HRD selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi, termasuk mengurangi dokumen data karyawan, dan mengelola penggajian dan tunjangan. Hal ini tentunya bisa didapatkan dari Employee Self-Service (ESS) atau aplikasi ESS online.
Secara tidak langsung, keterlibatan karyawan melalui aplikasi ESS online dapat menyederhanakan beberapa tugas administrasi HRD. Produktivitas pun juga meningkat karena karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi yang mereka butuhkan.
Keunggulan Aplikasi Employee Self-Service
Sesuai dengan yang sudah dijelaskan di atas mengenai pentingnya Employee Self-Service, perlu juga bagi Anda untuk mengetahui keunggulan apa saja yang bisa diberikan oleh aplikasi ESS sehingga penggunaannya dapat memberikan berpengaruh cukup besar terhadap kinerja karyawan.
1. Menghemat Waktu
Administrasi HRD sering membuang waktu dan energi, padahal waktu ini dapat dihabiskan untuk hal lain. Dengan adanya aplikasi ESS online, HRD yang memiliki tugas mengelola karyawan akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal seperti meningkatkan engagement di antara karyawan, perekrutan, dan pelatihan.
Karyawan tidak lagi harus menunggu seseorang untuk meneliti dan memberikan salinan mengenai perihal tertentu yang mereka butuhkan.
Sementara itu, aplikasi ESS juga membantu perusahaan untuk mendistribusikan informasi penting tentang kompensasi, kebijakan, dan manfaat dengan cepat kepada seluruh tenaga kerja dalam waktu serentak.
Baca Juga: 10 Ide Employee Engagement Program dari Perusahaan
2. Melibatkan Karyawan Secara Langsung
Ketika Anda memberi karyawan kemampuan untuk mengakses dan memperbarui data mereka sendiri, hal ini tidak hanya menghemat banyak waktu dan uang bagi perusahaan, tetapi juga menguntungkan karyawan dengan informasi yang lebih akurat, transparan, dan tepat waktu.
Karyawan tak lagi harus menghubungi HRD jika ingin melihat atau mengubah data pribadi. Jika karyawan ingin melihat informasi atau tunjangan yang mereka miliki, yang harus dilakukan hanyalah masuk ke ESS. Segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan ada di ujung jari mereka, kapan saja dan di mana saja.
3. Akurasi Informasi
Banyak informasi penting yang bisa hilang dalam penyampaian apabila Anda menggunakan perantara untuk menyampaikan perihal tertentu.
Maka dari itu, Employee Self-Service bisa membantu Anda dalam meningkatkan akurasi pencatatan informasi dengan memungkinkan karyawan untuk memeriksa dan mengubah data mereka dengan mudah.
Karyawan dapat memperbarui informasi mereka sendiri, termasuk sertifikasi, kontak darurat, alamat, dan nomor telepon, sehingga HRD bisa mendapatkan informasi langsung dari sumbernya agar semakin efisien dan juga mengurangi kesalahan.
Baca Juga: Alami Information Overload Saat Urus Data Karyawan? Ini Solusinya
4. Kemudahan Mengajukan Cuti dan Izin
Dengan ESS, HRD dapat dengan mudah mengetahui dan juga memberikan approval untuk cuti karyawan. Alih-alih mengelola data cuti karyawan dengan dokumen kertas atau spreadsheet yang membingungkan, fitur self service karyawan dalam perangkat lunak HRD memungkinkan karyawan untuk meminta cuti dengan beberapa klik saja.
Berdasarkan izin yang ditetapkan, sistem secara otomatis mengarahkan permintaan cuti kepada yang berwenang untuk memberikan persetujuan.
Karyawan dapat melihat persetujuan atau penolakan atas pengajuan mereka serta sisa kuota cuti yang ada. Jadi karyawan juga dapat lebih bijak dalam menggunakan jatah cuti tahunan secara efektif.
Baca Juga: Hak Cuti Keguguran untuk Karyawan, Bagaimana Mekanismenya?
5. Jaminan Keamanan Sistem
Sistem employee self service memberikan kemudahan kepada karyawan untuk mengubah detail mereka. Namun, untuk menghindari risiko penyalahgunaan sistem ini, perusahaan dapat membatasi fungsinya.
Sebagai contoh; perusahaan dapat menonaktifkan fitur tertentu agar tidak dimodifikasi oleh karyawan. Keunggulan ini dapat meningkatkan keamanan perusahaan sambil memberikan kontrol terbatas kepada karyawan.
Mudahkan Sistem Administrasi Karyawan Dengan ESS Dari LinovHR!
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa ESS atau Employee Self Service memiliki banyak keunggulan yang menjadi alasan kuat mengapa setiap perusahaan kini sangat penting untuk beralih ke sistem ini dalam hal administrasi karyawan.
ESS dengan LinovHR memberikan Anda banyak fitur-fitur yang dapat membuat kinerja karyawan menjadi lebih maksimal karena terbantunya karyawan dalam hal mengakses administrasi dengan cepat dan juga mudah. Aplikasi ESS dari LinovHR menyediakan berbagai fitur mulai dari clock in dan clock out, leave request, timesheet, dan masih banyak lagi.
Karena hal inilah, Employee Self Service dari LinovHR merupakan solusi yang sangat tepat bila Anda ingin beralih ke pengelolaan administrasi karyawan yang berbasis teknologi.
Jadi, tunggu apalagi? Langsung saja hubungi kontak LinovHR untuk mendapatkan kemudahan yang diberikan oleh fitur-fitur aplikasi ESS LinovHR dengan klik link berikut ini!
