Arus pengeluaran dalam keuangan perusahaan sangat penting. Baik besar maupun kecil jumlah pengeluaran yang dikeluarkan. Untuk mempermudah mendeteksi pengeluaran yang ada, perusahaan menggunakan kas kecil atau petty cash.
Apa itu petty cash? Seperti apa pengeluaran yang dikeluarkan dalam kas kecil? Apakah peranannya penting dalam perusahaan?
Semua pertanyaan itu akan terjawab pada pembahasan di bawah. Simak selengkapnya!
Pengertian Petty Cash
Petty cash adalah dana kecil yang digunakan perusahaan dalam pembiayaan keperluan yang memiliki nominal relatif kecil. Misalnya untuk konsumsi rapat atau biaya galon air harian.
Biasanya pengeluaran ini dikelola oleh staff finance yang masih pemula atau fresh graduate.
Tujuan utamanya adalah agar mereka mampu membuat neraca keuangan yang baik dari perhitungan keuangan yang paling sederhana dan sedikit nominalnya.
Tujuan Petty Cash
Petty cash mempunyai beberapa tujuan yang berguna dalam pencatatan keuangan perusahaan. Apa saja manfaat pencatatan biaya-biaya kecil, ya?
1. Menangani Masalah Perlengkapan dalam Perusahaan
Tujuan utama yang pertama adalah mempermudah dalam penanganan biaya perlengkapan. Biaya untuk perlengkapan yang relatif kecil dibandingkan biaya lain akan dikelompokkan pada kas kecil.
Karena nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat riwayat transaksi pun juga khusus.
2. Mencegah Terjadinya Kesalahan Alokasi Pembayaran
Kas kecil memudahkan Akuntan untuk memetakan biaya sesuai dengan besaran biaya atau nominal yang dikeluarkan.
Dengan demikian, kesalahan dalam melakukan alokasi pembayaran sangatlah kecil karena semua pembayaran telah dikelompokkan sesuai besaran masing-masing.
Jika tiba masa pembayaran suatu transaksi yang kecil nominalnya, maka dapat dilihat dalam pembukuan kas kecil. Sebaliknya jika muncul transaksi yang membutuhkan nominal ekstra, dapat dilihat di pembukuan yang berbeda.
Baca Juga: Jenis Anggaran dan Manfaatnya dalam Perusahaan
3. Meringankan Pekerjaan
Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan pekerjaan dalam melakukan rekap transaksi. Walau terlihat kecil, bila pembayaran kas kecil digabungkan dengan pembayaran lain yang lebih besar akan menumpuk dan menyulitkan ketika audit keuangan di kemudian hari.
Pencatatan segala transaksi yang kecil secara terpisah akan memudahkan audit keuangan. Pemetaan dana yang dikeluarkan pun menjadi lebih jelas dan detail.
Sehingga ketika melakukan audit keuangan, analisis untuk bahan laporan tak terlalu rumit.
4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental
Kondisi iklim bisnis yang fluktuatif membuat perusahaan memutuskan untuk menentukan kebijakan mendadak. Terkadang, kebijakan mendadak tersebut bergantung kepada petty cash atau kas kecil karena data dan informasinya lebih mudah dianalisis dengan cepat.
Pihak atasan perusahaan pun lebih cepat dalam menentukan keputusan atau kebijakan.
Manfaat Petty Cash
Tentunya pencatatan beberapa transaksi kecil akan mendatangkan manfaat yang besar untuk perusahaan. Apa manfaat yang akan dirasakan dari si kecil ini?
1. Mempermudah Akuntan Perusahaan dalam Pencatatan Keuangan
Akuntan memiliki tanggungan yang sangat besar dalam bertugas untuk membuat laporan keuangan tiap periode tertentu. Semua laporan harus dicatat dan dikelola dengan teliti. Kesalahan kecil dalam proses tersebut dapat berakibat fatal.
Adanya pencatatan transaksi kecil yang berkelompok akan memudahkan dalam pencatatan dan meminimalisir kesalahan catat.
Nantinya jika dibutuhkan, semua data dan informasi dapat disatukan menjadi laporan besar tergantung bagaimana kebijakan perusahaan.
Baca Juga: Annual Report untuk Perusahaan
2. Meningkatkan Citra Perusahaan
Perlengkapan kecil dan minor menjadi parameter dalam pelayanan perusahaan. Pembiayaan kecil-kecilan inilah yang justru sering luput namun sangatlah penting. Kok bisa?
