani satu atau beberapa anggota tim dengan terlalu banyak tanggung jawab. Sebab ini akan berdampak pada performa kerjanya secara keseluruhan.

Alokasikan beban kerja dengan adil di antara anggota tim guna mencegah kelelahan mereka dan menjaga semangat mereka tetap tinggi.

Contoh Delegasi

Delegasi dalam lingkungan kerja menjadi praktik yang umum terjadi, di mana pemimpin atau manajer membagi tanggung jawab dan tugas kepada anggota timnya.

Beberapa contohnya meliputi pemberian kepercayaan kepada anggota tim dalam melakukan proses decision making, termasuk keputusan operasional yang memengaruhi hasil bisnis.

Delegasi juga dapat melibatkan anggota tim dalam komunikasi dan presentasi kepada klien atau rekan kerja, yang dapat membantu meningkatkan kemampuan berbicara dan berkomunikasi mereka.

Melalui delegasi yang tepat, pemimpin dapat memanfaatkan potensi anggota tim untuk mencapai tujuan bersama sambil memberikan kesempatan untuk pertumbuhan dan pengembangan profesional mereka.

Kesimpulan

Delegasi tugas adalah pemberian wewenang atau kekuasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas baru dan mempertanggungjawabkannya kepada atasan organisasi atau perusahaan.

Pemberian wewenang ini tidak semata-mata hanya memberikan kekuasaan. Terdapat manfaat dari mendelegasikan orang lain seperti mengembangkan produktivitas dan kinerja bersama.