Suatu perusahaan berdiri berdasarkan beberapa peraturan dasar yang menjadi landasan untuk beroperasi. Landasan tersebut dinamakan Standard Operational Procedures atau yang lebih akrab disebut SOP. Penyusunan dan implementasi dari SOP perusahaan pun tak main-main, harus melalui beberapa tahapan yang ketat. Berkat bantuan teknologi, perusahaan di era modern dapat menerapkan SOP-nya dengan tepat sesuai kebutuhan dan terintegrasi satu sama lain. Kok bisa ya? Simak bahasan LinovHR di bawah ini!
Apa itu SOP (Standar Operasional Prosedur) Perusahaan?
SOP adalah singakatan dari Standar Operasional Prosedur. Pedoman ini berisi dokumen aturan, tata cara, metode operasional masing-masing divisi dan karyawan dalam perusahaan. Kumpulan pedoman tersebut menjadi parameter kinerja dan tanggung jawab bagi setiap karyawan sesuai job desk. Segenap jajaran internal perusahaan baik karyawan dan manajerial harus memahami dengan benar dan mentaati pedoman yang ada. Diharapkan dengan mentaati pedoman dalam bekerja, operasional perusahaan dapat dikendalikan dan berada dalam jalur yang benar.
Perusahaan dalam operasionalnya harus menjaga kualitas dengan mengontrol sistem kerja agar konsisten menghasilkan produk berkualitas. Itulah mengapa perusahaan perlu menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP). Tiap divisi dalam perusahaan memiliki SOP yang berbeda seperti divisi keuangan, divisi IT, divisi pemasaran bahkan divisi HRD juga butuh SOP terkait manajemen HR. Hal ini disebabkan karena proses kerja dan job desk tiap divisi dalam perusahaan memiliki perbedaan masing-masing.
Fungsi SOP Perusahaan
Fungsi SOP yang utama adalah sebagai pedoman karyawan dalam bekerja dan menjaga konsistensi. Karyawan akan lebih mudah bekerja ketika memahami langkah dan ruang lingkup pekerjaannya, apa yang boleh dilakukan dan mana yang tidak boleh dilakukan. Manajer sebuah divisi dapat mengawasi dan mengendalikan kinerja karyawan berdasarkan parameter dari pedoman yang ada.
Semisal ditemukan sebuah indikasi bahwa kinerja karyawan belum sesuai, maka akan dilakukan evaluasi berupa training atau mentoring untuk meningkatkan kinerja karyawan. Selain itu SOP (Standar Operasional Prosedur) memiliki fungsi lain diantaranya:
- Landasan hukum yang kuat dan valid untuk mengantisipasi penyimpangan dalam lingkungan kerja;
- Memberikan wawasan mengenai hambatan dan tantangan yang akan dihadapi selama bekerja;
- Mempertahankan kedisiplinan dengan arahan kerja yang terarah dan terstruktur.
Baca Juga: 7 Langkah Membuat SOP dalam Perusahaan
Manfaat SOP Perusahaan
Akan ada banyak manfaat jika perusahaan berhasil melakukan implemetnasi SOP dengan baik. Bila dijabarkan, manfaat tersebut antara lain:
- Standarisasi kinerja dalam menyelesaikan tugas
- Mengurangi tingkat kekeliruan dan kesalahan
- Menjaga dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
- Membantu kemandirian karyawan
- Menciptakan cara dan panduan untuk memperbaiki kinerja yang kurang maksimal
- Mempertahankan mutu produk untuk masyarakat luas
- Landasan hukum agar tidak ada penyimpanan dalam kinerja
- Bahan ajar dan pelatihan untuk karyawan baru
- Informasi untuk karyawan baru mengenai kompetensi dan skill yang harus dikuasai
- Menghindari percampuran pelaksanaan kerja antar karyawan, baik sesama divisi maupun antar divisi
Prinsip SOP Perusahaan
Implementasi dan pelaksanaan SOP perusahaan harus memenuhi beberapa prinsip. Berikut ini prinsip yang mesti dipenuhi oleh perusahaan:
Konsisten
Pelaksanaan SOP harus dilakukan secara kontinu dan konsisten selama perusahaan masih beroperasi. Semua anggota dalam perusahaan harus mematuhi dan memastikan bahwa SOP yang ada sudah dijalani dengan sesuai.