Misalkan perusahaan menyelenggarakan rapat bersama pihak eksternal. Perusahaan akan menyiapkan konsumsi dan alat tulis untuk para peserta rapat.
Jika alat tulis dan konsumsi tidak disiapkan dengan baik, akan memberikan kesan tidak profesional dan kurang ramah dari peserta rapat.
Sebaliknya jika perusahaan mempersiapkan perlengkapannya dengan lengkap dan baik, maka peserta rapat akan menilai perusahaan sangat profesional.
3. Pembayaran Relatif Praktis dalam Sebuah Transaksi
Regulasi yang relatif gampang dalam pencatatan kas kecil membuat perusahaan lebih mudah menjalankan aktivitasnya. Perusahaan pun bisa melakukan aktivitas harian tanpa sistem pembayaran yang rumit.
4. Adanya Anggaran untuk Keperluan Harian
Pembiayaan kecil biasanya juga digunakan dalam keperluan harian perusahaan. Misalnya galon air minum di pantry kantor.
Berbagai macam fasilitas seperti pantry biasanya disediakan demi meningkatkan produktivitas karyawan saat bekerja di kantor. Bila galon air minum tiba-tiba habis, langsung saja melakukan pembelian ulang menggunakan kas kecil.
Metode Petty Cash
Transaksi Kecil-kecilan pun tetap membutuhkan metode khusus untuk mencatat. Apa saja metode yang digunakan dalam petty cash?
Metode Tetap (Imprest Fund System)
Metode Tetap adalah metode yang melibatkan transaksi dengan jumlah atau nominal pengeluarannya selalu tetap. Setiap pengeluaran, pemegang dana akan mengumpulkan bukti transaksinya terlebih dahulu.
Berikut tahapan dari metode tetap:
- Pembentukan dana kas kecil untuk pembayaran atas perkiraan transaksi untuk kebutuhan waktu tertentu.
- Dana yang dipersiapkan digunakan untuk pembayaran transaksi
- Setelah dana hampir habis, dana kas kecil akan dibuat kembali sesuai dengan nominal pengeluaran sebelumnya.
Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah adalah metode dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah sesuai kebutuhan. Hal ini disebabkan karena jumlah nominal yang dikeluarkan tak selalu sama dengan periode periode sebelumnya.
Dengan demikian jumlah kas kecil tidak akan sama dengan jumlah yang pertama dialokasikan.
Dokumen dalam Petty Cash
Sebuah pencatatan dan pengelolaan keuangan membutuhkan berbagai macam dokumen. Berikut adalah dokumen penting yang ada dalam pencatatan dan pengelolaan Petty Cash:
1. Bukti kas keluar
Dokumen berguna untuk agar instruksi pengeluaran kas tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Cek adalah dokumen untuk meminta pihak bank melakukan pembayaran kepada pihak tertentu dengan jumlah yang tercantum pada cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan pengguna kas kecil untuk request sejumlah dana kepada pemegang dana. Pemegang dana akan menjadikan request ini sebagai bukti pengeluaran dan disimpan sesuai jenis pengeluarannya.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini diperuntukkan dalam mempertanggung jawabkan penggunaan dana kas kecil. Sertakan pula dokumen bukti pengeluaran oleh pengguna dana kepada pemegang dana kas kecil.
Baca Juga: Apa itu SIUP? ini Pembahasan Lengkapnya
Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat pemegang dana untuk meminta pihak finance untuk melakukan alokasi atau pengisian ulang kembali saat dana kas kecil hampir habis.
Salah satu indikator kondisi keuangan perusahaan yang sehat adalah pencatatan siklus transaksi keluar masuk yang teratur dan runut.
Cara Membuat Petty Cash
Petty cash atau kas kecil merupakan bagian integral dari sistem keuangan suatu perusahaan yang bertujuan untuk mengatasi pengeluaran kecil dan rutin dalam operasional sehari-hari.
Proses pengelolaan kas kecil ini memerlukan perhatian khusus agar dapat terintegrasi secara efisien dalam sistem akuntansi perusahaan.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat dan mengelola kas kecil:
1. Penentuan Jumlah Dana
Pemilihan jumlah dana harus mempertimbangkan kebutuhan operasional harian atau mingguan.
Pertimbangkan juga variasi aktivitas yang mungkin memerlukan penggunaan kas kecil untuk mengantisipasi kebutuhan yang mungkin muncul.
