presensi online

Menjaga Kepuasan Kinerja Melalui Presensi Online

Kehadiran karyawan adalah faktor penting dalam perusahaan. Tanpa kehadiran karyawan yang cukup, perusahaan tidak mampu beroperasional dengan maksimal. Data kehadiran karyawan digunakan untuk banyak hal, seperti payroll bulanan, evaluasi kinerja, penilaian kedisiplinan, dan lainnya. Biasanya, perusahaan mencatatkan kehadiran mereka dalam sebuah sistem kehadiran. Ada perusahaan yang masih mempertahankan cara manual, tetapi ada pula perusahaan yang sudah menggunakan presensi online. 

Pilihan perusahaan untuk menggunakan presensi online bukan tanpa alasan. Penggunaannya dinilai lebih praktis karena karyawan tidak perlu mencatatkan kehadiran secara manual di selembar kertas. Untuk lebih lengkapnya, simak pembahasan di bawah ini! 

 

Apa itu Presensi Online? 

Secara simpel, presensi online adalah sebuah perangkat lunak yang berisikan sistem untuk mencatat dan memproses data kehadiran karyawan yang masuk. Data karyawan yang masuk setiap harinya dapat dilihat saat itu juga oleh staf HRD yang berwenang. Jadi, tidak ada istilah titip absen atau curi-curi waktu untuk memalsukan jam kehadiran. 

Terdengar sangat menyeramkan? Tidak juga. Menggunakan sistem online membuat karyawan justru lebih mudah mencatatkan kehadiran mereka. Karyawan tidak perlu mengantri atau pergi ke kantor untuk absen. Cara ini sangat cocok untuk perusahaan yang mempunyai kultur remote working atau perusahaan startup yang didominasi anak muda. Apalagi jika karyawan sering melakukan perjalanan dinas untuk urusan pekerjaan. Mustahil jika karyawan harus pergi ke kantor untuk absen terlebih dahulu, bukan? 

 

Presensi Online dan Kepuasan Kinerja Karyawan

Karyawan bekerja setiap hari dengan berbagai tantangan dan tugas yang ada. Dalam konteks ini, karyawan bisa saja merasakan kejenuhan. Sedikit saja ada masalah atau ada hambatan, mood karyawan untuk bekerja bisa menurun. Untuk itulah sebisa mungkin pengelolaan administrasi karyawan tidak berbelit dan merepotkan karyawan. Nah, bagaimana dengan pencatatan kehadiran dan kepuasan kinerja karyawan? Ternyata, secara tidak langsung keduanya saling berhubungan. 

 

Baca Juga: 7 Cara Efektif Meningkatkan Kepuasan Kerja Karyawan

 

Saat perusahaan memutuskan menerapkan presensi online di perusahaan, penjadwalan karyawan jauh lebih mudah dilakukan. Karyawan pun lebih mudah dalam melakukan pencatatan kehadiran langsung menggunakan aplikasi presensi yang di-install di ponsel pintar mereka. Ketika kepuasan karyawan meningkat, masalah yang muncul di kalangan karyawan seperti tingkat turnover, produktivitas menurun, dan konflik dalam perusahaan dapat menurun drastis. Dengan sistem yang otomatis, HRD  dapat dengan cepat meninjau atau memantau, mengelola data kehadiran karyawan untuk kepentingan lain seperti payroll atau evaluasi. Dengan begitu, kepuasan kinerja karyawan dapat terjaga dengan baik. 

 

Manfaat Presensi Online untuk Perusahaan

Presensi online berbeda  dengan sistem kehadiran manual. JIka sistem kehadiran manual mengharuskan HRD untuk datang ke kantor untuk melihat data kehadiran yang dicatat, maka sistem presensi online dapat diakses dari jauh selama masih terkoneksi dengan internet. Di bawah ini adalah beberapa keuntungan lain bagi perusahaan: 

 

Minim Kecurangan

Presensi online dapat memverifikasi kehadiran karyawan di  suatu tempat. Data kehadiran yang masuk dapat dilihat saat itu juga oleh HRD. Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi data karena data disimpan dengan aman dalam cloud based server. 

 

Memantau Kinerja 

Input data yang masuk saat itu juga atau lebih familiar disebut real time dapat membantu memantau kinerja dan kedisiplinan karyawan. Keunggulan ini memudahkan HRD dalam memproses data kehadiran karyawan untuk keperluan lainnya. Sebab, sistem ini juga didukung sinkronisasi yang cepat dan akurat. 

 

Baca Juga: 6 Cara Memantau Kedisiplinan Karyawan Selama Work From Home

 

Landasan Approval Cuti

HRD dapat menentukan jumlah kehadiran karyawan setiap hari untuk setahun. Dari kumpulan data kehadiran, akan terlihat apakah seorang karyawan telah mengambil cuti yang diberikan oleh perusahaan atau tidak. Jika ternyata jatah cuti karyawan sudah habis, maka pengajuan cuti karyawan akan sulit melalui persetujuan kecuali untuk keperluan yang sangat mendesak seperti adanya anggota keluarga yang meninggal. 

 

Rekapitulasi 

Pencatatan kehadiran melalui sistem online dapat memudahkan proses rekapitulasi data kehadiran, ketidakhadiran, dan keterlambatan secara otomatis. Data tersebut akan ditampilkan melalui timesheet yang dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan. 

Presensi online dapat memberikan beberapa manfaat untuk perusahaan dan meningkatkan kepuasan kinerja karyawan dengan kepraktisan pencatatan kehadiran dimana saja.  Selain itu, otomatisasi dan integrasi juga mempermudah proses lain yang masih membutuhkan data kehadiran seperti payroll, approval cuti, penilaian serta evaluasi kinerja karyawan. Menarik, kan? Jika Anda berpikir perusahaan Anda membutuhkan presensi online, maka LinovHR adalah pilihan yang tepat. Hubungi LinovHR untuk keterangan lebih lanjut!