Memiliki rencana yang jelas adalah hal penting dalam kehidupan sehari-hari. Demikian juga perencanaan SDM yang baik bagi perusahaan sangat vital untuk kelangsungan hidupnya.
Sayangnya banyak perusahaan maupun organisasi yang tidak mengerti atau bahkan mengabaikan faktor perencanaan ini.
Perencanaan SDM ini dimaksudkan agar perusahaan mempunyai tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Tanpa perencanaan yang jelas, perusahaan akan kesulitan untuk mengembangkan usahanya jauh lebih besar dan kokoh.
Sudah sepantasnya bagi perusahaan dan HRD untuk memahami dengan benar apa yang dimaksud dengan perencanaan SDM.
Simak pembahasan di bawah mengenai perencanaan sumber daya manusia.
Pengertian Perencanaan SDM
Perencanaan SDM bisa didefinisikan sebagai analisis sistematis untuk memastikan tersedianya jumlah karyawan yang tepat dengan kemampuan (skills) yang sesuai pada saat dibutuhkan.
Perencanaan SDM ini dimaksudkan agar perusahaan mempunyai tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Tanpa perencanaan yang jelas, perusahaan akan kesulitan untuk mengembangkan usahanya jauh lebih besar dan kokoh.
Kegagalan melakukan perencanaan SDM akan mengakibatkan performa buruk bagi perusahaan dan masalah seperti kerugian keuangan disebabkan oleh lamanya waktu yang diperlukan untuk mengisi lowongan serta hilangnya kesempatan bisnis.
Baca juga: 7 Hal yang Wajib dilakukan dalam Perencanaan SDM Perusahaan
Manfaat Perencanaan SDM
Perencanaan SDM adalah suatu proses yang dimulai dari mengumpulkan informasi yang membantu para manajer membuat keputusan-keputusan yang baik. Informasi ini dipakai untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari perencanaan SDM yang baik bagi perusahaan.
1. Membuat Kinerja Perusahaan Efektif dan Efisien
Perencanaan SDM yang tepat sasaran akan membuat perusahaan lebih efektif dan efisien.
Artinya, perusahaan berjalan baik dengan personel yang produktif dan jumlah karyawan yang sesuai dengan kebutuhan.
Karyawan yang produktif adalah karyawan yang mampu bekerja sesuai dengan SOP dengan jam kerja yang sudah ditentukan.
Mereka adalah orang-orang yang mengerjakan dan menghasilkan lebih banyak daripada karyawan rata-rata.
Dengan produktivitas yang tinggi, tidak dibutuhkan jam kerja ekstra (lembur) ataupun karyawan yang banyak untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Menimbulkan Sikap Positif Karyawan
Perencanaan SDM yang baik akan menimbulkan sikap positif dalam diri karyawan.
Jenjang karir yang jelas, pelatihan teknis dan soft skills yang rutin berkesinambungan, serta sistem kompensasi dan insentif yang menarik membuat karyawan nyaman dalam bekerja.
Mereka merasa memiliki kemampuan dan mendapat ruang kesempatan yang cukup untuk terus maju bertumbuh di dalam dan bersama perusahaan.
Karyawan tahu mereka diperhatikan dan dihargai dengan tulus, daripada hanya sekedar menjadi “sapi perah” perusahaan.
Survei di beberapa negara menunjukkan bahwa gaji atau penghasilan bukanlah faktor utama seseorang bertahan dalam pekerjaannya.
3. Meningkatkan Kompetensi Karyawan
SDM yang kompeten akan didapatkan dengan perencanaan yang terarah. Hanya karyawan dengan kinerja bagus yang akan terus mendorong kemajuan perusahaan.
Karyawan yang tidak mau berkembang akan otomatis terdesak oleh sistem. Mereka tidak bisa lagi mengandalkan senioritas dalam lingkup pekerjaan.
Sistem SDM yang baik mampu meningkatkan koordinasi antar karyawan dan juga menciptakan atmosfir kerja yang nyaman dan kondusif.
Rasa kekeluargaan bisa dipupuk dan bertumbuh baik, sehingga hanya ada sedikit perbedaan di pikiran karyawan antara rumah dan tempat bekerja.
Suatu perencanaan sumber daya manusia yang baik dan menyeluruh dapat membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan penting dalam perusahaan, seperti:
- Apa saja kekuatan SDM dari perusahaan?
- Karyawan seperti apa dalam hal kemampuan (skills) yang harus dipunyai?
- Bagaimanakah seharusnya perusahaan berjalan agar bisa memaksimalkan semua sumber daya dengan benar?
- Bagaimana cara perusahaan mempertahankan karyawan yang baik?
