Contoh Surat Undangan Rapat

Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya

Saat hendak mengadakan sebuah rapat, biasanya selain pemberitahuan biasa atapun menggunakan memo, akan ada juga surat undangan rapat. Surat ini berisikan informasi yang menyebutkan perihal rapat yang akan diadakan.

Contoh surat undangan rapat juga tidak melulu resmi dan dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Bisa menyesuaikan yang mengundang maupun menyesuaikan acara atau rapat yang akan dihadiri. 

Bagaimana seharusnya isi dari surat undangan rapat serta bagaimana contoh surat undangan rapat perusahaan? Yuk simak ulasan di bawah ini!

 

Bagian Surat Undangan Rapat

Apa sebenarnya surat undangan rapat itu? Surat undangan rapat sendiri berarti surat yang berisi ajakan resmi untuk menghadiri suatu rapat. 

Surat menyurat merupakan hal yang penting untuk suatu perusahaan. Perusahaan akan memiliki ketentuan tersendiri mengenai bagian isi surat serta penomoran surat masuk dan keluar. Sedangkan rapat juga hal yang penting untuk dilakukan dalam mendiskusikan suatu persoalan dalam perusahaan. 

Bagian-bagian surat undangan rapat tentunya bisa berbeda dari setiap instansi atau perusahaan yang mengeluarkannya. Setiap surat biasanya akan dibagi menjadi 3 bagian umum yaitu pembuka, isi, dan penutup.

Agar mudah dipahami, berikut kami kelompokkan apa saja yang harus ada dalam surat undangan rapat setelah dikelompokkan menjadi 3 bagian ini.

 

Pembuka 

Bagian pembuka ini adalah awalan dari suatu surat. Dalam surat undangan rapat, harus ada bagian kop surat, tanggal surat, nomor surat, perihal, penerima dan alamatnya, salam pembuka.

Pada kop surat ini akan berisikan informasi dasar dari nama instansi, alamat, email, nomor telepon. Kop surat ini biasanya menjadi tanda resminya suatu surat.

Selanjutnya adalah tanggal surat. Tanggal surat harus dituliskan bersamaan juga dengan kota dibuatnya surat tersebut. Untuk nomor surat maka disesuaikan dengan sistem surat menyurat dari perusahaan atau instansi tertentu. Jangan lupa juga untuk mencantumkan perihal yaitu undangan rapat. 

Setelah itu, Anda harus mencantumkan penerima surat dan alamat atau tempatnya berada serta salam pembuka untuk mengawali surat undangan rapat tersebut.

 

Baca juga: Ini Contoh Surat Permohonan Untuk Berbagai Keperluan

 

Isi

Isi dari surat undangan rapat ini tentunya tujuan dari surat tersebut. Surat undangan rapat menjadi surat ajakan untuk menghadiri rapat tertentu.

Penting untuk mencantumkan bagian-bagian dari pelaksanaan rapat mulai dari topik rapat, waktu dan tempat, tujuan, dan informasi lain terkait rapat yang dibutuhkan. Misalnya harus ada yang dibawa atau dipersiapkan sebelum menghadiri rapat, informasi tersebut harus dicantumkan pada bagian isi surat undangan rapat. 

 

Penutup 

Pada bagian penutup ini, Anda harus mencantumkan salam penutup yang biasanya dilengkapi dengan harapan agar penerima surat bisa menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan ketentuan yang ada. Jika ada lampiran surat (misalnya rundown atau jadwal rapat) maka jangan lupa cantumkan dokumen pendukung tersebut. 

Terakhir, jangan lupa untuk menuliskan nama pengirim surat beserta jabatannya yang ditambahkan pula dengan tanda tangan dan stempel instansi atau perusahaan yang mengirim undangan.

 

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Bagaimana caranya membuat surat undangan rapat? Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memastikan bagian-bagian dari surat undangan rapat harus ada dalam surat. Mulai dari kop surat hingga salam penutup. 

Membuat surat undangan rapat resmi tidak bisa sembarangan, mulai dari penomoran surat harus tepat, setelah itu jangan lupa untuk mengisi informasi tentang rapat tersebut dalam isi surat undangan. Pastikan semua informasi tersampaikan dengan baik. Setelah itu berikan salam penutup dan nama pengirim. 

 

Baca juga: Dapat Surat Peringatan Dari Kantor? Ini yang Harus Anda Lakukan!

 

Contoh Surat Undangan Rapat

Surat undangan ini bisa bermacam-macam jenisnya menyesuaikan dengan instansi yang mengeluarkan. Biasanya surat undangan rapat ini paling sering dikeluarkan oleh instansi pemerintah. Berikut beberapa contoh surat undangan rapat resmi dari instansi yang berbeda. 

 

Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Berikut adalah beberapa contoh format surat undangan rapat, seperti surat undangan koordinasi, surat undangan rapat perusahaan, hingga surat undangan rapa resmi yang dapat Anda ikuti:

 

contoh surat undangan rapat perusahaan
Sumber: https://www.rofik.my.id/

 

Contoh Surat Undangan Rapat Resmi 

Surat undangan rapat resmi tentunya ditandai dengan kop surat, penomoran, juga stempel dari instansi tersebut. Berikut adalah contohnya:

 

Contoh surat undangan rapat resmi
Sumber: https://contohsuratin.com/

 

Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi

Contoh surat undangan rapat lainnya yaitu undangan rapat untuk koordinasi. Berikut adalah contoh surat undangan rapat koordinasi:

 

Contoh surat undangan rapat kordinasi
https://www.menpan.go.id/

 

Baca juga: Contoh-Contoh Surat Kuasa yang Paling Sering Digunakan 

 

Demikianlah contoh dari berbagai surat undangan rapat yang dapat Anda jadikan patokan. Jangan lupa juga sebelum membuat sebuah surat undangan rapat, pastikan bagian-bagian dari surat undangan telah ada dalam surat Anda.

Hal tersebut akan memudahkan penerima surat untuk memahami ajakan rapat melalui surat undangan tersebut. Semoga bermanfaat!