Dalam dunia bisnis dan manajemen kinerja, terdapat dua pendekatan penting yang sering digunakan untuk mengukur dan mencapai tujuan perusahaan, yaitu OKR (Objective and Key Result) dan KPI (Key Performance Indicators).
Meskipun keduanya terkait erat dengan manajemen kinerja, konsep dan tujuan di balik keduanya memiliki perbedaan yang mendasar.
Artikel ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang perbedaan mendasar antara OKR dan KPI (Key Performance Indicators) serta situasi atau konteks di mana keduanya lebih tepat digunakan.
Dengan memahami perbedaan dan keunggulan masing-masing pendekatan, diharapkan pembaca dapat lebih bijaksana dalam memilih metode yang sesuai untuk mengukur dan meningkatkan kinerja organisasi atau tim kerja.
Selain itu, pemahaman yang mendalam tentang OKR dan KPI juga dapat membantu pemimpin dan eksekutif dalam mengambil keputusan strategis yang lebih tepat sasaran dan berorientasi pada pencapaian tujuan yang lebih efektif.
Perbedaan OKR vs KPI
Perbedaan antara OKR (Objectives and Key Results) dan KPI (Key Performance Indicators) terletak pada beberapa hal berikut:
Makna
KPI merupakan metrik-metrik yang dapat diukur yang digunakan untuk mengevaluasi kemajuan suatu perusahaan terhadap hasil yang diinginkan.
Sementara itu, OKR adalah kerangka kerja penetapan tujuan yang efektif yang menggunakan key results yang telah ditetapkan untuk melacak keberhasilan suatu tujuan atau target tertentu.
Alasan
KPI adalah indikator kemajuan yang menentukan seberapa dekat atau jauh Anda dari mencapai tujuan Anda. Ini adalah alat manajemen kinerja yang membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data.
OKR, di sisi lain, tidak berhubungan dengan pelacakan. Ini adalah metode sederhana yang digunakan organisasi untuk menetapkan tujuan-tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Selain itu, OKR mendorong partisipasi anggota tim dengan menjaga agar mereka selaras dengan target tertentu.
Waktu
Perbedaan utama antara pendekatan OKR dan KPI adalah rentang visi waktu. OKR adalah tujuan yang bersifat kualitatif namun dapat diukur, yang dibagi menjadi beberapa key results dan diatur dalam jangka waktu tertentu.
KPI dapat ditetapkan untuk periode yang lebih panjang, dan tidak terikat oleh batas waktu tertentu. Jika tujuan terkait diubah atau KPI tidak sesuai, maka KPI dapat diganti atau dihentikan.
Struktur
OKR terdiri dari dua bagian, yaitu objectives (tujuan) dan key results (hasil kunci). Setiap tujuan memiliki key results yang ditetapkan untuk menentukan bagaimana mencapai tujuan tersebut.
KPI mencakup indikator-indikator spesifik untuk mengukur pertumbuhan suatu organisasi atau tim menuju hasil yang diinginkan.
Tujuan
OKR biasanya memiliki tujuan yang lebih ambisius agar tim dapat melebihi batas yang telah ditetapkan. Sebaliknya, KPI mencakup pengukuran pertumbuhan yang cukup dapat dicapai dan realistis.
Dengan menggunakan OKR dan KPI secara tepat, suatu organisasi dapat memiliki pandangan yang lebih jelas tentang tujuan mereka, serta dapat memonitor kemajuan dan kesuksesan dalam pencapaian hasil yang diinginkan.
Baca Juga: Daftar Contoh KPI untuk Perusahaan di Bidang Jasa
Apakah OKR Bisa Menggantikan KPI?
KPI (Key Performance Indicator) atau indikator kinerja utama adalah metrik-metrik penting yang digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan bisnis secara rutin.
Sedangkan OKR (Objectives and Key Results) adalah kerangka kerja perencanaan strategis yang fokus pada tujuan besar dan hasil yang ingin dicapai.
Untuk menjawab pertanyaan ”Apakah OKR Bisa Menggantikan KPI?”, Jawabannya adalah OKR tidak benar-benar menggantikan KPI, tapi OKR bisa berfungsi untuk mengubah KPI jika ada metrik tertentu yang ingin diubah secara signifikan.
Misalkan, kita ambil contoh tim penjualan yang belum mencapai KPI Sales dalam menghubungi klien-klien baru dalam periode yang biasa. KPI ini bisa dijadikan OKR untuk jangka waktu tertentu sehingga tim penjualan dapat fokus untuk meningkatkan metrik ini.
Setelah mereka berhasil mencapai metrik ini, maka bisa dikembalikan lagi menjadi KPI seperti semula. Dengan cara ini, manajemen tetap memperhatikan metrik yang penting tersebut, tetapi tidak perlu lagi menjadi bagian dari OKR dalam jangka panjang.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa OKR dan KPI memiliki peran yang berbeda dalam mengukur kinerja bisnis.