4. Memperkuat Posisi Perusahaan di Tengah Persaingan
Banyak perusahaan berlomba-lomba untuk menjadi yang paling unggul.
Namun, tidak semua perusahaan mampu saling mengungguli satu sama lain. Hal ini dikarenakan kompetensi tiap perusahaan yang berbeda.
Maka dari itulah setiap perusahaan selalu berupaya untuk meningkatkan kompetensi perusahaan melalui perencanaan SDM.
Ketika perusahaan mempunyai kompetensi yang cukup, perusahaan akan lebih kokoh dan kuat walau arus persaingan bisnis antar perusahaan semakin ketat.
5 Perencanaan SDM yang Wajib Perusahaan Lakukan
Perencanaan SDM yang baik dan teratur sangat berperan dalam kemajuan perusahaan. Perusahaan-perusahaan besar bahkan menginvestasikan dana besar untuk perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia mereka.
Berikut adalah contoh perencanaan SDM yang bisa diterapkan di perusahaan.
1. Perencanaan Demand and Supply
Berdasarkan tujuan dan inventaris yang sudah dilakukan, HRD bisa membuat perencanaan SDM dengan menganalisa kebutuhan perusahaan dengan proses pemenuhannya.
Hal ini bisa dilakukan dengan membuat estimasi atau perkiraan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan di masa mendatang dikurangi dengan yang keluar karena pensiun atau mengundurkan diri.
Perencanaan ini penting untuk menjaga stabilitas operasional perusahaan dan menghindari karyawan merangkap tugas terlalu banyak yang bisa mempengaruhi kinerja mereka.
2. Manpower Gaps
Tidak ada perusahaan yang berhasil tanpa kerja sama tim yang baik. Oleh karena itu HRD harus jeli memperhatikan lubang dalam sistem SDM.
Komunikasi antar departemen harus berjalan dengan baik, jangan sampai pelayanan ke supplier dan pelanggan terganggu hanya karena ego satu atau beberapa orang yang menganggap diri atau departemennya yang paling penting.
Tempatkan atau didik pemimpin yang baik dan bisa bekerja sama dengan bawahan, atasan, dan sesama level. Atmosfir kerja yang baik akan sangat mempengaruhi kinerja dalam perusahaan.
Jika harus merekut karyawan baru sebagai pemimpin, usahakan agar berasal dari industri yang sama dan mengerti budaya perusahaan.
Seseorang yang saya kenal, gagal dalam mengelola 100 orang karyawan karena kurang memahami kultur di perusahaan barunya, padahal di selama bertahun-tahun di perusahaan sebelumnya beliau mengelola 3.000 karyawan.
3. Jenjang Karir
Banyak sekali yang bisa dilakukan untuk memacu kinerja karyawan. Buatlah sistem promosi dan jenjang karier yang jelas, sehingga setiap orang bisa melihat langkah keberhasilan yang perlu ditempuh dalam perusahaan.
Setiap karyawan, bahkan yang memiliki jabatan paling rendah sekalipun, perlu mengetahui kenaikan posisi berikut yang bisa mereka dapatkan.
Berikan mereka tujuan yang jelas dalam berkarya untuk pribadi atau keluarga melalui perusahaan. Jika mereka bisa melihatnya, mereka bisa mendapatkannya.
4. Continuous Development
Untuk mendorong perilaku proaktif, kerja sama tim dan atmosfer kerja yang baik, perencanaan SDM mutlak memerlukan pembelajaran yang berkesinambungan.
Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti training berkala yang disediakan perusahaan. Pelatihan ini bisa bersifat teknis, sesuai dengan bidang produk atau jasa yang digeluti perusahaan.
Biasanya pelatihan ini dibawakan oleh staf internal atau principal, atau mengikuti seminar dan workshop industri.
Pelatihan non-teknis atau soft skills juga sangat dibutuhkan. Mulai dari kepribadian, motivasi umum, kepemimpinan hingga customer service, semuanya bermanfaat untuk meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan.
Bayangkan jika banyak karyawan bekerja dengan rasa memiliki yang tinggi, kinerja mereka akan meningkat jauh daripada sekedar bekerja menunggu kenaikan gaji berikutnya.
5. Sistem Kompensasi, Insentif, dan Penghargaan
Sistem penghargaan yang bagus bisa meningkatkan motivasi karyawan.
Bonus ekslusif untuk para pencapai target, dan juga yang inklusif seperti perjalanan bersama (terlepas dari prestasi pribadi) bisa dirancang sesuai budget perusahaan untuk meningkatkan kebersamaan dan menciptakan atmosfir kerja yang kondusif.
