Mungkin beberapa perusahaan tidak begitu menyadari bagaimana pentingnya menggunakan teknologi. Perusahaan membutuhkan sistem untuk memantau jam kerja karyawan, menghitung pajak, dan mengelola pembayaran gaji karyawan. Jika menggunakan proses manual bisa memakan waktu lama dan sulit bagi perusahaan.
Jumlah karyawan yang banyak akan semakin menyulitkan HRD dalam aktivitas administrasi. Jika sudah begitu, waktunya perusahaan Anda menggunakan sistem payroll dari vendor terpercaya.
Untuk memudahkan Anda dalam mendapatkan vendor dengan kualitas terbaik, berikut ini pembahasan cara memilih vendor yang baik untuk menjadi sistem payroll perusahaan.
Apa itu Vendor?
Vendor adalah istilah yang dipakai untuk menyebut pihak eksternal dari suatu entitas bisnis yang menjual barang, bahan mentah, maupun jasa yang nantinya barang, jasa maupun bahan mentah tersebut dipergunakan untuk kepentingan operasional bisnis perusahaan.
Fungsi Vendor
Vendor sangatlah esensial bagi perusahaan rekanannya. Fungsi vendor adalah memastikan bahwa produk ataupun jasa yang dibutuhkan perusahaan rekanannya dapat terpenuhi dengan baik. Pemenuhan kebutuhan yang disuplai oleh vendor biasanya merupakan barang untuk menunjang proses produksi.
Atas alasan itulah peran vendor dianggap cukup penting. Jika terjadi masalah pada suplai produk atau jasa oleh vendor, maka kegiatan produksi akan terganggu. Jadi, penting juga untuk memilih vendor yang tepat guna menghindari masalah-masalah tersebut.
Baca juga: 7 Hal yang Perlu diperhatikan dalam Memilih HR Database Management
Jenis-Jenis Perusahaan Vendor
Ada beberapa jenis vendor yang masing-masing memiliki peran yang berbeda dalam proses rantai pasokan. Berikut jenis vendor dan perannya.
Produsen
Produsen adalah seorang individu atau perusahaan yang meneliti, mengembangkan, dan memproduksi barang dari bahan mentah untuk dijual.
Barang yang diproduksi oleh produsen biasanya didistribusikan kepada pedagang besar atau pengecer, yang nantinya barang tersebut akan dijual kembali kepada konsumen yang menjadi pengguna akhir produk tersebut.
Pedagang Grosir
Pedagang grosir adalah individu atau perusahaan yang menjual barang ke bisnis lain. Barang yang dijual grosir biasanya dijual ke pengecer dalam jumlah besar dengan harga diskon.
Pengecer
Pengecer adalah seorang individu atau perusahaan yang menjual barang langsung kepada konsumen perorangan yang menjadi pengguna akhir produk tersebut. Biasanya, pengecer membeli barang tersebut langsung dari produsen atau pedagang grosir.
Umumnya, pengecer akan menaikkan harga barang yang akan dijual kepada konsumen agar pengecer dapat memperoleh keuntungan dari penjualan tersebut.
Penyedia Layanan dan Pemeliharaan
Sebuah vendor penyedia layanan dan pemeliharaan umumnya menjual jasa layanan atau pemeliharaan kepada sebuah bisnis.
Contoh layanan yang ditawarkan oleh penyedia layanan atau pemeliharaan mencakup akuntansi, konsultasi, perbankan, asuransi, dan lain sebagainya.
Vendor Independen dan Perwakilan Pameran Dagang
Vendor independen adalah individu yang menjual barang ke konsumen perorangan secara langsung. Sementara, perwakilan pameran dagang adalah individu yang membuat sebuah kerajinan atau produk untuk dijual langsung kepada konsumen di pameran dagang.
Cara Kerja Vendor
Bagi pelaku bisnis, berikut pengetahuan soal cara kerja vendor secara umum yang wajib diketahui:
- Pembeli mengajukan pesanan ke vendor.
- Vendor membelikan pesanan milik pembeli.
- Vendor mengirimkan pesanan ke pembeli.
- Pembeli sudah bisa menggunakan barang yang dipesan.
Cara Memilih Vendor yang Tepat
Dari sekian banyaknya vendor yang hadir di Indonesia, penting bagi setiap bisnis untuk memilih vendor yang tepat sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Inilah kiat-kiat memilih vendor yang tepat:
- Baca perjanjian vendor secara menyeluruh dan cobalah untuk menegosiasikan barang apapun yang tampaknya kontraproduktif dengan model bisnis Anda.
- Mintalah hasil yang terbukti melalui rujukan pihak ketiga. Cari tahu apakah vendor tersebut pernah bekerja dengan perusahaan lain di bidang industri yang sama seperti bisnis Anda sebelumnya.
- Wawancara vendor dan kenali setiap anggota tim mereka. Diskusikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim. Jika memungkinkan, luangkan waktu untuk mengunjungi kantor mereka.
