Dalam manajemen keuangan, pembayaran gaji karyawan merupakan salah satu aspek yang penting. Untuk memastikan keuangan perusahaan berjalan lancar, penting kiranya memiliki jurnal pembayaran gaji karyawan yang tepat.
Catatan tersebut bisa membantu mencatat dan melacak semua transaksi pembayaran gaji yang dilakukan oleh perusahaan.
Kali ini, LinovHR akan membahas langkah-langkah membuat jurnal pembayaran gaji karyawan yang tepat serta memberikan contohnya untuk memudahkan pemahaman Anda.
Apa Itu Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan?
Jurnal pembayaran gaji karyawan adalah catatan akuntansi yang mencatat semua transaksi pembayaran gaji kepada karyawan.
Jurnal ini mencatat informasi terkait jumlah upah yang harus dibayarkan kepada karyawan, tanggal pembayaran, serta potongan dan iuran kontribusi perusahaan yang terkait dengan upah.
Dalam jurnal tersebut, terdapat tiga entri penting yang perlu dicatat:
- Pembayaran gaji saat terutang/ dihitung
- Saat terjadinya pembayaran
- Pembayaran gaji disertai potongan dan iuran kontribusi perusahaan.
Dengan mencatat semua informasi ini, perusahaan dapat melacak dan mengelola pembayaran gaji dengan baik.
Jurnal ini juga membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang akurat serta memastikan karyawan menerima gaji mereka sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Baca Juga: Apa Itu Bill of Material? Ini Penjelasannya
Cara Membuat Jurnal Pembayaran Gaji
Jurnal pembayaran gaji adalah catatan akuntansi yang mencatat setiap pembayaran gaji kepada karyawan dalam suatu perusahaan.
Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai langkah-langkah dalam membuatnya.
-
Membuat Akun untuk Penggajian
Langkah pertama adalah membuat akun penggajian di dalam sistem akuntansi perusahaan. Akun ini akan digunakan untuk mencatat semua transaksi terkait pembayaran gaji karyawan.
Biasanya, akun ini akan memiliki kode dan nama yang spesifik untuk memudahkan identifikasi.
-
Menghitung Pajak dan Potongan Lainnya
Setelah akun penggajian dibuat, langkah berikutnya adalah menghitung pajak dan potongan lainnya yang harus dikurangi dari total gaji karyawan.
Pajak bisa meliputi PPh 21 (Pajak Penghasilan Pasal 21) atau PPh 26 (Pajak Penghasilan Pasal 26). Sementara potongan lainnya mungkin termasuk iuran pensiun, iuran asuransi kesehatan, atau potongan pinjaman karyawan.
-
Mengumpulkan Dokumen Terkait Penggajian
Sebelum mencatat entri jurnal, penting untuk mengumpulkan dokumen-dokumen terkait penggajian. Sebut saja daftar kehadiran karyawan, daftar gaji, atau laporan potongan-potongan yang diterapkan.
Dokumen-dokumen ini akan memberikan informasi yang diperlukan untuk mencatat entri jurnal dengan akurat.
-
Mencatat Entri Jurnal untuk Pembayaran Gaji Karyawan
Setelah semua informasi dan dokumen terkumpul, langkah terakhir adalah mencatat entri catatan untuk pembayaran gaji karyawan.
Entri jurnal akan mencatat debit pada akun pengeluaran gaji karyawan dan kredit pada akun kas atau rekening bank perusahaan.
Jumlah debit dan kredit harus sesuai dengan jumlah gaji bersih yang dibayarkan kepada karyawan setelah dikurangi pajak dan potongan lainnya.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat membuat jurnal yang akurat dan terdokumentasi dengan baik untuk setiap periode pembayaran gaji kepada karyawan.
Baca Juga: Komponen Database Penggajian karyawan yang Perlu HR Tahu
Contoh Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan
Berikut ini adalah beberapa contoh penulisan jurnal pembayaran gaji karyawan dalam beberapa entri.
-
Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan saat Terutang
Gaji kotor merupakan bagian dari pengeluaran, sedangkan sisa gaji dianggap sebagai kewajiban yang tercatat sebagai pendapatan.
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| 8 Juni 2023 | Gaji Kotor | Rp10.000.000 | |
| Pajak Penghasilan | Rp250.000 | ||
| BPJS Kesehatan | Rp100.000 | ||
| BPJS Ketenagakerjaan | Rp150.000 | ||
| Gaji Bersih | Rp9.500.000 |
-
Jurnal saat Terjadi Pembayaran Gaji
Dalam proses pembayaran gaji, ini berarti bahwa Anda tidak lagi memiliki utang, sehingga kewajiban Anda berkurang.
Selain itu, saldo kas atau aset Anda juga berkurang akibat pembayaran gaji tersebut. Oleh karena itu, catat gaji bersih sebagai entri debit dan kas sebagai entri kredit.
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| 8 Juni 2023 | Gaji Bersih | Rp9.500.000 | |
| Kas | Rp9.500.000 |
-
Pembayaran Gaji yang Disertai Potongan dan Iuran
Dalam entri terakhir ini, Anda perlu mencatat potongan dan iuran kontribusi perusahaan yang umumnya terkait dengan UU HPP atau peraturan perpajakan dan program ketenagakerjaan pemerintah.
Semua potongan dan iuran tersebut akan dicatat sebagai entri debit, sementara entri kredit akan mencatat kas.
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| 8 Juni 2023 | BPJS Kesehatan | Rp100.000 | |
| BPJS Ketenagakerjaan | Rp150.000 | ||
| Kas | Rp250.000 |
Baca juga: Serba-Serbi Kenaikan Gaji Karyawan yang Harus Dipahami HR
Software Payroll LinovHR Bantu Penjurnalan Gaji Lebih Efektif
Seperti yang sudah Anda ketahui, pembuatan jurnal pembayaran gaji karyawan penting dilakukan untuk memastikan proses transaksi keuangan kepada karyawan berjalan dengan baik.
Namun terkadang, diperlukan waktu dalam memahami sistem akuntansi penggajian untuk karyawan. Apalagi bagi pemilik bisnis yang tidak memiliki latar belakang akuntansi.
Kehadiran software payroll bisa membantu menyederhanakan proses penjurnalan tersebut. Software ini bisa dimanfaatkan untuk membuat entri jurnal keuangan, salah satunya Software Payroll LinovHR.
Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR, perusahaan dapat melakukan proses pembuatan jurnal gaji secara efektif sesuai dengan kebutuhan mereka.
Anda dapat memanfaatkan fitur Payroll Summary, fitur ini memungkinkan Anda untuk mengunduh report penggajian sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
Software Payroll LinovHR juga dapat terintegrasi dengan aplikasi atau sistem akuntansi yang dimiliki perusahaan. Dengan adanya integrasi ini, proses pembuatan jurnal gaji menjadi lebih mudah dan efisien.
Integrasi ini memungkinkan, data gaji yang dihasilkan oleh Software Payroll LinovHR dapat secara otomatis diimpor ke dalam format yang kompatibel dengan aplikasi akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.
Hal itu tentu bisa mengurangi kesalahan manual dalam memasukkan data gaji ke dalam jurnal akuntansi.
Jadi, gunakan Software Payroll LinovHR sekarang dan nikmati kemudahan dalam pembuatan jurnal pembayaran gaji karyawan Anda. Ajukan demonya secara gratis sekarang juga!
