Kode akun akuntansi merupakan bagian dari bagan akun atau chart of account. Ini digunakan untuk memberi identitas kepada setiap transaksi yang terjadi di perusahaan. Dengan demikian, transaksi dapat dicatat, dilihat, disunting, diproses, dan dianalisis dengan mudah.
Oleh karena itu, kode akuntansi sangat vital untuk diterapkan di perusahaan. Jika Anda kebingungan dalam membuatnya, Anda tak perlu khawatir. Sebab, artikel dari LinovHR ini akan mengulas cara termudah membuat kode akuntansi atau account code untuk Anda.
Silakan membaca penjelasannya!
Manfaat Adanya Kode Akun Akuntansi
Ada berbagai manfaat penerapan kode akun akuntansi bagi perusahaan, diantaranya sebagai berikut.
1. Pendataan Transaksi Lebih Rapi
Manfaat pertama adalah kemudahan dalam mendata setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan dengan rapi. Hal ini dapat terjadi karena setiap transaksi perusahaan memiliki identitas kode tersendiri yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, setiap transaksi menjadi lebih mudah dilihat, diingat, dibandingkan, dikelola, dan dianalisis untuk kepentingan perusahaan.
2. Perbaikan Data Lebih Mudah
Ada kalanya transaksi yang sudah dimasukkan perlu disunting karena ada kesalahan atau tambahan. Kesalahan tersebut bisa disebabkan oleh kesalahan manusia atau adanya transaksi tambahan. Oleh karena itu, data transaksi tersebut perlu diperbaiki.
Tanpa kode akun, penyuntingan data transaksi ini akan sulit dilakukan. Namun, karena ada kode akun, data lebih mudah diperbaiki karena ada nama akun dan kode akun yang mempermudah pencarian data.
3. Pemrosesan Data Lebih Cepat
Data transaksi juga perlu diproses. Pemrosesan ini akan lebih mudah dikelola jika menggunakan bagan akun yang memuat nama akun dan kode akun.
4. Penyusunan Laporan Lebih Mudah
Manfaat yang terakhir adalah kemudahan dalam menyusun laporan. Melalui kode akun, laporan lebih mudah dibuat karena setiap transaksi memiliki identitasnya tersendiri.
Selain mudah dibuat, kode akun juga membuat laporan jadi mudah dibaca. Dengan demikian, pihak berkaitan yang membutuhkan laporan bisa mengambil keputusan lebih baik berdasarkan laporan tersebut.
Baca Juga: Mengenal Akuntansi Biaya, Apa Itu?
Unsur yang ada dalam Kode Akuntansi
Kode akuntansi atau account code membuat setiap jenis transaksi yang masuk ke dalam bagan akun menjadi lebih mudah dibedakan. Agar setiap kode akun bisa dibedakan dengan kode lainnya, maka kode harus bersifat unik.
Oleh karena itu, setiap kode akun akan mengandung unsur angka, huruf, atau kombinasi kedua hal tersebut yang berbeda-beda.
Berikut ini adalah penjelasan tentang unsur-unsur yang ada dalam kode akuntansi.
1. Unsur Angka (Numerik)
Unsur angka merupakan unsur yang paling sering digunakan sebagai kode akun. Unsur ini digunakan secara berurutan, mulai dari angka terkecil hingga besar. Semakin besar angkanya, maka kode akun yang dimaksud semakin khusus.
Contoh kode akun dengan unsur angka yaitu:
- 0001 untuk Kas Besar
- 0002 untuk Kas Kecil
- 0003 untuk Piutang Dagang
2. Unsur Huruf (Alfabet)
Selain angka, alfabet juga bisa digunakan. Biasanya, kode akuntansi yang menggunakan alfabet disusun berdasarkan singkatan.
Account code dengan alfabet biasa digunakan untuk nama perusahaan, nama daerah, atau nama penyuplai. Akan tetapi, secara keseluruhan kode akun dengan alfabet jarang digunakan karena sifatnya kurang fleksibel.
Contoh kode akun dengan unsur huruf yaitu:
- KSB untuk Kas Besar
- KKC untuk Kas Kecil
- AMLG untuk penyuplai apel Malang
- UCRB untuk penyuplai udang Cirebon
3. Unsur Kombinasi Angka dan Huruf (Alfanumerik)
Kode akuntansi juga bisa berupa gabungan dari angka dan huruf. Kode akun ini disebut dengan alfanumerik.
Biasanya, huruf menandakan singkatan nama akun sedangkan angka menandakan sub akun.