- Lakukan riset mendalam terhadap vendor yang hendak dipilih, pertimbangkan soal keunggulan dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Cara Memilih Vendor Payroll yang Benar
Setelah mengetahui cara memilih vendor yang tepat. Lalu, hal apa saja yang dapat dijadikan pertimbangan dalam memilih vendor payroll?
Berikut pertanyaan yang wajib terjawab saat Anda akan memilih perusahaan penyedia sistem payroll.
1. Layanan khusus apa yang ditawarkan penyedia sistem payroll software?
Penyedia sistem payroll software menawarkan berbagai macam layanan untuk mempermudah payroll. Namun, pastikan bahwa layanan yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contohnya, suatu perusahaan memberikan bonus tahunan kepada karyawan atas keberhasilan dalam mencapai target penjualan. Tentu sistem payroll tersebut harus mampu mengolah data bonus untuk masing-masing karyawan yang berbeda.
2. Bagaimana struktur pembiayaannya?
Salah satu hal yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan dalam memilih vendor payroll adalah sistem pembayarannya. Penting bagi perusahaan untuk menanyakan informasi terkait rincian sistem pembayaran yang ditawarkan oleh vendor yang bersangkutan.
Perusahaan wajib memastikan apakah sistem pembayaran dilakukan perbulan, pertahun, atau ada biaya tambahan lainnya seiring waktu penggunaan. Jangan sampai perusahaan justru tidak teliti dan terjebak dengan biaya yang lebih besar.
3. Bagaimana Anda dapat mengoperasikan sistem payroll software?
Tipe dan industri membuat perusahaan mempunyai kultur yang berbeda. Umumnya kultur kerja tersebut akan menyebabkan proses adaptasi terhadap suatu teknologi cukup relatif.
Sebuah sistem payroll sudah seharusnya memudahkan kinerja HRD, bukan justru menyulitkan HRD dengan user interface yang sulit dan rumit. Untuk memastikan apakah perusahaan Anda cocok dengan sistem payroll, mintalah demo uji coba kepada vendor.
Baca juga: 6 Keuntungan Perusahaan dari Performance Management System
4. Bagaimana sistem tersebut dapat menghitung pajak?
Pajak yang menjadi tanggung jawab HRD dan perusahaan adalah pajak penghasilan. HRD akan menghitung dan memotong besaran pajak penghasilan dari masing-masing karyawan dengan komponen yang beragam.
Pajak untuk karyawan yang telah menikah dan mempunyai anak tentu beda jauh dengan pajak penghasilan untuk karyawan yang belum menikah.
Pastikan bahwa sistem mampu memproses pajak penghasilan dengan komponen yang berbeda. Apalagi jika regulasi pajak penghasilan berubah, apakah sistem mampu menyesuaikan dengan regulasi pemerintah?
5. Seberapa aman sistem tersebut?
Hal lain yang menjadi pertimbangan krusial bagi perusahaan adalah seberapa aman sistem tersebut. Sistem payroll harus menjaga keamanan dan kerahasiaan data payroll semua karyawan.
Sebab, data payroll karyawan yang jatuh ketangan yang salah bisa dimanfaatkan untuk kepentingan tak terpuji, contohnya penyalahgunaan data yang mulai marak belakangan ini.
6. Di mana pusat data sistem dan seberapa aman pusat data tersebut?
Perusahaan wajib mengetahui di mana keberadaan server tempat penyimpanan data dan informasi payroll. Hal ini bisa ditanyakan kepada vendor saat pertama kali menanyakan informasi mengenai sistem.
Vendor seharusnya memberikan informasi yang jelas mengenai keberadaan server dan seberapa aman server tersebut untuk menyimpan data yang bersifat konfidensial.
7. Apakah karyawan Anda dapat mengakses sistem tersebut?
Karyawan dalam perusahaan Anda, yaitu staf HRD internal dan manajerial tertentu pasti memerlukan akses data kedalam sistem untuk keperluan pengelolaan karyawan.
Nah, apakah karyawan juga mendapatkan akses yang sama? Karena data payroll yang ada adalah data perusahaan itu sendiri, sudah seharusnya karyawan staf HRD dan manajerial tertentu dapat mengakses data dalam sistem secara fleksibel dengan standar keamanan yang ketat.
Baca Juga: Kontrak dengan Vendor butuh SLA?
Kesimpulan
Itulah beberapa penjelasan mengenai cara memilih vendor yang tepat untuk menjadi sistem payroll perusahaan. Aspek penting lainnya dalam memilih vendor adalah menyadari jenis layanan yang dapat mereka tawarkan kepada Anda.
Bagi Anda yang mencari vendor Payroll Software terbaik, maka LinovHR adalah solusinya. LinovHR mampu mengelola payroll perusahaan Anda, mulai dari pajak, bonus, reimbursement, gaji, dan lain-lain yang berhubungan dengan payroll dalam satu sistem terpusat.
Keamanannya pun tak perlu diragukan lagi karena LinovHR mempunyai sistem keamanan berlapis dari cloud based server.
