Payroll compliance, atau kepatuhan dalam penggajian, menjadi elemen kunci yang tak terpisahkan dari manajemen sumber daya manusia sebuah perusahaan.
Proses penggajian yang tepat dan sesuai dengan regulasi bukan sekadar administrasi rutin, melainkan fondasi utama dalam memastikan hubungan yang seimbang dan adil antara perusahaan dengan para karyawannya.
Kepatuhan ini bukan hanya sekadar mengikuti peraturan, melainkan juga menciptakan lingkungan kerja yang transparan, dipenuhi integritas, dan menghormati hak-hak karyawan.
Artikel LinovHR ini akan mengulas secara mendalam mengenai pentingnya payroll compliance, serta bagaimana penerapannya di dalam organisasi.
Apa Itu Payroll Compliance (Kepatuhan dalam Penggajian)?
Payroll compliance atau kepatuhan dalam penggajian merujuk pada tindakan memastikan bahwa suatu bisnis mematuhi semua regulasi hukum yang berkaitan dengan pengolahan penggajian dan pelaporan pajak terkait penggajian.
Hal ini mencakup kepatuhan terhadap undang-undang dan regulasi di tingkat daerah, provinsi, dan nasional yang mengatur bagaimana pembayaran karyawan dilakukan atau bagaimana pajak atas penghasilan karyawan dikumpulkan dan disampaikan kepada pemerintah.
Dengan kata lain, payroll compliance melibatkan pemahaman dan penerapan aturan yang berkaitan dengan gaji, tunjangan, pemotongan pajak, dan aspek penggajian lainnya untuk memastikan bahwa proses ini berjalan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
Pemenuhan ketentuan ini tidak hanya mencakup aspek pembayaran kepada karyawan, tetapi juga pengelolaan catatan, pelaporan yang akurat, dan ketaatan terhadap regulasi pajak guna menjaga keberlanjutan bisnis dan mencegah potensi sanksi hukum.
Kepatuhan dalam penggajian ini menjadi landasan penting untuk memastikan kesejahteraan karyawan, mengelola risiko hukum, dan menjaga integritas bisnis secara keseluruhan.
Mengapa Penting Mematuhi Regulasi saat Penggajian?
Memastikan kepatuhan dalam penggajian tidak hanya penting untuk memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar dan dapat mengajukan pajak dengan benar, tetapi juga untuk mencegah potensi dampak serius terhadap kelangsungan bisnis.
Kegagalan dalam mematuhi regulasi dapat mengakibatkan denda besar, hukuman, bahkan risiko penutupan bisnis. Pengusaha juga dapat menghadapi konsekuensi pidana atau penjara.
Baik kesalahan yang disengaja maupun tidak, dapat menimbulkan masalah dari pemerintah atau bahkan karyawan yang tidak puas, berpotensi merusak reputasi perusahaan.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki sistem yang memastikan kepatuhan sejak awal dan menjaga ketaatan secara berkelanjutan, menghindari potensi kerugian waktu dan uang yang signifikan serta melindungi reputasi bisnis.
Elemen Penting dalam Payroll Compliance
Dalam memastikan fungsi payroll Anda sesuai dengan peraturan, penting untuk memahami baik hukum-hukum yang berkaitan dengan perhitungan dan pengajuan gaji maupun memahami proses payroll internal perusahaan Anda.
Kepatuhan ini memerlukan perhatian khusus terhadap segala hal yang terkait dengan fungsi payroll, mulai dari perekrutan karyawan hingga mencatat jam kerja dan menghitung pajak dengan benar.
Elemen penting dalam payroll compliance melibatkan:
- Menghitung payroll
- Membayar karyawan
- Mengajukan formulir pemerintah terkait payroll
- Menyampaikan potongan dari gaji karyawan
- Menyampaikan pajak payroll yang harus dibayar oleh perusahaan
- Mengajukan pajak dan laporan akhir tahun terkait payroll
Beberapa hukum terkait kepemilikan payroll di Indonesia meliputi:
Dahulu, undang-undang tentang gaji karyawan atau kebijakan pengupahan diatur dalam Pasal 88 ayat 3 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Namun, peraturan tersebut telah digantikan oleh Undang-undang Nomor 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja serta peraturan pelaksananya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 2021 tentang Pengupahan.
Dalam regulasi ini, ditegaskan kebijakan pengupahan yang mencakup beberapa hal berikut:
- Upah minimum
- Struktur dan skala upah
- Upah lembur
- Upah tidak masuk kerja atau cuti berbayar
- Bentuk dan cara pembayaran upah
- Komponen yang dapat dihitung sebagai upah
- Upah sebagai dasar perhitungan atau pembayaran hak dan kewajiban lainnya
Undang-undang tentang gaji karyawan juga mengatur beberapa prinsip kebijakan pengupahan yang perlu diperhatikan, yaitu:
- Kebijakan pengupahan dibuat sebagai upaya mewujudkan hak pekerja dalam memperoleh penghasilan yang memenuhi kebutuhan hidup layak bagi kemanusiaan (Pasal 88 ayat 1 dan 2 UU 11/2020 dan pasal 2 ayat 1 PP 36/2021).