Pekerjaan lain yang paling banyak menyita waktu adalah kompensasi. Mempersiapkan kontrak kerja, asuransi atau BPJS, dana pensiun, memperhitungkan pinjaman karyawan, cuti, absensi, dan lainnya, tugas harian ini terkadang memiliki beban kerja (workload) melebihi tugas lainnya.
HRD bisa bekerja sama dengan bagian Administrasi atau Akunting untuk mengerjakan hal ini.
Tahapan Perencanaan SDM
Tahap-tahap perencanaan sumber daya manusia (SDM) merupakan proses yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk menentukan kebutuhan akan SDM yang sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Tahap-tahap tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi kebutuhan SDM
Tahap ini meliputi identifikasi kebutuhan SDM yang sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan. HR harus peka dan teliti dalam hal kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Tahap ini meliputi proses pencarian dan pemilihan kandidat SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Seleksi dilakukan sesuai dengan standar perusahaan.
3. Pelatihan dan Pengembangan
Tahap ini meliputi proses memberikan pelatihan dan pengembangan SDM didalam perusahaan agar dapat meningkatkan kompetensi dan mencapai tujuan perusahaan.
4. Pemberian Reward dan Insentif
Tahap ini meliputi proses memberikan reward dan insentif kepada karyawan yang telah mencapai tujuan perusahaan.
Tahap ini memberikan semacam penyemangat bagi karyawan agar dapat meningkatkan loyalitas.
5. Pengukuran kinerja
Tahap ini meliputi proses pengukuran kinerja karyawan agar dapat mengetahui sejauh mana karyawan telah mencapai tujuan perusahaan.
6. Pengambilan keputusan
Tahap ini meliputi proses pengambilan keputusan tentang tindak lanjut yang akan dilakukan terhadap karyawan sesuai dengan hasil pengukuran kinerja yang telah dilakukan.
7. Implementasi
Tahap ini meliputi proses implementasi tindak lanjut yang telah diputuskan terhadap karyawan.
8. Evaluasi
Tahap ini meliputi proses evaluasi terhadap keberhasilan tahap-tahap perencanaan SDM yang telah dilakukan.
Baca Juga: Analisis SDM dalam Bisnis Plan beserta Contohnya
Faktor yang Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan SDM, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Strategi dan Tujuan Perusahaan
Perencanaan SDM harus sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan agar dapat mendukung tercapainya tujuan tersebut.
2. Kondisi Pasar Kerja
Perusahaan harus memperhatikan kondisi pasar kerja saat ini, seperti tingkat pengangguran, tingkat upah, dan ketersediaan sumber daya manusia di pasar.
3. Kebijakan Perusahaan
Kebijakan yang ada dalam perusahaan, seperti kebijakan pengembangan karier, reward, dan insentif, juga perlu dipertimbangkan dalam perencanaan SDM.
Melakukan Perencanaan SDM dengan Software Rekrutmen LinovHR
Tidak mudah untuk merencanakan sistem SDM yang handal, banyak kriteria KPI (Key Performance Indicator) yang perlu disusun, diuji, dan dikaji ulang.
Diperlukan usaha yang fokus dan penuh komitmen dari perusahaan untuk melakukannya.
Namun mengingat SDM adalah salah satu pilar penting dalam keberhasilan perusahaan manapun, yakinlah bahwa ini adalah bagian yang layak mendapat perhatian tersendiri.
LinovHR sebagai penyedia layanan serta produk Software Rekrutmen yang ada di Indonesia dapat membantu perencanaan SDM perusahaan dengan baik melalui berbagai fitur yang tersedia.
Mulai dari perencanaan rekrutmen, LinovHR memiliki fitur Manpower Planning yang terdapat pada Software Rekrutmen.
Software Rekrutmen memiliki fitur ini merupakan wujud dari perencanaan SDM yang terencana. Nantinya, request yang diajukan akan diproses oleh manajemen perusahaan.
Setelah melakukan onboarding, perusahaan melakukan pendataan awal karyawan. Hal ini dapat dibantu dengan menggunakan modul Personnel Administration untuk melakukan pencatatan data seperti nama, informasi dasar, hingga role pekerjaan.
Seiring berjalannya waktu karyawan juga dapat dinilai performanya melalui modul performance management system. Fitur-fitur penilaiannya meliputi review dari rekan kerja, Golas & KPI, dan juga balance scorecard.
Semua modul dan fitur di atas merupakan satu kesatuan dari Software HRIS LinovHR. Software ini memudahkan segala administrasi yang dilakukan oleh HR, termasuk perencanaan sumber daya manusia yang baik.
Penasaran mengenai info lebih lanjut? Segera jadwalkan demo Software Rekrutmen LinovHR bersama tim kami!