KPI lebih berfokus pada metrik rutin yang menjadi indikator kesuksesan bisnis, sementara OKR berfokus pada tujuan besar dan hasil yang ingin dicapai, yang bisa mengubah KPI jika diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Bagaimana Cara Menetapkan OKR dan KPI?
Pengaturan dan pengukuran tujuan menjadi kunci kesuksesan bagi setiap organisasi atau individu. Dalam upaya mencapai keberhasilan ini, dua alat manajemen yang sangat penting adalah OKR (Objective and Key Results) dan KPI (Key Performance Indicators).
OKR dan KPI membantu organisasi untuk fokus pada sasaran yang jelas, mengukur kemajuan, dan mendorong kolaborasi tim.
Berikut cara menetapkan OKR dan KPI.
Cara Menetapkan OKR
Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan, di antaranya:
1. Ukur Hal yang Penting
Untuk menyelesaikan masalah, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi di mana masalah tersebut terletak.
Menemukan area yang memerlukan perbaikan terbesar merupakan langkah pertama dalam menetapkan OKR. Melihat pada KPI Anda mungkin akan membantu mengetahui area-area tersebut dengan masalah tertentu yang perlu diselesaikan.
2. Tetapkan Tujuan yang Jelas
Jangan menetapkan tujuan yang terlalu samar. Tujuan seperti ‘Lebih banyak pertumbuhan’ atau ‘Meningkatkan pendapatan’ tidak akan membantu Anda mencapai apapun.
Tetapkan tujuan yang jelas dan dapat diukur, seperti:
- Menurunkan CAC (Biaya Perolehan Pelanggan)
- Meningkatkan pendapatan sebesar 30% hingga akhir November
Gunakan angka dan persentase sehingga Anda dapat mengukurnya dengan mudah.
3. Kolaborasi
Kerja sama tim selalu dianjurkan saat menetapkan OKR yang tepat. Memperoleh masukan dari tim dan individu saat menentukan tujuan dan hasil kunci adalah hal yang penting.
Berikan kesempatan kepada anggota tim Anda untuk memberikan pendapat yang fleksibel tentang tujuan-tujuan tersebut dan masukkan visi mereka dalam mencapainya.
Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan berbagai ide untuk menyempurnakan OKR dan mencapainya dengan strategi terbaik.
4. Pantau Kemajuan
Disarankan untuk memantau kemajuan tim Anda dalam jangka waktu tertentu. Ini memberikan pembaruan tentang pertumbuhan perusahaan dan sejauh mana pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
5. Timing
Terakhir, mengetahui kapan harus menyesuaikan OKR Anda adalah langkah penting. Ketika prioritas bisnis berubah, Anda harus menyelaraskan tujuan dengan visi baru tersebut.
Lebih baik memiliki pendekatan yang fleksibel dengan tujuan-tujuan ketika situasi membutuhkan perubahan daripada mengejar sesuatu yang berakhir dengan frustrasi.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat menetapkan OKR yang efektif dan membantu mendorong kesuksesan bisnis Anda.
Baca Juga: Daftar Contoh KPI IT yang Bisa Diterapkan
Cara Menetapkan KPI
Berikut adalah beberapa langkah untuk menetapkan OKR yang efektif:
1. Pastikan Tujuan Anda Dapat Diukur
Banyak perusahaan terburu-buru dalam melacak KPI (Indikator Kinerja Utama). Namun, sebelum menetapkannya, Anda harus mencantumkan tujuan perusahaan yang dapat diukur.
Artinya, tujuan Anda harus cukup jelas sehingga Anda dapat memvisualisasikannya. Sebelum menetapkan KPI, pastikan tujuan Anda dapat diukur dan bukan sekadar target abstrak yang ada dalam pikiran.
2. Tetapkan Objektif yang Jelas untuk KPI
Sebelum memikirkan menetapkan KPI, Anda perlu memahami dengan baik tujuan bisnis Anda. Pastikan objektif ini autentik dan memiliki potensi untuk memberikan makna bagi bisnis Anda.
Jika tidak, bisnis Anda akan menjadi seperti kapal di lautan ganas tanpa arah yang jelas. Selain itu, Anda juga akan kehilangan sumber daya dengan hasil yang hampir nol.
Tanpa memahami bisnis Anda dengan baik, jangan mulai mengukur indikator acak yang Anda peroleh dengan mengintip pesaing Anda.
3. Tentukan Jumlah KPI yang Akan Dilacak
Setelah Anda telah menetapkan KPI yang relevan, saatnya untuk menentukan berapa banyak dari mereka yang harus Anda lacak. Anda bisa mulai dengan memilih tujuan-tujuan utama dan membangun KPI di sekitarnya.