- Setiap pekerja berhak mendapatkan perlakuan yang sama dalam penerapan sistem pengupahan tanpa diskriminasi.
- Setiap pekerja berhak mendapatkan upah yang setara untuk pekerjaan dengan nilai yang sama (Pasal 88A ayat 1 dan 2 UU 11/2020 dan pasal 2 ayat 2 dan 3 PP 36/2021).
Baca Juga: Payroll System Indonesia dalam Perusahaan
Hal yang Perlu Dilakukan dalam Memastikan Kepatuhan saat Penggajian
Memastikan kepatuhan selama proses penggajian merupakan aspek kritis dalam manajemen sumber daya manusia.
Berbagai langkah harus diambil untuk memastikan bahwa pembayaran gaji dilakukan dengan tepat, transparan, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dilakukan dalam memastikan kepatuhan saat penggajian:
1. Menggunakan Software Payroll
Mengadopsi perangkat lunak penggajian adalah langkah pertama yang sangat penting.
Software payroll terbaik seperti LinovHR ini membantu otomatisasi proses penggajian, memastikan perhitungan gaji yang akurat, dan mengurangi risiko kesalahan manusiawi.
Dengan menggunakan teknologi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko ketidakpatuhan.
2. Memantau Batas Waktu
Menjaga catatan batas waktu yang penting, seperti tanggal penggajian dan tenggat waktu pelaporan kepada otoritas pajak, adalah langkah krusial.
Keterlambatan dalam pelaporan gaji dapat mengakibatkan denda dan sanksi. Oleh karena itu, memiliki sistem pengingat dan pemantauan terkait batas waktu sangat diperlukan.
3. Selalu Memverifikasi Klasifikasi Karyawan dengan Benar
Penting untuk selalu memastikan bahwa klasifikasi karyawan, termasuk status pekerjaan dan kategori pekerjaan, sesuai dengan peraturan perburuhan yang berlaku.
Klasifikasi yang salah dapat menyebabkan masalah hukum dan keuangan. Melakukan audit reguler terhadap klasifikasi karyawan dapat membantu mencegah potensi masalah di masa depan.
4. Memiliki Sistem Absensi dan Kehadiran
Menerapkan sistem absensi dan kehadiran yang efektif membantu dalam memantau jam kerja karyawan.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa penggajian mencerminkan waktu yang sebenarnya dihabiskan oleh karyawan dalam bekerja.
Sistem ini juga membantu menghindari potensi penyalahgunaan waktu kerja.
5. Menyerahkan Potongan Gaji secara Teratur
Memastikan bahwa potongan gaji, seperti potongan pajak dan asuransi, diserahkan secara teratur sesuai dengan jadwal pembayaran yang ditetapkan oleh otoritas terkait.
Keteraturan dalam penyerahan potongan gaji adalah kunci untuk memenuhi kewajiban perpajakan dan menghindari sanksi yang mungkin timbul akibat keterlambatan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses penggajian berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan menghindari potensi risiko hukum serta keuangan.
Mudahkan Pengelolaan Gaji dengan Aplikasi Payroll LinovHR
Menjalankan kepatuhan terkait penggajian adalah keharusan yang harus dilakukan oleh seluruh perusahaan. Salah satu cara untuk mematuhi peraturan gaji adalah pengelolaan gaji yang terstruktur dan tersentralisasi dengan baik.
Cara terbaik untuk menerapkan pengelolaan gaji yang baik adalah dengan memanfaatkan fitur canggih dalam Aplikasi Payroll LinovHR.
Aplikasi Payroll LinovHR berisikan sejumlah fitur canggih yang dapat membantu pengelolaan gaji menjadi tersentralisasi, digital, dan otomatis.
Dengan aplikasi ini, Anda dapat menyimpan dokumen data bank karyawan, melakukan penjadwalan penghitungan gaji, menyusun komponen penggajian, memproses perhitungan gaji, sampai dengan membuat slip gaji secara otomatis.
Terdapat juga fitur simulasi perhitungan pajak karyawan yang sesuai dengan peraturan pajak terbaru.
Dengan menggunakan Payroll LinovHR, perusahaan dapat mengalokasikan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada pengembangan bisnis, sementara proses penggajian berjalan dengan efisien dan sesuai peraturan.
Optimalisasi pengelolaan gaji dengan LinovHR adalah langkah bijak untuk meningkatkan produktivitas dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi.
