program payroll

Program Payroll Solusi Selesaikan Kesalahan dalam Siklus Penggajian

Perusahaan berkewajiban untuk memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan ketentuan UU Ketenagakerjaan. Seorang karyawan biasanya akan menerima gaji setelah bekerja selama sebulan. Penggajian terus berulang-ulang membentuk sebuah siklus. Apa sih yang dimaksud dengan siklus penggajian? Apa saja kesalahan yang dihadapi selama siklus penggajian? Dan apa solusi dari masalah tersebut? LinovHR akan menulisnya dengan lengkap untuk Anda! 

 

Pengertian Siklus Penggajian

Proses bisnis perusahaan melibatkan berbagai macam siklus, salah satunya penggajian. Siklus penggajian adalah rangkaian aktivitas pengolahan, perhitungan, pemrosesan komponen gaji yang terkait dengan pengelolaan karyawan. Siklus ini berhubungan erat dengan siklus akuntansi dan laporan keuangan atau annual report karena berhubungan dengan pengeluaran dan beban perusahaan yang harus dicatat segala transaksinya dalam sistem. 3 fungsi dasar dari penggajian adalah:

  1. Pemrosesan komponen gaji karyawan;
  2. Menjaga aset perusahaan;
  3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. 

 

Komponen Gaji dalam Siklus Penggajian

Ada beberapa komponen yang dilibatkan dalam siklus penggajian. Tiap-tiap karyawan memiliki komponen yang berbeda tergantung bagaimana posisi karyawan di kantor, jumlah tanggungan, dan status pernikahan, dan kinerja karyawan.  Komponen ini berpengaruh terhadap output gaji yang akan diterima. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menyertakan komponen yang sesuai dengan masing-masing karyawan agar tidak terjadi salah hitung gaji. Di bawah ini adalah komponen gaji masing-masing karyawan: 

 

Gaji Pokok

Gaji pokok adalah upah dasar yang diterima karyawan. Pemberian gaji pokok mengacu pada Upah Minimum Regional (UMR) dan disesuaikan dengan jabatan, tanggung jawab, posisi, kompetensi, pengalaman serta jabatan karyawan tersebut. Karyawan yang memiliki pengalaman dan skill mumpuni cenderung menerima gaji yang lebih besar dibandingkan dengan fresh graduate yang belum memiliki banyak pengalaman. Semakin berat dan banyak job desk yang ditanggung seorang karyawan, semakin besar gaji yang akan diterima.

 

Tunjangan

Pelengkap gaji pokok berupa tunjangan berfungsi sebagai insentif. Ada 2 jenis tunjangan yang diberikan perusahaan, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.  Tunjangan tetap diberikan setiap bulannya bersamaan dengan gaji, sementara tunjangan tidak tetap dipengaruhi oleh beberapa hal seperti kehadiran karyawan dan laba perusahaan. Contoh tunjangan adalah tunjangan jabatan, transport, makan, kesehatan, penjualan, dan lain-lain.  

 

Lembur

Perkembangan perusahaan terkadang membutuhkan banyak tenaga tambahan untuk menunjang permintaan. Karyawan yang mengerjakan pekerjaan di luar jam kerja yaitu 8 jam perhari atau bekerja di hari resmi libur nasional berhak menerima uang lembur. Biasanya perusahaan akan membayar dan memproses upah lembur bersamaan dengan penggajian.  

 

Potongan 

Karyawan adalah Wajib Pajak yang wajib menyetorkan pajak penghasilan setiap bulannya ke negara. Gaji karyawan setiap bulannya akan dipotong pajak penghasilan. Pajak penghasilan seorang karyawan biasa disebut dengan PPh21. Pemberlakukan PPh21 untuk karyawan dipengaruhi dengan status pernikahan jumlah tanggungan yang dimiliki karyawan. Walau sudah dipotong secara otomatis, karyawan wajib melaporkan pajak setiap tahunnya melalui SPT tahunan ke Direktorat Jenderal Pajak. 