Komitmen
Dalam menjalankan sebuah pedoman standar operasional prosedur dalam perusahaan, semua karyawan harus siap berkomitmen penuh tanpa terkecuali.
Perbaikan Berkelanjutan
Perkembangan bisnis dan zaman menuntut perusahaan untuk lebih fleksibel dalam menerapkan dan menyusun prosedurnya. Hal itu berguna agar perusahaan mampu bertahan dan menyesuaikan diri dengan kondisi sekitar. Maka, SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan dan perbaikan untuk memperoleh prosedur yang efektif.
Mengikat
Semua bagian perusahaan baik jajaran atas maupun bawah akan terikat dengan SOP dalam mengerjakan tugasnya selama masih bekerja di perusahaan, Bahkan harus terdapat sanksi jika ada karyawan yang tidak mematuhi pedoman standar operasional prosedur.
Seluruh Karyawan Memiliki Peran penting
Semua karyawan memiliki peran khusus yang berbeda satu sama lain. Bila peran tersebut tidak dipenuhi, akan mengganggu keseluruhan proses peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarisasikan dan akan berdampak pada output produk perusahaan.
Terdokumentasi
Prosedur dan medopan yang dijadikan landasan dalam perusahaan harus didokumentasikan dengan baik. Sehingga saat dibutuhkan, karyawan akan lebih lebih mudah untuk mengakses data dan informasi yang diperlukan.
HRIS Sebagai Sarana Implementasi SOP Perusahaan
Pada hakikatnya penyusunan dan implementasi SOP perusahaan kini mengikuti perkembangan zaman dan teknologi. Penggunaan kertas untuk penulisan dokumen pedopan dan aturan kerja pun tak lagi diperlukan. Human Resource Department (HRD) selaku divisi yang berwenang untuk mengelola dan mengembangkan kinerja karyawan adalah salah satu pihak yang memegang peranan langsung dalam penyusunan, implementasi dan pengawasan SOP. Untuk mempercepat dan meningkatkan produktivitas HRD berkaitan dengan SOP, Sudah saatnya HRD untuk menggunakan HRIS (Human Resource Information System).
Baca Juga: Penggunaan HRIS untuk Keuntungan Berlipat Ganda
Penyusunan dan dokumentasi SOP perusahaan menjadi satu kesatuan yang terpusat berkat bantuan HRIS. Implementasi dan penyusunan SOP akhirnya menjadi lebih mudah dan akurat didukung dengan sistem yang saling mengintegrasikan informasi satu sama lain. Semisal dalam aspek SOP kinerja karyawan, Performance Management dalam HRIS akan memudahkan HRD untuk meninjau basic skills, job requirements, dan performance objective dari karyawan. Sehingga sasaran kerja karyawan dari jajaran atas hingga bawah dalam beriringan dengan tujuan perusahaan.
Parameter evaluasi kinerja karyawan juga dapat terpantau secara runtut, dimana jika ditemukan penurunan kualitas kerja baik individu maupun tim, akan dilakukan keputusan strategis untuk menanggulanginya. Penanggulangan tersebut dapat dilakukan dengan pelatihan maupun pengingatan kepada pihak terkait. Dengan demikian, perusahaan dapat berjalan sesuai arah yang ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga mutu perusahaan dapat terjamin.
Sistem HRIS dari LinovHR adalah pilihan tepat bagi perusahaan sebagai sarana penerapan dan suksesi SOP perusahaan. Cloud based server sebagai basis penyimpanan informasi akan menjamin kerahasiaan dan keamanan informasi karyawan. Namun, perusahaan tetap dapat dengan mudah mengaksesnya kapan dan di mana saja jika sewaktu-waktu diperlukan di luar kantor. Kemudahan dan manfaat HRIS dari LinovHR bukan lagi hal yang mustahil untuk dirasakan perusahaan. Hubungi LinovHR dan konsultasikan kebutuhan perusahaan kepada kami.