2. Buat Rekening Kas Kecil
Buat rekening kas kecil sebagai bagian terpisah dalam buku besar atau sistem akuntansi.
Hal ini memudahkan pemantauan dan pelacakan transaksi kas kecil secara terpisah dari transaksi utama perusahaan.
3. Penunjukan Penanggung Jawab
Pilih dengan cermat individu yang akan bertanggung jawab atas kas kecil. Pastikan orang ini memiliki keterampilan akuntansi yang memadai dan dapat dipercaya dalam mengelola dana tersebut.
4. Catat Setoran Awal
Lakukan setoran awal sesuai dengan jumlah dana yang ditetapkan. Jangan lupa untuk mencatat dengan rinci setiap setoran dalam buku kas kecil sebagai langkah awal pengelolaan yang terorganisir.
5. Lakukan Pencatatan Transaksi
Setiap kali terjadi pengeluaran dari kas kecil, lakukan pencatatan transaksi secara teratur. Jangan hanya mencatat jumlah, tetapi juga sertakan deskripsi rinci transaksi dan tanggalnya.
6. Sertakan Dokumen Pendukung
Pastikan bahwa setiap transaksi didukung oleh dokumen yang valid seperti faktur, kwitansi, atau bon. Ini akan memudahkan proses audit dan memastikan keabsahan setiap pengeluaran.
7. Rekonsiliasi dan Isi Ulang
Selalu lakukan rekonsiliasi secara berkala antara catatan fisik kas dan catatan buku kas untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan.
Isi ulang kas kecil jika jumlahnya menipis dan sudah tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan.
8. Laporan dan Verifikasi
Buat laporan secara berkala yang merinci penggunaan dana kas kecil. Proses verifikasi oleh pihak berwenang akan membantu memastikan bahwa setiap transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan.
9. Jaga Keamanan Akses
Pastikan keamanan fisik kas kecil dengan menyimpannya di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh penanggung jawab.
Sistem kontrol akses dan pengawasan ketat dapat membantu mencegah potensi kehilangan atau penyalahgunaan dana.
10. Penutupan Kas Kecil
Jika dana kas kecil sudah tidak diperlukan lagi atau telah habis, lakukan proses penutupan dengan mencatatnya secara akurat dalam buku kas dan melaporkan penutupannya kepada pihak yang berwenang.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pengelolaan kas kecilnya berjalan dengan efisien dan transparan, menjaga ketertiban dalam pencatatan keuangan, serta meminimalkan risiko terkait penggunaan dana operasional sehari-hari.
Contoh Laporan Petty Cash Bulanan
Untuk membantu Anda lebih memahami seperti apa contoh laporan dari petty cash, simak contohnya di bawah ini!
Seperti yang sudah dijelaskan, membuat petty cash bisa menggunakan dua metode, yaitu metode tetap (Imprest Fund System) atau metode tidak tetap (Fluctuating Fund System).
Penggunaan kedua metode di atas bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Harus diperhatikan juga apa saja yang harus dicatat di masing-masing metode, seperti penjelasan di atas.
Berikut ini merupakan template yang bisa Anda gunakan untuk membuat petty cash.
Download contoh laporan petty cash di sini
Kesimpulan
Dalam mengelola petty cash atau kas kecil, langkah-langkah yang terstruktur dan terorganisir sangat penting untuk memastikan keakuratan dan efisiensi dalam penggunaan dana.
Melalui penetapan jumlah dana, pembuatan rekening kas kecil, penunjukan penanggung jawab, pencatatan transaksi yang teliti, serta pemeliharaan dokumen pendukung, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan dan penyalahgunaan dana.
Proses rekonsiliasi berkala dan laporan yang teratur juga menjadi kunci untuk memonitor dan mengevaluasi penggunaan kas kecil.
Dengan mengimplementasikan praktik ini, perusahaan dapat memastikan bahwa kas kecil tidak hanya dikelola dengan baik tetapi juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam operasional sehari-hari.
Umumnya, petty cash digunakan untuk keperluan reimbursement yang dilakukan karyawan. Untuk membantu mengelola reimburse karyawan dengan mudah, manfaatkan solusi dari Software HRIS LinovHR yang memiliki modul Reimbursement.
Dengan modul ini Anda bisa mengelola dan mendata pengajuan dan pembayaran reimburse yang dilakukan karyawan.
