Pengembangan yang berkelanjutan adalah keinginan bagi setiap perusahaan. Karena hal itu, perusahaan dapat mempertahankan eksistensinya di tengah persaingan yang kian ketat. Hal ini dijelaskan dalam konsep kaizen, yaitu sebuah konsep pembangunan yang berasal dari Jepang.
Masih asing dengan istilah kaizen? Mari membahas tentang istilah ini bersama LinovHR.
Apa itu Kaizen?
Istilah Kaizen berasal dari bahasa Jepang yang terdiri dari 2 kata, yaitu kai (改) dan zen (善) yang berarti “perubahan” dan “lebih baik”. Jadi, dapat disimpulkan bahwa kaizen adalah perbaikan secara cepat dan berkelanjutan.
Konsep ini akan merangsang perubahan yang lebih baik secara terus-menerus. Perubahan yang dimaksud dapat berupa pengelolaan karyawan, quality control, penerapan teknologi, dan sebagainya.
Kaizen sangat populer dan digunakan dalam berbagai perusahaan unggulan Jepang. Salah satunya adalah Toyota yang mengusung konsep Toyota Production System dengan menyematkan kaizen di dalamnya.
Konsep ini berhasil membawa Toyota sebagai salah satu produsen otomotif terkemuka di Asia dan mampu bersaing dengan produsen otomotif unggulan lainnya.
Manfaat Penerapan Kaizen dalam Perusahaan
Konsep kaizen mengajarkan kepada banyak perusahaan untuk tidak cepat berpuas diri tetapi selalu membuat perkembangan kecil yang berkelanjutan.
Berikut manfaat jika konsep kaizen diterapkan dalam perusahaan:
Meningkatkan Produktivitas
Salah satu manfaat kaizen dalam perusahaan yang paling utama adalah meningkatkan produktivitas. Dengan selalu merangsang perkembangan dan pembangunan yang konsisten, maka produktivitas tim ikut berkembang seiring kemajuan perusahaan.
Jadi produktivitas pun sudah menjadi hal yang membudaya dalam perusahaan.
Baca juga: Antara Produktif Vs Sibuk. Apa Bedanya?
Menjaga Keamanan Fasilitas Perusahaan
Saat sedang proses untuk pengembangan yang lebih baik, banyak masalah yang dijumpai dalam fasilitas perusahaan. Bahkan ada masalah yang dapat membahayakan karyawan selama bekerja.
Permasalahan dalam fasilitas perusahaan ini dapat diatasi atau diminimalisir dengan menerapkan konsep kaizen. Karena karyawan akan terstimulus untuk mengerjakan hal kecil tapi dapat berpengaruh terhadap keamanan fasilitas perusahaan.
Menjaga Kualitas Produk
Kualitas produk adalah salah satu kunci dari value perusahaan. Penerapan pengembangan yang berkelanjutan dapat menjaga kualitas produk, bahkan meningkatkan kualitas produk jauh lebih baik.
Dengan begitu, perusahaan juga dapat menjaga kredibilitasnya dan value di mata masyarakat serta mempertahankan konsumen setia.
Hemat Biaya
Selain meningkatkan kualitas produk yang dibuat dan fasilitas kerja, kaizen dapat membantu menghemat biaya. Seperti yang diketahui, perusahaan tiap tahun akan menganggarkan anggaran untuk pengelolaan operasional.
Namun, dengan membuat evaluasi dan pengembangan terus menerus, perusahaan akan lebih mudah untuk menentukan anggaran yang akan digunakan di periode mendatang sehingga biaya yang tidak diperlukan dapat ditekan semaksimal mungkin.
Komunikasi yang Lebih Baik
Pengembangan yang berkelanjutan dapat membentuk pola komunikasi yang lebih baik. Sederhananya, strategi kaizen yang efektif dapat membantu mendorong peningkatan komunikasi. Karyawan akan merasa diberdayakan untuk berkomunikasi dengan manajemen.
Komunikasi yang baik pula akan memelihara sense of belonging dalam perusahaan, di mana hal ini juga dapat membantu menekan angka employee turnover rate.
Memotivasi Karyawan
Karyawan yang termotivasi dengan lingkungan kerja akan menghasilkan kinerja yang lebih baik dibandingkan karyawan yang tidak termotivasi. Menjaga karyawan tetap terlibat dengan peningkatan atau perkembangan perusahaan adalah cara yang bagus untuk memotivasi karyawan memberikan kinerja terbaiknya.
