Untuk perusahaan besar, menggunakan aplikasi penggajian karyawan atau software payroll merupakan suatu keharusan untuk menghindari kesalahan dan menjaga keseluruhan aspek penggajian lancar dan konsisten.
Namun, tidak semua bisnis sama dan sistem yang sesuai untuk satu perusahaan belum tentu sesuai untuk perusahaan lainnya. HRD dan manajemen perlu memperhatikan beberapa hal sebelum memilih software HR yang tepat.
Artikel ini akan membahas mengenai proses, fitur dan pertimbangan dalam memilih aplikasi penggajian karyawan dan juga fitur-fiturnya.
Proses Penggajian dalam Perusahaan
Banyak perusahaan memiliki sistem yang berbeda dalam penggajian. Namun, di bawah ini adalah proses penggajian karyawan pada umumnya:
1. Hitung reimbursement
Tak jarang karena pekerjaan membuat karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan perusahaan.
Contohnya adalah biaya penginapan saat perjalanan dinas, biaya jamuan untuk partner perusahaan, dan sebagainya. Biaya tersebut masuk kedalam proses reimbursement.
Karyawan yang menalangi biaya tersebut akan mendapat penggantian sesuai dengan jumlah nominal yang ia keluarkan dan akan diproses dalam aplikasi penggajian.
2. Hitung jam kehadiran
Karyawan yang datang sesuai jam kehadiran akan menerima upah yang sesuai. Terkadang perusahaan juga menetapkan tunjangan kehadiran tergantung posisi dan jabatan karyawan.
Data jam kehadiran karyawan yang tersimpan pada sistem absensi akan terintegrasi dengan sistem aplikasi sehingga akan di akumulasikan kedalam payroll karyawan.
3. Proses payroll
Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen gaji karyawan seperti lembur, pajak, dan lain-lain, selanjutnya staff HRD akan melakukan proses perhitungan gaji. Selanjutnya staff HRD akan mengirimkan gaji yang sudah selesai diproses ke nomor rekening karyawan.
Tahapan diatas cukup dilakukan dengan beberapa klik tombol dan sistem akan otomatis menjalankannya. Gaji masing-masing karyawan langsung ditransfer ke rekening saat itu juga.
Kemudian karyawan akan menerima gajinya saat itu juga. Cepat sekali, bukan?
Alasan Aplikasi Gaji Karyawan Penting
Proses penggajian adalah salah satu tugas terpenting yang harus dilakukan HRD. Penggajian tidak selalu berhubungan dengan perhitungan gaji bulanan, melainkan juga berkaitan dengan perhitungan tunjangan tetap dan tidak tetap, Tunjangan Hari Raya (THR), upah lembur dan lain-lain.
Namun, penggajian terkenal rumit dan memerlukan akurasi tinggi. Penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi motivasi karyawan dan kinerja HRD secara keseluruhan. Menyederhanakan proses penggajian dan menggunakan sistem aplikasi gaji karyawan yang efisien bermanfaat besar bagi perusahaan.
Sayangnya belum semua perusahaan menyadari pentingnya menggunakan sistem penggajian yang terotomatisasi. Asumsi bahwa implementasi aplikasi memerlukan banyak biaya membuat banyak perusahaan mengurungkan niatnya dalam menggunakan aplikasi.
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini adalah alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan aplikasi gaji karyawan:
1. Hemat Waktu dan Menurunkan Rasio Human Error
Sistem aplikasi gaji bekerja lebih efisien dibandingkan proses penggajian manual dan mampu menangani data gaji karyawan dalam jumlah besar.
Seluruh komponen gaji dapat diproses sekaligus dengan berbagai tingkatan dan posisi karyawan dalam perusahaan sesuai peraturan pemerintah terkait UU Ketenagakerjaan dan PP Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan. Secara keseluruhan, sistem ini sangat menghemat waktu dan menurunkan rasio human error dalam perhitungan gaji.