Contoh kode akun alfanumerik adalah sebagai berikut:
- KAS 001 untuk Kas Besar Umum
- KAS 002 untuk Kas Besar Khusus
- INV 001 untuk Investasi Saham
- INV 002 untuk Investasi Obligasi
Baca juga: Akuntan Publik: Pengertian, Tugas, Hak, Gaji
Cara Membuat Kode Akun Akuntansi
Untuk membuat kode akun akuntansi yang benar, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengklasifikan transaksi yang ada. Klasifikasi ini dilakukan menjadi aset, kewajiban (utang), modal, penghasilan, dan pengeluaran (beban).
Berikut ini adalah penjelasan mengenai kelima klasifikasi tersebut.
1. Aset
Aset atau aktiva adalah harta yang dimiliki perusahaan dan dapat digunakan untuk perkembangan perusahaan di masa depan.
Ada dua tipe aset, yaitu aktiva lancar dan aktiva tetap. Aktiva lancar berupa kas dan uang tunai, sementara aktiva tetap berupa gedung, peralatan kantor, dan sebagainya.
Pada umumnya aset dicatat dengan kode yang diawali angka 1 pada bagan akun. Contoh kode akuntansi aset adalah sebagai berikut:
- 101 untuk kas
- 102 untuk persediaan barang dagang
- 121 untuk peralatan
- 122 untuk gedung
2. Kewajiban
Kewajiban merupakan utang yang dimiliki perusahaan dan harus dibayar kepada pihak yang memberi utang. Kewajiban biasanya memiliki kode akuntansi yang diawali dengan angka 2.
Contohnya adalah sebagai berikut:
- 201 untuk utang usaha
- 202 untuk utang gaji
- 203 untuk utang pajak penghasilan
3. Modal
Modal merupakan uang yang diinvestasikan di awal pengembangan bisnis atau tambahan uang yang diberikan untuk mengembangkan bisnis di pertengahan bisnis berlangsung. Modal adalah selisih aktiva atau harga dari perusahaan lalu dikurangi dengan kewajiban atau utang.
Ada dua jenis modal, yaitu modal investasi dan modal kerja. Modal investasi didapatkan dari investor sementara modal kerja merupakan modal jangka pendek yang digunakan untuk pembelian satu kali.
Kode akun modal biasanya diawali dengan angka 3. Contohnya adalah:
- 301 untuk modal pemilik
- 301 untuk prive pemilik
4. Penghasilan
Penghasilan atau revenue mencatat pendapatan yang diterima perusahaan setelah konsumen membayar jasa atau produk. Biasanya, kode akuntansi pendapatan diawali dengan angka 4. Contohnya yaitu:
- 401 untuk pendapatan usaha
- 410 untuk pendapatan di luar usaha
5. Pengeluaran
Pengeluaran merupakan beban biaya operasional yang dikeluarkan untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan bagi perusahaan. Contoh pengeluaran yang menjadi transaksi perusahaan adalah pengeluaran biaya pemasaran, pembayaran gaji karyawan atau payroll, serta pembelian bahan baku dan mesin operasi.
Biasanya, kode akun beban atau pengeluaran diawali dengan angka 5. Contoh kodenya yaitu:
- 501 untuk pengeluaran gaji karyawan
- 502 untuk pengeluaran sewa gedung
- 503 untuk pengeluaran perlengkapan kantor
Pengelompokkan Account Code Payroll Lebih Mudah dengan Payroll Software
Kode akun akuntansi juga bukanlah hal yang asing dalam sistem penggajian. Setiap perusahaan pasti memiliki account code yang membantu dalam proses penggajian. Kode ini membantu perusahaan untuk mendata segala pengeluaran terkait dengan penggajian.
Mulai dari kompensasi gaji, uang lembur, sampai pajak karyawan semua memiliki kode akuntansi tersendiri. Kode ini juga membantu divisi payroll dalam mengelompokkan dan menganalisis transaksi.
Beruntungnya, sekarang Anda bisa membuat kode akuntansi untuk payroll dengan Software Payroll LinovHR. Software ini memiliki fitur Account Code yang bisa mengelompokkan payroll berdasarkan penggolongan kode akun akuntansi. Setelah itu, kode akuntansi payroll tersebut juga akan masuk ke dalam laporan keuangan perusahaan.
Tak hanya mengelola kode akuntansi penggajian karyawan, Software Payroll LinovHR juga bisa mengelola kegiatan payroll secara keseluruhan. Mulai dari data payroll karyawan, pemrosesan payroll, pembuatan slip gaji, hingga kalkulator simulasi pajak penghasilan.
Kenali lebih dalam tentang software payroll LinovHR lewat demo aplikasi gratis.
Hubungi kami sekarang!
