petty cash

Petty Cash: Si Kecil Kaya Manfaat untuk Keuangan Perusahaan

Arus pengeluaran dalam keuangan perusahaan sangat penting, baik besar maupun kecil jumlah pengeluaran yang dikeluarkan. Untuk mempermudah mendeteksi pengeluaran yang ada, perusahaan menggunakan kas kecil atau petty cash. Seperti apa pengeluaran yang dikeluarkan dalam kas kecil? Apakah peranannya penting dalam perusahaan?  

 

Pengertian Petty Cash 

Petty cash adalah dana kecil yang digunakan perusahaan dalam pembiayaan keperluan yang memiliki nominal relatif kecil, misalnya untuk konsumsi rapat atau biaya galon air harian. Biasanya pengeluaran ini dikelola oleh staff finance yang masih pemula atau fresh graduate. Tujuan utamanya adalah agar mereka mampu membuat neraca keuangan yang baik dari perhitungan keuangan yang paling sederhana dan sedikit nominalnya.

 

Tujuan Petty Cash

Petty cash mempunyai beberapa tujuan yang berguna dalam pencatatan keuangan perusahaan. Apa saja manfaat pencatatan biaya-biaya kecil, ya? 

 

Menangani Masalah Perlengkapan dalam Perusahaan

Tujuan utama yang pertama adalah mempermudah dalam penanganan biaya perlengkapan. Biaya untuk perlengkapan yang relatif kecil dibandingkan biaya lain akan dikelompokkan pada kas kecil. Karena nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat riwayat transaksi pun juga khusus.

 

Mencegah Terjadinya Kesalahan Alokasi Pembayaran

Kas kecil memudahkan Akuntan untuk memetakan biaya sesuai dengan besaran biaya atau nominal yang dikeluarkan. Dengan demikian, kesalahan dalam melakukan alokasi pembayaran sangatlah kecil karena semua pembayaran telah dikelompokkan sesuai besaran masing-masing. 

Jika tiba masa pembayaran suatu transaksi yang kecil nominalnya, maka dapat dilihat dalam pembukuan kas kecil. Sebaliknya jika muncul transaksi yang membutuhkan nominal ekstra, dapat dilihat di pembukuan yang berbeda. 

 

Baca Juga: Jenis Anggaran dan Manfaatnya dalam Perusahaan

 

Meringankan Pekerjaan 

Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan pekerjaan dalam melakukan rekap transaksi. Walau terlihat kecil, bila pembayaran kas kecil digabungkan dengan pembayaran lain yang lebih besar akan menumpuk dan menyulitkan ketika audit keuangan di kemudian hari. Pencatatan segala transaksi yang kecil secara terpisah akan memudahkan audit keuangan. Pemetaan dana yang dikeluarkan pun menjadi lebih jelas dan detail. Sehingga ketika melakukan audit keuangan, analisis untuk bahan laporan tak terlalu rumit. 

 

Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental

Kondisi iklim bisnis yang fluktuatif membuat perusahaan memutuskan untuk menentukan kebijakan mendadak. Terkadang, kebijakan mendadak tersebut bergantung kepada petty cash atau kas kecil karena data dan informasinya lebih mudah dianalisis dengan cepat. Pihak atasan perusahaan pun lebih cepat dalam menentukan keputusan atau kebijakan. 

 

Manfaat Petty Cash

Tentunya pencatatan beberapa transaksi kecil akan mendatangkan manfaat yang besar untuk perusahaan.  Apa manfaat yang akan dirasakan dari si kecil ini? 

 

Mempermudah Akuntan Perusahaan dalam Pencatatan Keuangan

Akuntan memiliki tanggungan yang sangat besar dalam bertugas untuk membuat laporan keuangan tiap periode tertentu. Semua laporan harus dicatat dan dikelola dengan teliti. Kesalahan kecil dalam proses tersebut dapat berakibat fatal. Adanya pencatatan transaksi kecil yang berkelompok akan memudahkan dalam pencatatan dan meminimalisir kesalahan catat. Nantinya jika dibutuhkan, semua data dan informasi dapat disatukan menjadi laporan besar tergantung bagaimana kebijakan perusahaan.

