Saat hendak mengadakan sebuah rapat, biasanya selain pemberitahuan biasa atapun menggunakan memo, akan ada juga surat undangan rapat. Surat ini berisikan informasi yang menyebutkan perihal rapat yang akan diadakan.
Contoh surat undangan rapat juga tidak melulu resmi dan dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Bisa menyesuaikan yang mengundang maupun menyesuaikan acara atau rapat yang akan dihadiri.
Bagaimana seharusnya isi dari surat undangan rapat serta bagaimana contoh surat undangan rapat perusahaan?
Yuk simak ulasan di bawah ini!
Apa Itu Surat Undangan?
Apa sebenarnya surat undangan rapat itu? Surat undangan rapat sendiri berarti surat yang berisi ajakan resmi untuk menghadiri suatu rapat.
Surat menyurat merupakan hal yang penting untuk suatu perusahaan. Perusahaan akan memiliki ketentuan tersendiri mengenai bagian isi surat serta penomoran surat masuk dan keluar. Sedangkan rapat juga hal yang penting untuk dilakukan dalam mendiskusikan suatu persoalan dalam perusahaan
Surat undangan rapat adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang atau sekelompok orang untuk mengundang mereka untuk hadir pada suatu acara rapat.
Surat ini biasanya berisi informasi tentang tujuan, waktu, tempat, dan agenda rapat yang akan diadakan.
Surat undangan rapat dapat dikirim melalui surat biasa, email, atau media komunikasi lainnya, tergantung pada preferensi pengirim dan penerima surat.
Surat undangan rapat biasanya dikirimkan oleh pihak yang mengatur acara, seperti pengurus organisasi, instansi pemerintah, atau perusahaan.
Struktur Surat Undangan Rapat
Bagian-bagian surat undangan rapat tentunya bisa berbeda dari setiap instansi atau perusahaan yang mengeluarkannya. Setiap surat biasanya akan dibagi menjadi 3 bagian umum yaitu pembuka, isi, dan penutup.
Agar mudah dipahami, berikut kami kelompokkan apa saja yang harus ada dalam surat undangan rapat setelah dikelompokkan menjadi 3 bagian ini.
1. Pembuka
Bagian pembuka ini adalah awalan dari suatu surat. Dalam surat undangan rapat, harus ada bagian kop surat, tanggal surat, nomor surat, perihal, penerima dan alamatnya, salam pembuka.
Pada kop surat ini akan berisikan informasi dasar dari nama instansi, alamat, email, nomor telepon. Kop surat ini biasanya menjadi tanda resminya suatu surat.
Selanjutnya adalah tanggal surat. Tanggal surat harus dituliskan bersamaan juga dengan kota dibuatnya surat tersebut. Untuk nomor surat maka disesuaikan dengan sistem surat menyurat dari perusahaan atau instansi tertentu. Jangan lupa juga untuk mencantumkan perihal yaitu undangan rapat.
Setelah itu, Anda harus mencantumkan penerima surat dan alamat atau tempatnya berada serta salam pembuka untuk mengawali surat undangan rapat tersebut.
Baca juga: Ini Contoh Surat Permohonan Untuk Berbagai Keperluan
2. Isi
Isi dari surat undangan rapat ini tentunya tujuan dari surat tersebut. Surat undangan rapat menjadi surat ajakan untuk menghadiri rapat tertentu.
Penting untuk mencantumkan bagian-bagian dari pelaksanaan rapat mulai dari topik rapat, waktu dan tempat, tujuan, dan informasi lain terkait rapat yang dibutuhkan. Misalnya harus ada yang dibawa atau dipersiapkan sebelum menghadiri rapat, informasi tersebut harus dicantumkan pada bagian isi surat undangan rapat.
3. Penutup
Pada bagian penutup ini, Anda harus mencantumkan salam penutup yang biasanya dilengkapi dengan harapan agar penerima surat bisa menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan ketentuan yang ada. Jika ada lampiran surat (misalnya rundown atau jadwal rapat) maka jangan lupa cantumkan dokumen pendukung tersebut.
Terakhir, jangan lupa untuk menuliskan nama pengirim surat beserta jabatannya yang ditambahkan pula dengan tanda tangan dan stempel instansi atau perusahaan yang mengirim undangan.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Bagaimana caranya membuat surat undangan rapat? Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memastikan bagian-bagian dari surat undangan rapat harus ada dalam surat. Mulai dari kop surat hingga salam penutup.
Membuat surat undangan rapat resmi tidak bisa sembarangan, mulai dari penomoran surat harus tepat, setelah itu jangan lupa untuk mengisi informasi tentang rapat tersebut dalam isi surat undangan. Pastikan semua informasi tersampaikan dengan baik. Setelah itu berikan salam penutup dan nama pengirim.
Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat surat undangan rapat:
- Judul dan Tujuan: Langkah pertama adalah menuliskan judul surat undangan dan tujuan dari rapat yang akan diadakan. Judul surat harus jelas dan menggambarkan topik rapat yang akan dibahas. Misalnya, “Undangan Rapat Pembentukan Panitia Acara Pemilihan Ketua OSIS”.
- Nama Penerima: Langkah selanjutnya adalah menuliskan nama penerima undangan. Pastikan bahwa nama penerima tercantum dengan benar dan lengkap.
- Tanggal dan Waktu: Selanjutnya, tuliskan tanggal dan waktu rapat. Pastikan bahwa tanggal dan waktu rapat sudah disepakati sebelumnya dan tidak bertentangan dengan jadwal yang sudah ada.
- Tempat: Tuliskan tempat di mana rapat akan dilaksanakan. Pastikan bahwa tempat tersebut mudah dijangkau dan sudah dipastikan tersedia.
- Agenda Rapat: Tuliskan agenda rapat dengan jelas dan lengkap, sehingga peserta rapat sudah memiliki gambaran tentang apa yang akan dibahas dalam rapat.
- Instruksi Tambahan: Sertakan instruksi tambahan seperti jika ada persyaratan khusus untuk menghadiri rapat, atau jika peserta diminta membawa dokumen atau alat tertentu.
- Penutup: Terakhir, tuliskan penutup berupa ucapan terima kasih atas perhatiannya, dan pastikan bahwa pengirim surat dan kontaknya juga tercantum.
Pastikan untuk memeriksa kembali surat undangan rapat sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat.
Baca juga: Dapat Surat Peringatan Dari Kantor? Ini yang Harus Anda Lakukan!
Contoh Surat Undangan Rapat
Surat undangan ini bisa bermacam-macam jenisnya menyesuaikan dengan instansi yang mengeluarkan. Biasanya surat undangan rapat ini paling sering dikeluarkan oleh instansi pemerintah. Berikut beberapa contoh surat undangan rapat resmi dari instansi yang berbeda.
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Berikut adalah beberapa contoh format surat undangan rapat, seperti surat undangan koordinasi, surat undangan rapat perusahaan, hingga surat undangan rapa resmi yang dapat Anda ikuti:
Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KOTA SUKABUMI
SD NEGERI 01 SUKABUMI
Jl. Peheumpelas 56 Kecamatan Selabatu Kota Sukabumi 43122
Nomor: 564/Gen/VI/2022Rabu, 29 Juni 2022
Hal : Undangan Rapat
Lampiran : –
Yth. Para Wali Murid
Siswa dan Siswi SD Negeri 01 Sukabumi
Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan adanya peraturan terbaru terkait pembelajaran tatap muka (PTM) yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Sukabumi, pihak sekolah mengundang Bapak/ Ibu wali murid sekalian untuk datang ke rapat koordinasi persiapan pembelajaran tatap muka. Adapun rapat tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Rabu, 6 Juli 2022
Waktu : 09.00 s/d selesai
Tempat : Aula SD Negeri 01 Sukabumi
Atas undangan tersebut kami berharap Bapak/ Ibu wali murid untuk dapat datang guna memperlancar program tersebut. Atas perhatian Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah SD Negeri 01 Sukabumi
Andi Chairil
Contoh Surat Undangan Rapat Resmi
Surat undangan rapat resmi tentunya ditandai dengan kop surat, penomoran, juga stempel dari instansi tersebut. Berikut adalah contohnya:
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris
Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi
Contoh surat undangan rapat lainnya yaitu undangan rapat untuk koordinasi. Berikut adalah contoh surat undangan rapat koordinasi:
Baca juga: Contoh-Contoh Surat Kuasa yang Paling Sering Digunakan
Contoh Surat Undangan Rapat RT
JAJARAN PENGURUS RT 06
PERUMAHAN SEHAT PERMAI
Jl. Cibinong Indah Kota Bogor 43122
Nomor:001/VII/2022Rabu, 5 Juli 2022
Hal : Undangan Rapat Rutin
Lampiran : –
Yth. Para Warga RT 06 Perumahan Sehat Permai
Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan adanya rapat rutin bulanan, kami pengurus RT 06 mengundang Bapak/ Ibu sekalian untuk hadir dalam rapat rutin yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Rabu, 12 Juli 2022
Waktu : 19.00 s/d selesai
Tempat : Balai RT 06
Besar harapan kami agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada rapat tersebut. Atas perhatian Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
Ketua RT 06
Javed Nekounam
Demikianlah contoh dari berbagai surat undangan rapat yang dapat Anda jadikan acuan. Jangan lupa juga sebelum membuat sebuah surat undangan rapat, pastikan bagian-bagian dari surat undangan telah ada dalam surat Anda.
Hal tersebut akan memudahkan penerima surat untuk memahami ajakan rapat melalui surat undangan tersebut.
Semoga bermanfaat!
