Analisa beban kerja

Panduan Lengkap Membuat Analisa Beban Kerja (Part 1)

Secara luas, analisa beban kerja dilakukan untuk mendapatkan seberapa besar jumlah beban kerja relatif seorang karyawan, suatu pekerjaan, jabatan, divisi, cabang, unit kerja hingga perusahaan itu sendiri secara menyeluruh. Untuk lebih lengkapnya dapat anda baca pada artikel kami sebelumnya mengenai fungsi analisa beban kerja.

Analisa beban kerja dalam perusahaan erat kaitannya dengan susunan kebutuhan karyawan atau pegawai. Sementara itu, susunan tersebut biasanya terdiri dari tugas pokok serta fungsi, analisis, dan juga informasi jabatan seperti kolom nama, jabatan, uraian mengenai tugas, analisis beban kerja karyawan, dan yang lainnya. Metode analisa beban kerja merupakan perhitungan beban kerja dari suatu posisi atau sub posisi serta kebutuhan orang-orang untuk bisa mengisinya. Berikut ini adalah panduan lengkap membuat analisa beban kerja yang bisa dilakukan.

 

Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Dan Tugas Tiap Jabatan

 

Tahapan Dalam Metode Analisa Beban Kerja

Pembuatan analisa beban kerja harus bisa dilakukan dengan tepat, oleh sebab itulah terdapat tahapan metode yang perlu dilakukan, diantaranya:

 

1. Metode Daftar Pertanyaan

Metode daftar pertanyaan nantinya bisa diaplikasikan menggunakan cara penyusunan daftar pertanyaan terbuka yang berisi mengenai uraian tugas tiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahaan. Selain itu, metode daftar pertanyaan juga harus disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan. 

 

2. Metode Wawancara

Sesuai dengan penamaannya, metode ini merupakan metode yang akan dipakai untuk memulai wawancara tiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahaan yang mempunyai tugas serta fungsi. Biasanya wawancara akan dilakukan pada individu.

 

3. Metode Pengamatan Langsung

Dengan metode pengamatan secara langsung, maka perusahaan akan melakukan analisis hanya menggunakan pengamatan saja. Jenis pekerjaan apa yang dipegang serta bagaimana pekerjaannya.

 

Cara Perhitungan Beban Kerja

Setelah metode di atas dilakukan, perusahaan diharapkan bisa mempunyai perspektif lebih luar lagi. Selanjutnya, perusahaan harus dapat menghitung berapa beban kerja per waktunya serta berapa volume kerjanya. Bila perusahaan mengambil dasar waktu kerja efektif berdasarkan peraturan dari pemerintah maka jam efektifnya hanya 5 jam per hari. Jumlah tersebut sudah dikurangi dengan beberapa kepentingan karyawan seperti beristirahat. Selain itu, waktu 5 jam juga adalah volume kerja standar yang bisa diraih.

Cara perhitungan yang dilakukan bisa dengan mengelola data yang diperoleh dari laporan beban kerja yang sudah dilakukan unit pelaksana. Lewat data tersebut, perusahaan bisa melakukan perhitungan menggunakan rumus: Isi kerja = beban kerja x waktu.

Bila seluruh jenis produk sudah dilakukan perhitungan isi kerjanya maka selanjutnya bisa menjumlahkan agar bisa mendapatkan jumlah isi kerja jabatan da nisi kerja unit memkai OJ atau satuan orang jam.

 

Sementara itu, terdapat 4 waktu kerja yang dianggap efektif, yaitu per hari, per minggu, per bulan dan juga per tahun. Rumus yang akan diterapkan adalah:

    • Per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit

    • Per per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit

    • Per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit

    • Per  tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit

 

Rumus yang akan digunakan untuk isi kerja jabatan dan hasil hitungnya dari jumlah kebutuhan para pegawai atau karyawan perusahaan per jabatannya, adalah waktu penyelesaian kerja dikali beban kerja dan dibagi dengan waktu kerja efektif. Bila perusahaan bisa melakukan analisa dan perhitungan dengan tepat maka hasilnya pun akan akurat. Jangan terlalu terburu-buru dalam melakukan perhitungan, pastikan lebih dulu bahwa data sudah diperoleh.

Panduan lengkap membuat analisa beban kerja di atas masih belum sepenuhnya. Untuk lebih lengkapnya lagi akan disampaikan pada pembahasan selanjutnya.