2. Menyederhanakan Proses Penggajian
Proses penghitungan gaji bukanlah proses yang mudah dan membutuhkan pengulangan di setiap bulan. Untuk mempermudah, sistem aplikasi hanya mengharuskan staf HRD memasukkan data untuk pertama kali tanpa perlu mengulangi hal yang sama setiap bulannya.
Cara ini akan berlanjut secara otomatis untuk menghitung dan mengulangi proses untuk bulan-bulan berikutnya.
3. Mengurangi Penggunaan Dokumen Kertas
Mengelola data yang sangat besar secara manual dapat menghasilkan dokumen berbasis kertas yang sangat memakan banyak tempat. Penyimpanan data dan informasi dalam bentuk fisik cukup menyulitkan HRD dalam hal pemeliharaan dan penyortiran data.
Menggantikan semua dokumen berbasis kertas menjadi dokumen dalam server cloud dari aplikasi adalah solusi yang tepat jika HRD ingin mengurangi penumpukan dokumen kertas yang mengganggu.
4. Hemat Biaya
Aplikasi mampu menghemat biaya karena perusahaan tidak perlu lagi melakukan rutinitas untuk membeli peralatan dan perlengkapan dokumen fisik.
Selain itu, aplikasi gaji bisa diakses melalui perangkat keras apa saja selama masih terkoneksi dengan internet. Perusahaan tidak memerlukan investasi apa pun dalam perangkat keras seperti server dan sebagainya.
5. Aman
Informasi dan data karyawan seperti nomor rekening dan alamat adalah privasi yang harus dijaga dengan baik oleh perusahaan.
Aplikasi menyimpan data dalam server cloud yang terjamin aman. Dokumen rahasia hanya dapat diakses dengan kata sandi atau username yang tepat yang membantu mengamankan data dari akses orang tidak bertanggung jawab.
6. Menjaga Kepuasan Karyawan
Kepuasan kerja karyawan dipengaruhi dengan bagaimana mereka menerima gaji setiap bulannya. Saat perusahaan mengalami hambatan dalam penggajian yang menyebabkan terlambat bayar gaji, kinerja karyawan otomatis akan menurun dan perusahaan akan dikenai denda oleh pemerintah.
Di sisi lain, membayar karyawan dengan benar dan tepat waktu akan menanamkan kepercayaan dan membuat karyawan nyaman bekerja di perusahaan. Produktivitas akhirnya akan meningkat dan perusahaan dapat berjalan dengan segala potensi.
Fitur Aplikasi Penggajian Karyawan LinovHR
Berdasarkan perbandingan tersebut, dapat disimpulkan bahwa penggunaan aplikasi penggajian karyawan berbasis web lebih menguntungkan perusahaan sedangkan sistem penggajian manual.
LinovHR adalah aplikasi penggajian karyawan berbasis web yang memenuhi keunggulan pada perbandingan tersebut.
Keunggulan yang ada pada aplikasi penggajian dari LinovHR didukung oleh berbagai macam fitur yang dapat membantu proses penggajian, yaitu:
1. Menu Bank
Perusahaan akan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan. Gaji yang telah diproses oleh sistem dapat langsung ditransfer ke rekening pribadi karyawan melalui bank. Fitur menu bank menyimpan data-data bank yang terkait dengan penggajian bulanan karyawan.
2. Payment Method
Gaji dapat dibayarkan dengan berbagai macam metode yang ditetapkan perusahaan. Payment method menyimpan data metode apa saja yang digunakan perusahaan dalam membayar gaji karyawannya.
3. Account Code
Aplikasi dari LinovHR dengan mudah melakukan pengelompokkan komponen-komponen gaji berdasarkan penggolongan kode akuntansi. HRD tidak lagi pusing untuk mengatur kode komponen penggajian yang ada.
4. Payroll Component
Komponen penggajian ada berbagai macam, seperti gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, BPJS, jaminan pensiun dan lain sebagainya. Perusahaan dapat mengatur komponen tersebut melalui fitur payroll component.
