Database penggajian karyawan merupakan kumpulan dari komponen data yang disimpan secara sistematis pada perangkat komputer, yang bisa diolah dengan menggunakan software payroll untuk menghasilkan suatu informasi mengenai penggajian.
Basis data penggajian ini akan sangat berguna untuk mempermudah HR dalam menghitung penggajian karyawan. Selain memudahkan dalam menghitung gaji, adanya basis data penggajian HR dapat melakukan update data payroll dengan mudah.
Untuk membuat database ini HR harus dibekali dengan kemampuan pengelolaan data serta teknologi yang andal.
Simak artikel dari LinovHR berikut ini yang menjelaskan mengenai komponen database penggajian karyawan.
Komponen dalam Database Penggajian Karyawan
Di dalam membuat database penggajian karyawan, ada beberapa komponen penting yang harus dimasukkan. Komponen ini penting karena menjadi bagian dalam perhitungan gaji karyawan nantinya. Adapun database penggajian karyawan mencakup sejumlah data sebagai berikut.
1. Identitas karyawan
Identitas ini mencakup data pribadi karyawan. Hal ini sangat dibutuhkan untuk sistem penggajian karyawan sehingga perusahaan dapat melakukan alokasi gaji karyawan secara tepat sasaran. Berikut adalah identitas karyawan yang perlu dicatat oleh perusahaan, antara lain:
- Nama
- Jenis Kelamin
- Status pernikahan dan jumlah tanggungan
- Agama
- Kewarganegaraan
2. Status karyawan
Status karyawan ini harus dicatat dalam database penggajian karyawan. Hal ini untuk mengkategorikan status karyawan, apakah karyawan tersebut berstatus karyawan tetap atau karyawan kontrak.
Hal ini akan berpengaruh pada komponen gaji yang akan diberikan perusahaan kepada karyawannya. Seperti pemberian tunjangan dan hak cuti bagi karyawan tetap, atau perhitungan pajak yang berbeda untuk karyawan lepas harian.
3. Lokasi pekerjaan
Lokasi pekerjaan juga berpengaruh terhadap proses penggajian. Biasanya pencatatan lokasi pekerjaan dilakukan oleh perusahaan yang memiliki banyak cabang di beberapa daerah.
Perusahaan ini biasanya memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai gaji di setiap cabang. Ini karena perusahaan tersebut menyesuaikan biaya kebutuhan hidup di daerah tersebut.
4. Absensi
Data kehadiran karyawan juga menjadi hal yang penting untuk database penggajian pegawai. Karena, absensi ini akan memengaruhi jumlah gaji yang akan didapatkan seorang karyawan.
Jika kehadirannya lengkap, maka karyawan akan mendapatkan gaji penuh. Namun, jika absensi tidak lengkap, maka gajinya juga tidak penuh.
5. Cuti
Data cuti juga harus masuk dalam database payroll. Nantinya data ini digunakan perusahaan untuk mengetahui kapan saja karyawan mengambil cuti. Apakah cuti tersebut berbayar atau tidak.
6. Jam lembur
Data jam lembur menjadi dasar perhitungan upah lembur karyawan. Oleh karena itu, data jam lembur harus tercatat dengan baik di dalam database penggajian.
7. Data kinerja
Perusahaan akan melihat data kinerja untuk menghitung berapa intensif dan bonus yang didapatkan karyawan. Insentif atau bonus sendiri menjadi komponen penting dalam proses payroll.
8. Pajak
Pemotongan pajak merupakan komponen penting dalam penggajian karyawan. Data mengenai pajak gaji ini harus dihitung dengan tepat dan akurat karena bersangkutan dengan kebijakan yang ada pada Undang-Undang Negara Republik Indonesia.
9. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan komponen penting dalam perhitungan payroll dan komponen yang wajib dimasukkan dalam slip gaji.
10. Masa Kerja
Masa kerja akan berpengaruh terhadap perhitungan THR (Tunjangan Hari Raya), pembayaran pesangon dan sebagai dasar pemberian hak cuti besar.
11. Pinjaman karyawan
Data pinjaman karyawan digunakan dalam perhitungan slip gaji, di mana gaji karyawan yang memiliki pinjaman terhadap perusahaan akan dipotong secara berangsur setia bulannya atau sejumlah kasbon yang diajukan sebelumnya.
12. Golongan jabatan
Data golongan jabatan juga perlu dimasukkan kedalam database penggajian karyawan karena menyangkut besaran gaji yang akan dibayarkan perusahaan berdasarkan golongan jabatannya dalam skala upah.
Baca Juga: Pengelolaan Data Gaji Karyawan Menggunakan Aplikasi HRD
Contoh Database Penggajian Pegawai dengan Access
Untuk membuat database penggajian, Anda bisa menggunakan Microsoft Access. Cara membuat database menggunakan Ms.Acces tidak begitu rumit, Anda hanya perlu menyiapkan data karyawan dengan lengkap.
Baca Juga: Bagaimana Online Payroll Software Membantu Perusahaan
Buat Database Penggajian Lebih Mudah dengan Aplikasi Payroll LinovHR
Database penggajian karyawan memiliki banyak komponen yang harus dikumpulkan perusahaan untuk mengelola penggajian karyawan. Penting sekali bagi perusahaan untuk membuatnya dan memperbaharuinya secara teratur.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu menggunakan sebuah teknologi canggih agar perhitungan gaji karyawan menjadi lebih mudah dan praktis.
Pengelolaan gaji secara manual seperti menggunakan Microsoft Access rentan terhadap kesalahan-kesalahan input data dan perhitungan.
Apalagi mengelola database secara manual akan mempersulit kinerja pihak manajemen karena harus menggunakan rumus-rumus tertentu untuk menghitung seluruh gaji karyawan.
Untuk mempermudah perusahaan dalam pengelolaan database penggajian dan perhitungan gaji di dalam satu tempat. Sekarang telah tersedia aplikasi payroll yang khusus mengelola gaji secara digital.
Di Indonesia sendiri, Aplikasi Payroll LinovHR adalah yang terbaik dan dapat diandalkan.
Dengan menggunakan Aplikasi Payroll LinovHR, perusahaan dapat mengakomodir seluruh data dan proses penggajian karyawan, mulai dari pengelolaan data bank, kode akuntansi, serta pengelompokkan gaji.
Tidak hanya punya fungsi untuk menyimpan database saja, Aplikasi Payroll LinovHR juga membantu perhitungan payroll dengan cepat dan tepat. Bahkan Software Payroll LinovHR mampu menghitung Payroll untuk 2000 karyawan dalam hitungan menit.
Dengan Payroll LinovHR juga Anda tidak lagi perlu membuat slip gaji secara manual, setelah perhitungan gaji selesai maka HR bisa langsung mengirimkan slip gaji kepada karyawan.
Nikmati keuntungan penggunaan Aplikasi Payroll LinovHR dengan menghubungi contact center LinovHR sekarang juga!