Dari sini, para HRD dapat mengidentifikasi karyawan mana yang berpotensi untuk mengisi posisi penting dalam perusahaan.
Kepuasan Pelanggan yang Lebih Tinggi
Tidak hanya karyawan yang merasa senang dan termotivasi. Pelanggan setia perusahaan pun akan lebih puas terhadap produk yang dihasilkan perusahaan. Mengapa demikian? Sebab kualitas produk dalam perusahaan selalu terjaga dengan baik.
Perusahaan pun tidak hanya melakukan pengembangan dari satu aspek, melainkan dari beberapa aspek termasuk di bagian distribusi operasional dan distribusi. Kepuasan pelanggan pada akhirnya juga akan memperkuat perusahaan di hadapan kompetitor.
Bagaimana Cara Menerapkan Kaizen?
Menerapkan kaizen diperlukan banyak waktu dan pembiasaan. Namun, hal ini akan sangat berguna untuk perkembangan perusahaan di kemudian hari. Bagaimana cara menerapkan konsep kaizen dalam sebuah perusahaan?
Mengidentifikasi peluang untuk perubahan
Perbaikan berkelanjutan dimulai dengan mengidentifikasi perubahan yang sekiranya akan dibutuhkan. Ada sejumlah cara untuk mengidentifikasi peluang untuk melakukan perubahan.
Contohnya bisa melalui meminta saran dari karyawan, melacak kondisi aset perusahaan, dan mempelajari log kegiatan perusahaan. Hal tersebut akan membantu Anda mengidentifikasi perbaikan apa saja yang diperlukan.
Menganalisis proses saat ini
Penting untuk menganalisis bagaimana suatu proses bekerja setelah mengumpulkan data dan informasi. Perubahan tanpa adanya pemahaman mengenai proses perusahaan dapat menjadi hal yang membahayakan. Sebab penerapan dari perubahan bisa-bisa tidak tepat sasaran.
Baca Juga: Tips Brainstorming Efektif di Lingkungan Perusahaan
Kembangkan solusi
Setelah Anda menemukan masalah yang perlu diselesaikan, sekarang saatnya mengembangkan solusi. Solusi yang Anda kembangkan harus sederhana, dapat ditindaklanjuti dan efektif.
Harap diingat bahwa perubahan yang diusung konsep kaizen bukanlah perubahan besar yang bisa merombak seluruh perusahaan, tetapi dimulai dari perubahan kecil yang konsisten. Jadi, konsistensi jauh lebih dibutuhkan ketimbang suatu gebrakan besar dalam satu langkah.
Terapkan solusinya
Kunci untuk menerapkan solusi adalah kontinuitas dan semua orang dalam perusahaan memahami solusi tersebut. Semua orang yang terlibat dalam perusahaan baik dari level staff sampai manajemen harus paham mengenai solusi yang akan diterapkan.
Analisis hasil
Setelah menerapkan solusi, luangkan waktu untuk menganalisis hasil dari solusi untuk memastikan apakah perusahaan sudah membuat suatu perubahan berarti.
Perhatikan bahwa solusi yang diterapkan tidak harus sempurna dari awal, tetapi harus menyebabkan peningkatan dan perkembangan yang berkelanjutan.
Standarisasi Solusi
Setelah solusi diterapkan dan bekerja sesuai keinginan, sekarang saatnya untuk menstandarkannya. Standarisasi solusi yang dimaksud adalah mengkodifikasi praktik ke dalam materi dan kebijakan.
Perusahaan dapat memberikan pelatihan dan mendelegasikan tugas kepada karyawan agar solusi tersebut menjadi bagian dari kinerja perusahaan.
Rencanakan perbaikan di masa depan
Kaizen akan terus berlanjut selama perusahaan masih beroperasi. Terus pantau proses terbaru. Bila ada peluang untuk peningkatan, kembangkan cara untuk melakukan sesuatu dengan lebih baik. Progress yang berkelanjutan ini akan membawa perusahaan ke arah yang lebih baik.
Demikianlah penjelasan mengenai kaizen dalam perusahaan. Dengan penerapan perkembangan yang kontinu, diharapkan perusahaan dapat mengeluarkan potensi terbaiknya. Sehingga perusahaan pun dapat memperkuat posisinya di hadapan kompetitor. Semoga informasi di atas dapat berguna untuk Anda!