 

Baca Juga:  Annual Report untuk Perusahaan

 

Meningkatkan Citra Perusahaan

Perlengkapan kecil dan minor menjadi parameter dalam pelayanan perusahaan. Pembiayaan kecil-kecilan inilah yang justru sering luput namun sangatlah penting. Kok bisa? Misalkan perusahaan menyelenggarakan rapat bersama pihak eksternal. Perusahaan akan menyiapkan konsumsi dan alat tulis untuk para peserta rapat. Jika alat tulis dan konsumsi tidak disiapkan dengan baik, akan memberikan kesan tidak profesional dan kurang ramah dari peserta rapat. Sebaliknya jika perusahaan mempersiapkan perlengkapannya dengan lengkap dan baik, maka peserta rapat akan menilai perusahaan sangat profesional. 

 

Pembayaran Relatif Praktis dalam Sebuah Transaksi

Regulasi yang relatif gampang dalam pencatatan kas kecil membuat perusahaan lebih mudah menjalankan aktivitasnya. Perusahaan pun bisa melakukan aktivitas harian tanpa sistem pembayaran yang rumit. 

 

Adanya Anggaran untuk Keperluan Harian

Pembiayaan kecil biasanya juga digunakan dalam keperluan harian perusahaan. Misalnya galon air minum di pantry kantor. Berbagai macam fasilitas seperti pantry biasanya disediakan demi meningkatkan produktivitas karyawan saat bekerja di kantor.  Bila galon air minum tiba-tiba habis, langsung saja melakukan pembelian ulang menggunakan kas kecil. 

 

Metode Petty Cash

Transaksi Kecil-kecilan pun tetap membutuhkan metode khusus untuk mencatat. Apa saja metode yang digunakan dalam petty cash? 

 

Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode yang melibatkan transaksi dengan jumlah atau nominal pengeluarannya selalu tetap. Setiap pengeluaran, pemegang dana akan mengumpulkan bukti transaksinya terlebih dahulu. Berikut tahapan dari metode tetap: 

  • Pembentukan dana kas kecil untuk pembayaran atas perkiraan transaksi untuk kebutuhan waktu tertentu.
  • Dana yang dipersiapkan digunakan untuk pembayaran transaksi
  • Setelah dana hampir habis, dana kas kecil akan dibuat kembali sesuai dengan nominal pengeluaran sebelumnya.

 

Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah metode dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah sesuai kebutuhan. Hal ini disebabkan karena jumlah nominal yang dikeluarkan tak selalu sama dengan periode periode sebelumnya. Dengan demikian jumlah kas kecil tidak akan sama dengan jumlah yang pertama dialokasikan. 

 

Dokumen dalam Petty Cash

Sebuah pencatatan dan pengelolaan keuangan membutuhkan berbagai macam dokumen. Berikut adalah dokumen penting yang ada dalam pencatatan dan pengelolaan Petty Cash: 

 

Bukti kas keluar

Dokumen berguna untuk agar instruksi pengeluaran kas tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

 

Cek

Cek adalah dokumen untuk meminta pihak bank melakukan pembayaran kepada pihak tertentu dengan jumlah yang tercantum pada cek.

 

Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan pengguna kas kecil untuk request sejumlah dana kepada pemegang dana. Pemegang dana akan menjadikan request ini sebagai bukti pengeluaran dan disimpan sesuai jenis pengeluarannya.

 

Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini diperuntukkan dalam mempertanggung jawabkan penggunaan dana kas kecil. Sertakan pula dokumen bukti pengeluaran oleh pengguna dana kepada pemegang dana kas kecil. 

 

Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen ini dibuat pemegang dana untuk meminta pihak finance untuk melakukan alokasi atau pengisian ulang kembali saat dana kas kecil hampir habis. 

 

 

Salah satu indikator kondisi keuangan perusahaan yang sehat adalah pencatatan siklus transaksi keluar masuk yang teratur dan runut. Walau kecil pengeluaran tersebut tak bisa disepelekan, bukan? Sekian penjelasan dari LinovHR mengenai petty cash. Semoga dapat menambah wawasan!