5. Payroll Component Set
Komponen gaji yang sangat banyak menyulitkan HRD untuk mengelompokkannya. Dengan fitur payroll component set, HRD lebih mudah untuk melakukan pengelompokkan komponen gaji tertentu yang diterima karyawan.
6. Payroll Group
Fitur payroll group membantu HRD untuk mengelompokkan data penggajian dengan cepat. Pengelompokan transaksi gaji dapat dilakukan berdasarkan proses pembayaran, periode, tanggal, metode pembayaran, pajak, dan mata uang yang digunakan untuk pembayaran.
7. Employee Set
Employee Set memudahkan manajemen HR dan Payroll dalam melakukan pengelompokan beberapa karyawan tertentu dalam hal penerimaan komponen gaji yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
8. Payroll Data Source
Penggajian membutuhkan banyak data dari luas sistem. Payroll Data Source berfungsi untuk melakukan pemilahan data-data yang akan menjadi sumber kalkulasi dari proses penggajian timesheet dari sistem kehadiran.
9. Payroll Process
Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen dari payroll data source, gaji akan diproses melalui fitur payroll process. Ada dua tipe proses yang ada di dalam menu ini, yaitu standar untuk perhitungan pada periode berjalan dan rapel untuk perhitungan selisih yang sudah lewat.
Baca Juga: Pentingnya Transparansi Perusahaan dalam Penggajian Karyawan
10. Payroll Report
Sistem melalui fitur payroll report dapat menghasilkan file report payroll berupa spreadsheet. Menu filter dapat digunakan untuk mengeluarkan report dapat dipilih disesuaikan dengan kebutuhan.
11. Setting Payroll Report
Tata letak komponen gaji dalam laporan mempengaruhi kemudahan dalam memahami laporan tersebut. Setting payroll report merupakan fitur yang digunakan untuk mengatur posisi laporan pada saat mengeluarkan report.
12. Salary Slip
Slip gaji dibutuhkan karyawan untuk berbagai macam kebutuhan. Fitur salary slip dapat menghasilkan file slip gaji dengan format PDF atau bisa disebuat e-slip gaji yang siap untuk dicetak atau dikirim kepada karyawan melalui e-mail.
13. Tax Calculator
Dengan menggunakan aplikasi penggajian karyawan dari LinovHR, perusahaan dapat memanfaatkan fitur Tax Calculator untuk melihat simulasi pembayaran pajak selama satu tahun. Dengan demikian HRD memahami bagaimana cara dan besaran pajak yang harus dibayarkan perusahaan.
Pertimbangan dalam Memilih Aplikasi Penggajian Karyawan
Berikut adalah beberapa pertimbangan dalam memilih aplikasi penggajian karyawan.
1. Kebutuhan Perusahaan
Sama seperti perusahaan kecil, perusahaan besar pun akan mendapatkan manfaat dengan mengevaluasi kebutuhan perusahaan dan mengumpulkan informasi sebelum memilih aplikasi penggajian karyawan.
Budget perusahaan juga merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan untuk membantu mempersempit pilihan.
Kemudahan dalam menggunakan fungsi sistem aplikasi setelah implementasi juga merupakan aspek penting, karena ini akan secara langsung berdampak pada kepuasan atau keluhan karyawan dalam perusahaan.
Fitur-fitur seperti dukungan perpajakan dan integrasi HR juga bahan pemikiran penting ketika memilih aplikasi penggajian karyawan, tidak peduli ukuran perusahaan Anda.
2. Kemudahan Implementasi
Perusahaan besar biasanya mulai dari kecil, jadi biasanya sudah ada sistem penggajian yang diterapkan. Ketika perusahaan bertumbuh menjadi terlalu besar untuk sistem yang ada, sangat masuk akal untuk berpindah ke sistem yang lebih efisien.
Tidak efisiennya sistem yang ada juga mendorong perusahaan untuk menemukan aplikasi penggajian karyawan yang lebih baik. Kemudahan integrasi atau penggabungan software bisa berdampak besar terhadap keberlangsungan bisnis selama periode transisi.