Hal ini membantu Anda fokus pada apa yang paling penting dan menghilangkan yang lainnya.
Catatan: Jangan mencoba menghubungkan terlalu banyak KPI ke satu tujuan. Ini meningkatkan kemungkinan untuk mengabaikan area-area yang paling penting yang memerlukan perhatian.
4. Pastikan Anda Dapat Berkomunikasi
Setelah Anda memutuskan untuk menetapkan KPI, pastikan Anda dapat memberikan konteks kepada pemangku kepentingan dan karyawan tentang KPI tersebut. Karyawan Anda harus memahami mengapa dan KPI mana yang Anda lacak.
Dengan cara ini, Anda dapat mengumpulkan masukan berharga dari mereka yang dapat membantu memperbaiki pendekatan Anda dalam memilih KPI yang lebih efisien.
5. Tinjau Kembali KPI secara Rutin
Pastikan untuk mendokumentasikan perkembangan KPI sehingga Anda tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak. Jika ditemukan tidak relevan, buang dan sesuaikan KPI sesuai dengan tujuan yang baru ditetapkan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menetapkan OKR dan KPI yang efektif dan membantu organisasi Anda mencapai kesuksesan yang lebih besar.
Ingatlah untuk selalu memperbarui dan menyesuaikan OKR dan KPI sesuai dengan perubahan dalam bisnis dan lingkungan pasar.
Baca Juga: OKR Scoring: Pengertian, Cara Menilai dan Perlu Dipertimbangkan
Kapan Perlu Menggunakan OKR dan KPI?
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan kapan menggunakan OKR dan KPI.
Waktu Menggunakan OKR
OKR membantu sebuah organisasi ketika mereka memiliki tujuan yang jelas dalam pikiran. Hal ini karena OKR membantu Anda merumuskan key results yang terdefinisi dengan baik untuk mencapai target tersebut.
Contoh OKR di bawah ini:
Objective
- Meningkatkan profitabilitas bisnis e-commerce Anda sebesar 20%
Key Results
- Meningkatkan retensi pelanggan sebesar 40%
- Mengurangi biaya iklan sebesar 20%
- Meningkatkan survei pelanggan dari 10 per hari menjadi 50
Dalam skenario seperti ini, Anda perlu membangun OKR dan bertindak berdasarkan hasilnya.
Waktu Menggunakan KPI
KPI adalah metrik pengambilan keputusan yang meningkatkan bisnis Anda ke level berikutnya. Namun, jika Anda mencoba mengukur sesuatu yang tidak jelas dan terukur, Anda dapat dengan mudah tersesat.
Jadi, untuk mendapatkan hasil yang efektif, tentukan terlebih dahulu tujuan Anda dengan jelas.
Misalkan bagian SDM ingin melacak rata-rata biaya untuk mengisi satu posisi. Jelas, ini adalah tujuan yang spesifik dan dapat diukur. Hal ini membuatnya lebih mudah untuk dilacak.
Mereka dapat menghitungnya dengan membagi total biaya rekrutmen dengan jumlah perekrutan. Tetapi jika bagian SDM ingin memeriksa kualitas perekrutan tersebut, KPI tidak akan berguna karena tujuannya tidak spesifik.
Mungkin akan ada perdebatan tentang apa itu perekrutan berkualitas, yang membuat tujuannya kabur dan tidak mungkin dilacak melalui KPI.
Manfaatkan Software Performance Management LinovHR untuk Tetapkan KPI
Baik KPI dan OKR adalah dua objektif yang berguna untuk membantu perusahaan melakukan penilaian kinerja karyawan serta perusahaan berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan.
Software Performance Management LinovHR adalah alat yang sangat berguna bagi perusahaan dalam menetapkan Key Performance Indicators (KPI) untuk karyawan mereka.
Dengan LinovHR, perusahaan dapat dengan mudah memantau dan mengelola kinerja karyawan secara efisien.
Salah satu manfaat utama dari menggunakan software ini adalah kemampuannya untuk menyediakan visibilitas yang jelas terhadap produktivitas dan pencapaian tujuan individu serta tim.
Dengan Software Performance Management LinovHR, perusahaan dapat menentukan KPI yang sesuai dengan tujuan bisnis mereka dan memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sasaran yang terukur dan dapat diukur.
Selain itu, software ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan yang berkinerja tinggi dan memberikan pengakuan yang pantas atas kontribusi mereka.
Sebaliknya, manajer juga dapat mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan dukungan tambahan dalam mencapai target mereka dan memberikan bimbingan yang tepat.
Tunggu apalagi? Daftarkan demonya secara gratis sekarang juga!