 

Baca Juga: Tata Cara Menghitung Penghasilan Tidak Kena Pajak

 

Selain PPh21, potongan lain dari gaji adalah BPJS Ketenagakerjaan yang menjadi hak karyawan dan kewajiban perusahaan. Fungsi BPJS Ketenagakerjaan sebagai jaminan sosial untuk karyawan. Besaran iuran yang berlaku untuk BPJS Ketenagakerjaan adalah 5,7% per bulan dari gaji karyawan, dengan komposisi pembayaran 2% dari gaji karyawan dan 3,7% dari perusahaan. 

 

Kesalahan Siklus Penggajian

Proses siklus penggajian tidak selalu berjalan mulus. Hal ini disebabkan oleh proses manual yang dilakukan oleh perusahaan selama penggajian. Komponen gaji yang berbeda pun juga menjadi faktor yang mempengaruhi. Jumlah karyawan dalam perusahaan sangat banyak dengan berbagai macam komponen yang berbeda. Tak jarang HRD melakukan beberapa kesalahan seperti di bawah ini: 

 

Terlambat Kirim Gaji

Penggajian manual dan tidak otomatis memakan waktu yang lama. Setelah selesai menghitung, HRD harus mentransfer uang ke rekening karyawan satu-satu. Akhirnya hal ini akan menyebabkan keterlambatan transfer gaji. 

 

Salah Input Data Karyawan

Perusahaan yang mempertahankan cara manual sering melakukan kesalahan input data karyawan. Kesalahan ini akan berakibat fatal kepada hasil gaji yang diterima karyawan. Gaji yang diterima karyawan pun bisa kurang atau kelebihan dan membuat karyawan lain merasa tak nyaman. 

 

Hitung Gaji Tidak Akurat

Kesalahan input dan ketidakakuratan dalam melacak data dan informasi karyawan menyebabkan perhitungan gaji yang tidak akurat. Data karyawan yang beragam seperti cuti, lembur, reimbursement  cukup banyak seringkali membuat HRD kewalahan dan akhirnya malah salah menghitung gaji.

 

Baca Juga: Pentingnya Transparansi Perusahaan dalam Penggajian Karyawan

 

Pelaporan Pajak Telat

Beban kerja HRD setiap harinya sangat banyak dan terkadang membuat HRD melalaikan pajak yang menjadi kewajiban perusahaan yaitu penyerahan laporan pajak yang berisi  pemotongan pajak penghasilan dari karawan di akhir tahun. Jika HRD melakukan kesalahan ini, maka perusahaan akan dikenai sanksi oleh instansi terkait. 

 

Ceroboh dalam Membuat Laporan Penggajian

Pada akhir periode tahunan HRD menyusun sebuah laporan penggajian sebagai landasan untuk evaluasi tahunan. Namun, tidak jarang HRD ceroboh dalam menyusun laporan penggajian karena sistem manual yang tidak terotomatisasi. Akhirnya keputusan dan strategi yang disusun berdasarkan laporan tersebut menjadi tidak tepat sasaran. 

 

Efektivitas Program Payroll Membantu Siklus Penggajian

Karena banyaknya kesalahan dan hambatan dalam penggajian, HRD butuh suatu inovasi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Program payroll adalah solusi efektif yang bisa perusahaan dan HRD terapkan untuk membantu efektivitas siklus penggajian. Kesalahan penggajian bisa dihindari karena perhitungan dilakukan secara otomatis. Perhitungan dilakukan berdasarkan komponen gaji, data dan informasi karyawan yang tersimpan dalam database berbasis cloud. 

HRD tidak perlu lagi pusing dan kebingungan dengan berbagai data dan informasi seperti cuti, lembur, dan lain-lain karena data dalam cloud terjamin keamanannya. Akses  data dan informasi karyawan yang tersimpan pun dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja melalui perangkat apa pun yang terkoneksi dengan internet. Disamping itu, kewajiban perusahaan terkait pajak juga sudah terotomasi langsung sehingga tak ada lagi kata lalai terhadap laporan pajak dan laporan penggajian. Sehingga beban kerja HRD berkurang dan siklus penggajian berjalan lebih efektif. Ingin merasakan hal yang serupa? Hubungi LinovHR atau uji coba gratis payroll dari LinovHR melalui tautan berikut ! Linovhr.com/request-free-trial