Ketika akan memilih aplikasi penggajian karyawan, HRD harus mempertimbangkan hal-hal di bawah ini mengenai kemudahan implementasi:
- Apakah data dari sistem yang ada bisa diimpor atau harus diinput secara manual
- Apakah vendor menawarkan jasa implementasi dan konsultasi
- Berapa biaya teknisi yang akan dialokasikan untuk menerapkan sistem yang baru
- Apakah sistem lama dan baru perlu dijalankan paralel selama satu periode untuk memperhatikan jika masih ada error
3. Ketersediaan Dukungan Layanan
Adanya dukungan dan layanan yang berkualitas mempengaruhi efisiensi dan keberhasilan penerapan aplikasi penggajian karyawan. Dukungan layanan 24 jam melalui website dan telepon sangat menolong HRD dan mengurangi kepanikan.
Ketersediaan dukungan teknis lokal on-site juga patut dipertimbangkan karena bisa mengurangi kemungkinan HRD harus bepergian jauh hanya untuk memperbaiki sistem atau mengadakan training.
Dengan adanya dukungan ini, perusahaan juga bisa menjalin hubungan yang lebih erat dengan vendor dan memberikan rasa aman dan nyaman.
4. Referensi dan Track Record
Karyawan adalah aset terbesar perusahaan dan sistem penggajian mempengaruhi setiap karyawan. Perusahaan sebaiknya tidak memilih aplikasi penggajian karyawan
Yang termurah tetapi harus menjalin kerja sama dengan vendor yang memiliki referensi dan jejak rekam (track record) yang terpercaya.
Vendor yang baik akan menyertakan referensi klien perusahaan mereka yang memiliki nama besar, sehingga calon klien bisa menghubungi pelanggan yang ada mengenai pengalaman mereka menggunakan sistem tersebut. Perusahaan bisa meminta referensi dari perusahaan yang memiliki kebutuhan penggajian sejenis.
Baca juga: Sanksi untuk Perusahaan, Jika Gajian Telat
5. Sesuai dengan Kebijakan Pemerintah
Hal lain yang perlu diperhatikan sebelum memilih aplikasi penggajian karyawan adalah kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah Indonesia.
Vendor aplikasi lokal memiliki keunggulan dalam mengakomodasi kebutuhan ini, namun belakangan vendor internasional pun terus meningkatkan konten lokal mereka.
Dua faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah pelaporan pajak dan penghitungan premi BPJS. Pahami cara kerja sistem yang ditawarkan, apakah perubahan peraturan akan terupdate otomatis dan bagaimana prosedur pelaksanaannya.
Permudah Penggajian Karyawan dengan LinovHR
Perusahaan yang ingin memakai aplikasi penggajian karyawan sebaiknya memilih dengan hati-hati. Mengingat jumlah karyawan dan ukuran perusahaan mempengaruhi waktu implementasi.
Pemilihan software yang tepat bisa menghemat tahunan waktu administrasi yang kurang produktif. LinovHR bukan hanya berperan sebagai Software payroll karyawan saja.
Namun di dalamnya terdapat fitur-fitur yang membantu mempermudah HRD dalam melakukan tugasnya dengan efektif dan Efisien. Terdapat fitur Employee Set yang memudahkan HR dalam mengelompokkan karyawan berdasarkan perhitungan payrollnya.
Setelah itu, perhitungan payroll dapat dilakukan secara ototomatis berdasarkan beberapa komponennya. Seperti jumlah kehadiran, tunjangan, BPJS dan juga pajak.
Setelah proses payroll selesai pun, HR tidak perlu lagi mengirimkan laporan payroll secara manual kepada karyawan. Dikarenakan karyawan sudah dapat mengunduh laporannya sendiri melalui aplikasi ESS LinovHR.
Sangat memudahkan HR bukan?
Pelajari lebih lanjut dan coba aplikasi payroll LinovHR sekarang juga!
